Как оформить отпуск по уходу за ребенком в 1С:ЗУП

Отпуск по уходу за ребенком в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется отдельным кадровым документом «Отпуск по уходу за ребенком». Он одновременно решает несколько задач: освобождает сотрудника от работы, прекращает начисление зарплаты по основному месту и назначает ежемесячное пособие по уходу за ребенком. От правильности заполнения документа зависят расчет пособия, кадровый учет и отчетность в СФР.

Документ доступен в типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1 в разделе «Кадры» и в разделе «Зарплата». Перед оформлением убедитесь, что у сотрудника корректно заведен прием на работу, а в программе заполнены данные для расчета пособий: сведения о стаже, заработке за расчетные годы и районных коэффициентах. Если каких-то данных нет, пособие рассчитается по минимальному размеру или не рассчитается вовсе.

Ниже разобран полный цикл работы: от создания документа до проверки начислений, включая нестандартные ситуации — работу во время отпуска, досрочный выход и изменение условий.

Подготовка: что проверить до создания документа

Перед оформлением отпуска убедитесь, что в базе есть все исходные данные. Откройте карточку сотрудника и проверьте: заполнен ли СНИЛС, указаны ли сведения о стаже для пособий (форма «Стажи» в карточке сотрудника), введены ли данные о заработке за два расчетных года, если сотрудник работает в организации меньше этого срока. Заработок с предыдущих мест работы вносится документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» из раздела «Зарплата».

Также проверьте настройки учетной политики организации: применяется ли районный коэффициент, какой установлен процент доплаты. Районный коэффициент влияет на минимальный размер пособия, поэтому его отсутствие приведет к занижению выплаты.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» (или «Зарплата» → «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска») и создайте новый документ. Заполните шапку: организацию, дату документа, сотрудника. Далее укажите период отпуска: дату начала (обычно это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам) и дату окончания — день, когда ребенку исполняется 3 года, если сотрудник берет отпуск на полный срок.

На закладке с данными о ребенке укажите фамилию, имя, дату рождения, очередность ребенка в семье (первый, второй и последующий) и реквизиты свидетельства о рождении. Очередность влияет на минимальный размер пособия: за первым ребенком и за вторым минимумы различаются, поэтому ошибка в этом поле приведет к неверной проверке ограничения.

Если отпуск оформляется не матерью, а отцом, бабушкой или другим родственником, фактически ухаживающим за ребенком, порядок тот же — документ создается на того сотрудника, который уходит в отпуск. Дополнительно потребуется справка с места работы второго родителя о том, что он отпуск не использует; сама справка в программу не вводится, но хранится в кадровом деле.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» → кнопка «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, сотрудника, период отпуска
3. 3
   Введите данные ребенка: ФИО, дата рождения, очередность, свидетельство
4. 4
   На закладке «Пособия» отметьте «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет»
5. 5
   Проверьте расчет среднего заработка по ссылке в документе
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ при необходимости

Назначение и расчет пособия до 1,5 лет

Назначение пособия выполняется в том же документе на закладке «Пособия». Установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату, по которую выплачивается пособие, — день, когда ребенку исполняется полтора года. Программа автоматически рассчитает среднедневной заработок и сумму пособия за полный месяц.

Расчет можно проверить по гиперссылке рядом с полем среднего заработка: откроется форма с расшифровкой — заработок по годам, количество учитываемых дней, примененные ограничения (минимум по МРОТ, максимум по предельной базе). Если заработок в базе неполный, исправьте исходные данные и пересчитайте документ кнопкой «Обновить» в форме расчета.

Начисляется пособие не самим кадровым документом, а при ежемесячном расчете зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов»: на закладке «Пособия» автоматически появится строка с суммой пособия за месяц. За неполный месяц (первый и последний) сумма рассчитывается пропорционально дням.

Работа во время отпуска: неполное рабочее время

Сотрудник вправе работать во время отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением пособия. В документе «Отпуск по уходу за ребенком» для этого предусмотрен флажок «Осуществляется работа на условиях неполного рабочего времени». После его установки укажите график неполного рабочего времени — его нужно предварительно создать в справочнике «Графики работы сотрудников» с настройкой «Неполное рабочее время».

В этом режиме сотруднику начисляется и зарплата пропорционально отработанному времени, и пособие в полном размере. Оба начисления выполняются документом «Начисление зарплаты и взносов»: зарплата — на закладке «Начисления», пособие — на закладке «Пособия».

Изменение условий отпуска

Если условия меняются в середине отпуска — например, сотрудник выходит на неполный день не сразу, а через несколько месяцев, — создайте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (доступен из списка отпусков по кнопке «Создать на основании» или как отдельный документ). В нем укажите дату изменения и новые параметры. Не редактируйте исходный документ задним числом: это исказит уже рассчитанные периоды и отчетность.

Варианты работы во время отпуска

Полный отпуск без работы

Начисляется только пособие. Подходит, если сотрудник полностью освобожден от работы.

Неполное рабочее время

Зарплата пропорционально времени плюс полное пособие. Требуется отдельный график и флажок в документе.

Работа на дому

Также сохраняет пособие; в документе отмечается соответствующий режим, зарплата начисляется по графику.

Прерывание отпуска и досрочный выход

Если сотрудник выходит на работу до окончания отпуска (отказавшись от пособия или переведя отпуск на другого родственника), оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком». Он находится в том же журнале — раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска». Укажите дату выхода: с этой даты прекращается выплата пособия и возобновляются плановые начисления сотрудника.

После проведения возврата проверьте, что в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц выхода пособие рассчитано пропорционально дням до даты выхода, а зарплата — со дня выхода. Если сотрудник снова уходит в отпуск, создайте новый документ «Отпуск по уходу за ребенком», а не редактируйте старый.

Проверка результата и типичные ошибки

После оформления документа и первого расчета зарплаты проверьте результат по нескольким точкам. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц начала отпуска: на закладке «Пособия» должна быть строка с сотрудником и суммой пособия. Сформируйте отчет «Расчетный листок» по сотруднику — в нем пособие отображается отдельной строкой, а начисления по оплате труда отсутствуют (или присутствуют пропорционально, если включено неполное время).

Дополнительно проверьте кадровое состояние: в отчете «Штатное расписание» или «Остатки отпусков» сотрудник должен отображаться как находящийся в отпуске по уходу. Дни отпуска по уходу не должны попадать в табель как отработанное время — в табеле они отражаются условным обозначением отпуска.

Контрольные точки

Как проверить результат

Пособие в расчете зарплаты

Норма

Строка на закладке «Пособия» с корректной суммой за месяц

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна нулю — проверьте флажок пособия и даты в документе отпуска

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие показано отдельно, зарплата не начисляется (или начисляется при неполном времени)

Тревожный признак

Начисляется и зарплата по полному окладу, и пособие — значит, документ отпуска не проведен

Средний заработок в документе

Норма

Расшифровка по годам совпадает со справками о заработке

Тревожный признак

Средний равен минимуму при наличии заработка — не введена входящая справка

Передача сведений в СФР

При прямых выплатах работодатель обязан передать в СФР сведения для назначения пособия. В 1С:ЗУП для этого используется документ «Заявление в ФСС о выплате пособия» или исходящий документооборот с фондом (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» / «Обмен с контролирующими органами»). Сведения о застрахованном лице передаются при приеме на работу и при изменении данных.

Проверьте, что обмен настроен и сертификаты действительны, до наступления срока передачи: фонд устанавливает ограниченный срок на отправку сведений после получения заявления от сотрудника. Просрочка грозит штрафом для организации и задержкой выплаты для сотрудника.

Удобно вести отдельный список сотрудников в отпусках по уходу с контрольными датами: исполнение 1,5 лет (окончание пособия) и 3 лет (окончание отпуска). В 1С:ЗУП такие даты видны в журнале документов, а напоминания можно настроить через механизм напоминаний пользователя, чтобы не пропустить момент остановки пособия.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком на отца или бабушку?

Да. Документ создается на того сотрудника, который фактически ухаживает за ребенком. Порядок заполнения идентичен, дополнительно в кадровом деле хранится справка с места работы матери о том, что она отпуск не использует и пособие не получает.

Что делать, если сотрудница родила второго ребенка, не выходя из первого отпуска?

Находиться одновременно в двух отпусках по уходу нельзя. Оформите «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» по первому ребенку, затем документы по беременности и родам и новый «Отпуск по уходу за ребенком» уже на второго ребенка. Пособие назначается на каждого ребенка отдельно в рамках соответствующих отпусков.

Почему пособие не попало в расчет зарплаты?

Чаще всего в документе отпуска не установлен флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» либо расчет выполняется за период вне дат назначения пособия. Откройте документ, проверьте закладку «Пособия» и даты, затем перезаполните «Начисление зарплаты и взносов».

Как оформить отпуск совместителю?

Для внутреннего совместителя документ создается по каждому месту работы отдельно: в шапке выбирается соответствующий сотрудник (основной или совместитель). Пособие назначается по одному месту работы по выбору сотрудника, по второму месту флажок пособия не устанавливается.

Нужно ли прекращать отпуск, когда ребенку исполняется 3 года?

Да, если сотрудник продолжает работать. После дня исполнения 3 лет оформите «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» с датой выхода на работу. Если сотрудник увольняется, не выходя из отпуска, возврат не требуется — оформляется увольнение.

Как исправить ошибку в данных ребенка после расчета пособия?

Если период еще не закрыт и отчетность не сдана, исправьте данные прямо в документе и перепроведите расчеты. Если период закрыт, создайте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» или исправление, пересчитайте пособие и при необходимости подайте уточненные сведения в СФР.