Другое · 10 мин
Как в 1С ЗУП оформить повышение квалификации
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП оформить повышение квалификации, отразить отсутствие, сохранить средний заработок, начислить оплату и проверить результат.
Направление сотрудника на курсы повышения квалификации в 1С:ЗУП затрагивает сразу три участка: кадровый учет (период отсутствия и его причина), расчет зарплаты (сохранение среднего заработка за дни обучения) и отражение компенсационных выплат, если работодатель оплачивает обучение, проезд и проживание. Ошибка на любом из этапов приводит к неверному табелю, заниженной или завышенной зарплате и вопросам при проверке.
Порядок оформления зависит от того, как организовано обучение: с отрывом от работы или без отрыва, по инициативе работодателя или по соглашению сторон, внутри организации или у внешнего провайдера. В ЗУП 3.1 для этого используются документы «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», «Простой, отсутствие» либо специализированные механизмы учебных отсутствий в зависимости от релиза и настроек. Ниже разобраны основные сценарии и типовые настройки.
Подготовка: что настроить до оформления документа
Перед первым оформлением проверьте, что в программе включены нужные функциональные опции. Откройте «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения» и «Настройка — Расчет зарплаты», убедитесь, что включен учет отсутствий и внутрисменных отсутствий, если обучение занимает часть дня. В разделе «Настройка — Кадровый учет» проверьте, что доступны виды отсутствий, связанные с обучением.
Далее проверьте наличие вида расчета для оплаты времени повышения квалификации. В типовой поставке ЗУП 3.1 есть начисление с назначением «Оплата времени отсутствия» и способом расчета по среднему заработку. Если его нет, создайте новое начисление: «Настройка — Начисления — Создать», назначение «Повременная оплата труда и надбавки» либо «Оплата времени отсутствия», расчет по среднему заработку, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, так как сохраняемый средний заработок за время обучения относится к доходам сотрудника.
Отдельно подготовьте основание: приказ о направлении на обучение, договор с образовательной организацией, ученический договор при необходимости. Эти документы не создаются автоматически в ЗУП, но их реквизиты указывают в комментарии или дополнительных сведениях документа отсутствия, чтобы кадровый учет был прослеживаемым.
Как зарегистрировать отсутствие на время обучения
Основной документ — «Кадры — Все отсутствия сотрудников — Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Создайте документ, выберите сотрудника и в поле «Вид отсутствия» укажите подходящий вариант. В типовой конфигурации есть вид времени «Отсутствие в связи с повышением квалификации» (буквенный код в табеле — ПК) и «Отсутствие в связи с повышением квалификации с отрывом от производства» (ПМ). Выбор кода влияет на табель и на то, оплачивается ли период.
Укажите период обучения датами. Если сотрудник учится только часть дня, включите флажок «Отсутствие в течение части смены» и задайте часы — тогда остаток дня останется рабочим временем в табеле. Проверьте, что период не пересекается с уже зарегистрированными отпусками или командировками: программа выдаст предупреждение, но лучше проверить заранее через отчет «Отсутствия сотрудников».
Если обучение проходит в другой местности и по сути является служебной командировкой, отсутствие оформляют документом «Командировка» с оплатой по среднему заработку. Это важно для корректного расчета суточных и отражения расходов. Решение о том, какой документ использовать, принимайте по содержанию приказа, а не по привычке.
Какой документ выбрать
Настройка оплаты по среднему заработку
Если за время обучения сохраняется средний заработок, в документе отсутствия на закладке «Оплата» отметьте начисление, которое рассчитывает оплату по среднему. При проведении документа сумма может быть рассчитана сразу (если включен расчет в документе) либо начисление подтянется в «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц.
Средний заработок за дни обучения рассчитывается по общим правилам: из заработка за расчетный период (обычно 12 предшествующих месяцев) и фактически отработанного времени. В документе откройте ссылку «Средний заработок» и проверьте, какие начисления и периоды попали в расчет. Если сотрудник недавно принят и расчетного периода нет, программа возьмет заработок текущего месяца — это нормально, но проверьте корректность данных.
Отдельный случай — оплата самого обучения, проезда и проживания за счет работодателя. Эти суммы не являются заработком сотрудника за время отсутствия и оформляются иначе: через «Разовое начисление» с соответствующим видом расчета либо отражаются в бухгалтерском учете как расходы на обучение. Порядок обложения НДФЛ и взносами зависит от условий: оплата обучения по договору с образовательной организацией в интересах работодателя, как правило, не облагается, а вот компенсации в пользу сотрудника могут облагаться. При сомнениях сверьтесь с методологией вашей учетной политики.
Отражение в табеле и проверка результата
После проведения документа откройте «Зарплата — Отчеты — Табель учета рабочего времени (Т-13)» за период обучения. Дни обучения должны отразиться кодом ПК или ПМ, а не явкой и не прогулом. Если вместо кода стоит «НН» (неявка по невыясненным причинам) — документ отсутствия не проведен или период указан неверно.
Затем сформируйте расчетный листок сотрудника за месяц. В нем должна быть строка с оплатой времени повышения квалификации по среднему заработку и уменьшенная оплата по окладу за неотработанные дни. Сумма оклада пересчитывается автоматически пропорционально отработанному времени — если оклад не уменьшился, значит, отсутствие не учтено как нерабочее время.
Как проверить результат
Дни отмечены кодом ПК или ПМ
Стоит явка, НН или пустые дни
Есть оплата по среднему за обучение, оклад уменьшен пропорционально
Оклад полный при отсутствии или нет строки оплаты обучения
Расчетный период и база заполнены корректно
Пустая база или нулевой средний при наличии заработка
Особые сценарии: часть дня, несколько сотрудников, длительное обучение
Обучение часть рабочего дня
Если сотрудник учится, например, 4 часа из 8, в документе отсутствия включите режим «В течение части смены» и укажите количество часов. В табеле день разобьется на явку и часы обучения. Убедитесь, что график работы сотрудника заполнен корректно — при пустом графике программа не сможет разбить день на часы.
Групповое направление на обучение
Когда на курсы едет группа, удобнее оформлять отдельный документ на каждого сотрудника, но в одном приказе. В ЗУП нет массового документа для такого отсутствия, поэтому используйте копирование документа: создайте первый, затем «Скопировать» и замените сотрудника. Это снижает риск ошибок в датах и видах времени.
Длительное обучение с перерывами
При обучении по модульному графику оформляйте отдельный документ на каждый период отсутствия, а не один документ на весь срок с включением рабочих дней. Иначе рабочие дни между модулями попадут в отсутствие, и сотрудник потеряет оплату за фактически отработанное время.
Проверка стажа и отчетности
Периоды повышения квалификации с сохранением среднего заработка включаются в страховой стаж и в стаж для ежегодного отпуска как время, когда за работником сохранялось место работы. В ЗУП это контролируется видом времени: коды ПК и ПМ корректно отражаются в отчетах по стажу и в персонифицированной отчетности.
Проверьте отчет «Стажи сотрудников» и данные для ЕФС-1 (или аналогичной формы персучета вашего релиза) после оформления. Если период обучения ошибочно оформлен как неоплачиваемое отсутствие, он может исключиться из отпускного стажа — обнаружить это проще всего до сдачи отчетности, а не после.
Также сверьте регистр учета рабочего времени через отчет «Остатки отпусков» и «Анализ отсутствий»: длительные отсутствия не должны «съедать» отпускной стаж сверх нормы. Если обнаружили расхождение, исправляйте вид времени в исходном документе, а не ручными правками регистров.
Удобно завести в программе отдельный вид отсутствия с понятным наименованием, например «Повышение квалификации (оплачиваемое)», и закрепить за ним нужный код табеля. Тогда кадровик не будет каждый раз выбирать между похожими вариантами, а отчетность станет единообразной.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить повышение квалификации как командировку?
Да, если обучение проходит в другой местности по направлению работодателя. Тогда используется документ «Командировка» с оплатой по среднему заработку и начислением суточных. Если обучение очное, но без отъезда, корректнее документ «Отсутствие» с кодом ПК или ПМ.
Облагается ли оплата за дни обучения НДФЛ и взносами?
Сохраняемый средний заработок за время обучения облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, так как это доход сотрудника. А вот оплата самой стоимости обучения по договору с образовательной организацией при выполнении условий законодательства может не облагаться — порядок зависит от условий договора и закрепляется в учетной политике.
Что делать, если сотрудник учится в выходные дни?
Обучение в выходные дни по направлению работодателя оформляется как привлечение к работе в выходной: документом «Работа в выходные и праздничные дни» с оплатой в повышенном размере либо предоставлением отгула по заявлению сотрудника. Обычное отсутствие здесь не подходит.
Почему в табеле нет кода ПК после проведения документа?
Проверьте три вещи: документ проведен, период в нем совпадает с периодом табеля, а у выбранного вида отсутствия назначен именно код ПК или ПМ. Также убедитесь, что табель сформирован после проведения документа — отчет не обновляется задним числом сам по себе.
Нужно ли вносить сведения об обучении в личную карточку сотрудника?
В ЗУП 3.1 сведения о повышении квалификации можно зафиксировать в данных сотрудника (раздел «Образование» или дополнительные сведения) после получения документа об обучении. Это не влияет на расчеты, но поддерживает полноту кадрового учета и пригодится при формировании справок и отчетов по персоналу.
Что важно запомнить
Повышение квалификации в ЗУП оформляется документом отсутствия с правильным видом времени (ПК или ПМ), оплата считается по среднему заработку, а результат обязательно проверяется по табелю и расчетному листку. Главные риски — неверный вид времени, двойная оплата и ошибки в стаже; все они устраняются проверкой до закрытия периода.