Как добавить документ премии в 1С ЗУП

Документ «Премия» в 1С:ЗУП предназначен для разового начисления премиальных выплат сотрудникам — как по одному человеку, так и списком. Он автоматически рассчитывает НДФЛ, учитывает премию при расчете среднего заработка и попадает в зарплатную ведомость при выплате. Важно, чтобы вид начисления был корректно настроен до ввода документа: от этого зависят налогообложение, отражение в учете и включение суммы в базу среднего заработка.

Ниже разобран полный цикл работы: подготовка вида начисления, создание документа, заполнение списка сотрудников, проверка налогов и взносов, а также типичные ошибки, из-за которых премия «не видна» при расчете зарплаты или выплате.

Подготовка: проверьте вид начисления «Премия»

Прежде чем вводить документ, откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите вид начисления, которым будет оформляться премия (например, «Премия ежемесячная», «Премия разовая»). Если подходящего вида нет — создайте новый кнопкой «Создать» и заполните назначение начисления как «Премия».

Ключевые настройки вида начисления:

• НДФЛ — код дохода. Для большинства премий используется код 2002 (премии, связанные с производственными результатами) или 2003 (премии за счет чистой прибыли, не связанные с результатами труда). От кода зависят отражение в 6-НДФЛ и дата получения дохода.
• Страховые взносы — обычно «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Необлагаемых премий в общем случае не бывает, исключения редки и требуют отдельного обоснования.
• Средний заработок — укажите, включается ли премия в базу среднего для отпускных и командировок, и нужен ли учет времени (полностью/пропорционально).
• Отражение в учете — способ отражения в бухгалтерском и налоговом учете (статья затрат, счет).

Создание документа «Премия»

Откройте раздел «Зарплата» → «Премии» (в некоторых интерфейсах — «Кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Премия»). Нажмите «Создать». Заполните шапку документа:

• Организация — если в базе несколько организаций;
• Месяц начисления — месяц, в расчете которого премия будет учтена;
• Вид премии — выберите настроенный вид начисления;
• Период, за который начисляется премия — даты начала и окончания (важно для учета в среднем заработке и аналитики);
• Подразделение — при необходимости заполняется для отбора и отражения в учете.

Поле «Дата» документа влияет на дату получения дохода по НДФЛ для премий с кодом 2002 (дата выплаты) и на период регистрации. Не ставьте дату «задним числом» в уже закрытый и отчитанный период без необходимости — это вызовет перерасчеты.

Заполнение списка сотрудников и сумм

Премия списком сотрудников

Нажмите «Подбор» или «Добавить» и выберите сотрудников. Для каждого укажите сумму премии. Если премия рассчитывается процентом от оклада или от другой базы, в виде начисления должна быть настроена формула — тогда результат подтянется автоматически после выбора сотрудника.

Массовое заполнение по проценту

Если премия начисляется всем сотрудникам подразделения одинаковым процентом, используйте кнопку «Заполнить» (в типовых релизах — заполнение по подразделению с указанием процента). После заполнения обязательно просмотрите строки: сотрудники, принятые или уволенные в середине периода, могут потребовать ручной корректировки суммы.

Премия одному сотруднику

Для разовой персональной премии удобнее тот же документ «Премия» с одной строкой. Альтернатива — документ «Разовое начисление» или начисление прямо в документе «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «Доначисления», но отдельный документ «Премия» удобнее для аналитики и оснований (приказа).

1. 1
   Проверьте или создайте вид начисления «Премия» с правильным кодом НДФЛ и обложением взносами
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Премии» → «Создать»
3. 3
   Заполните месяц начисления, вид премии и период, за который она начисляется
4. 4
   Подберите сотрудников и укажите суммы или процент
5. 5
   Проверьте автоматически рассчитанный НДФЛ на закладке «НДФЛ»
6. 6
   Проведите документ и убедитесь, что суммы попали в расчет зарплаты

Проверка НДФЛ и взносов

После заполнения табличной части программа рассчитывает НДФЛ автоматически — проверьте его на закладке «НДФЛ» документа. Там должны отображаться сотрудник, сумма дохода, примененные вычеты и исчисленный налог. Если налог равен нулю у сотрудника с облагаемой премией — проверьте, не «съели» ли вычеты всю сумму, и корректно ли указан код дохода.

Взносы по премии рассчитываются не в самом документе «Премия», а при проведении «Начисления зарплаты и взносов» за тот же месяц. Поэтому итоговую проверку взносов выполняйте после расчета зарплаты — через отчет «Анализ взносов» или карточку расчета сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проведение документа

Норма

Документ проведен без сообщений об ошибках, движения видны в отчете «Расчетный листок»

Тревожный признак

Ошибки проведения, премия не отображается в расчетном листке сотрудника

НДФЛ

Норма

На закладке «НДФЛ» рассчитан налог с верным кодом дохода

Тревожный признак

Налог не рассчитан или код дохода не соответствует типу премии

Выплата

Норма

Сумма премии видна при заполнении ведомости на выплату

Тревожный признак

Ведомость не заполняется премией — проверьте месяц начисления и способ выплаты

Выплата премии: вместе с зарплатой или отдельно

По умолчанию премия выплачивается вместе с зарплатой — в документе есть переключатель способа выплаты. Если премию нужно выплатить раньше (межрасчетная выплата), установите вариант выплаты в межрасчетный период: тогда сумма будет доступна при заполнении ведомости с соответствующим видом выплаты.

Учтите: при межрасчетной выплате премии НДФЛ удерживается и подлежит перечислению по общим правилам для выплат. Для премий с кодом 2002 датой получения дохода считается день выплаты — это влияет на строки раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Типичные ошибки и как их избежать

Частые вопросы

Можно ли начислить премию уволенному сотруднику?

Да. Создайте документ «Премия» за месяц, когда сотрудник еще числился, или используйте документ начисления после увольнения — в типовой ЗУП премию бывшим сотрудникам можно начислить через «Премию» с выбором уволенного лица. НДФЛ и взносы рассчитываются в обычном порядке.

Почему премия не попадает в ведомость на выплату?

Чаще всего причины три: неверный месяц начисления в документе, несовпадение способа выплаты (премия назначена к выплате с зарплатой, а ведомость межрасчетная) или документ просто не проведен. Проверьте эти три пункта по порядку.

Как начислить премию процентом от оклада?

В виде начисления настройте формулу вида «Процент от расчетной базы» и укажите базу (например, оклад). Тогда при заполнении документа «Премия» сумма рассчитается автоматически для каждого сотрудника.

Нужно ли пересчитывать зарплату после ввода премии?

Если «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц уже проведено — да, иначе взносы с премии не будут рассчитаны корректно. Откройте документ начисления зарплаты и пересчитайте взносы, либо используйте механизм доначисления.

Чем документ «Премия» отличается от «Разового начисления»?

«Премия» специализирована: хранит период, за который начислена выплата, корректно учитывается в среднем заработке и удобна для списочного ввода. «Разовое начисление» — универсальный документ для прочих выплат. Для премий рекомендуется именно «Премия».

Как исправить ошибочно проведенную премию?

Если период еще не закрыт — распроведите и удалите документ или отредактируйте суммы. Если зарплата уже выплачена и отчетность сдана — используйте документ «Сторнирование» и при необходимости подайте уточненные расчеты по НДФЛ и взносам.