Как в 1С:ЗУП начислить премию после увольнения

После увольнения сотрудника руководство утвердило квартальную или годовую премию за период, когда он ещё работал, — и теперь бухгалтер не знает, как провести начисление, ведь сотрудника нет в штате. Трудовой кодекс обязывает выплатить такую премию, если она предусмотрена положением о премировании и условия её получения выполнены. В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 эта задача решается штатным механизмом начислений бывшим сотрудникам, которые регистрируются отдельно от обычной зарплаты и не требуют восстановления человека в штате.

Главная особенность таких начислений — они не попадают в документ «Начисление зарплаты и взносов», потому что сотрудник уже не состоит в штате и не имеет действующего трудового договора. Вместо этого используется документ «Премия» с признаком выплаты бывшим сотрудникам либо специальные документы раздела «Зарплата → Все начисления бывшим сотрудникам». Ниже — подробный порядок действий и нюансы учёта НДФЛ и взносов.

Когда премию уволенному платить обязательно, а когда нет

Обязанность выплатить премию после увольнения возникает, если локальный нормативный акт (положение о премировании, коллективный договор) связывает премию с результатами работы за период, в котором сотрудник трудился, и не содержит условия об обязательном наличии трудовых отношений на дату выплаты. Суды в таких спорах чаще встают на сторону работника, если условия премирования выполнены.

Если положение о премировании прямо указывает, что премия выплачивается только состоящим в трудовых отношениях, отказ правомерен — но такая формулировка должна существовать в документе до увольнения, а не быть задним числом. Перед начислением в программе убедитесь, что есть приказ руководителя о премировании с конкретной суммой и периодом.

Подготовка: настройка вида начисления

Перед первым начислением проверьте, есть ли в программе подходящий вид начисления. Откройте «Настройка → Начисления» и найдите типовую «Премию». Если она занята под текущие начисления с другими настройками, создайте копию — например, «Премия бывшим сотрудникам».

Ключевые параметры вида начисления:

• Назначение начисления — «Премия»;
• Начисление выполняется — «По отдельному документу», тип документа «Премия»;
• НДФЛ — код дохода 2002 (премия за производственные результаты, связанная с оплатой труда) или 2003 (вознаграждения из прибыли, не связанные с трудовыми результатами). От кода зависят дата получения дохода и отражение в 6-НДФЛ;
• Страховые взносы — обычно «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами» (премии за труд облагаются взносами, включая взносы на травматизм);
• Средний заработок — учитывать ли премию при расчёте среднего, определяется настройками; для разовой премии после увольнения это обычно неактуально.

Начисление премии документом «Премия»

Основной рабочий сценарий. Перейдите в «Зарплата → Все начисления бывшим сотрудникам» (в некоторых релизах журнал называется «Премии бывшим сотрудникам») и создайте документ «Премия». Если такого журнала нет, документ доступен и из общего списка «Зарплата → Премии» — программа позволит подобрать уволенного сотрудника.

Порядок заполнения:

1. Укажите организацию и месяц начисления — тот месяц, которым премия должна попасть в учёт и отчётность.
2. В поле «Вид премии» выберите настроенное начисление.
3. Подберите уволенного сотрудника. Если он не виден в подборе, проверьте, что в документе установлен режим работы с бывшими сотрудниками, а в карточке сотрудника есть увольнение.
4. Укажите сумму премии и период, за который она начислена (например, квартал или год).
5. Проверьте автоматически рассчитанный НДФЛ на закладке «НДФЛ» и взносы.
6. Проведите документ.

1. 1
   Создайте или проверьте вид начисления «Премия» с корректным кодом НДФЛ и обложением взносами
2. 2
   Откройте «Зарплата → Все начисления бывшим сотрудникам» и создайте документ «Премия»
3. 3
   Подберите уволенного сотрудника, укажите сумму и период премирования
4. 4
   Проверьте расчёт НДФЛ и взносов, проведите документ
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и сверьте отражение в отчётах

Альтернативные способы и когда они нужны

Если премия носит разовый характер и заводить отдельный вид начисления не хочется, можно использовать документ «Разовое начисление» — но только если в настройках расчёта зарплаты включена соответствующая функциональность («Зарплата → Настройка состава начислений и удержаний»). Для непроизводственных выплат подойдёт документ «Прочие доходы», однако он не рассчитывает взносы, поэтому для трудовой премии он не подходит.

Сравнение вариантов

Документ «Премия»

Основной способ: рассчитывает НДФЛ и взносы, корректно попадает в средний заработок и отчётность. Требует настроенного вида начисления.

«Разовое начисление»

Подходит для нерегулярных выплат, если включена функциональность разовых начислений. Более гибкий, но требует ручной проверки всех налоговых настроек.

«Прочие доходы»

Только для выплат, не облагаемых взносами (матпомощь, призы). Для премии за труд не применять — взносы не начислятся, будет недоимка.

Выплата и отражение в учёте

После проведения документа «Премия» создайте ведомость на выплату: «Выплаты → Ведомости в банк» (или в кассу, на счета). В ведомости нажмите «Заполнить» — программа подберёт долг перед бывшим сотрудником. Убедитесь, что ведомость заполнилась именно суммой премии за вычетом НДФЛ, а не остатками по окончательному расчёту при увольнении.

Если у бывшего сотрудника изменились банковские реквизиты после увольнения, актуализируйте лицевой счёт в его карточке до проведения ведомости — иначе платёж уйдёт на старые реквизиты или ведомость не заполнится.

Проверьте результат отчётами: «Расчётный листок» по сотруднику (доступен и после увольнения), «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов». Премия должна появиться в месяце начисления, НДФЛ — с корректной датой получения дохода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Премия видна отдельной строкой в месяце начисления, НДФЛ рассчитан

Тревожный признак

Премии нет или она попала в месяц увольнения

Отчёт «Анализ взносов»

Норма

Сумма премии включена в базу взносов

Тревожный признак

База не увеличилась — неверный вид дохода для взносов

6-НДФЛ

Норма

Доход отражён с правильным кодом и датой

Тревожный признак

Премия отсутствует или дата получения дохода неверна

Типичные ошибки и их последствия

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за неверных настроек вида начисления или попыток провести выплату «в обход» штатного механизма.

Особые ситуации

Премия за период до увольнения влияет на средний заработок

Если после увольнения начислена премия за период, входящий в расчётный период среднего заработка (например, для оплаты командировки или компенсации), и окончательный расчёт уже произведён, средний заработок формально подлежит пересчёту. На практике это актуально, когда премия начислена быстро после увольнения, а сотруднику ещё выплачиваются суммы, зависящие от среднего.

Уволенный восстановлен судом

Если сотрудник восстановлен на работе, премия начисляется уже как действующему сотруднику — штатным документом «Премия» из общего журнала. Отмена увольнения в программе выполняется пометкой документа увольнения на удаление только при отсутствии последующих начислений бывшему сотруднику; если премия уже проведена, сначала отмените её проведение.

Премия умершему сотруднику

Начисление выполняется тем же документом, но выплата производится членам семьи на основании заявления и документов, а НДФЛ с таких сумм, выплачиваемых наследникам, не удерживается. Проверьте настройку вида начисления и порядок отражения в учёте заранее — это нестандартная ситуация, требующая отдельной проверки.

Частые вопросы

Уволенный сотрудник не подбирается в документ «Премия». Что делать?

Проверьте, что документ создан именно из журнала «Все начисления бывшим сотрудникам» — в нём подбор работает по уволенным. Также убедитесь, что документ увольнения проведён и в карточке сотрудника корректно указана дата увольнения.

Нужно ли платить страховые взносы с премии уволенному?

Да, если премия связана с трудовыми результатами за период работы. Выплаты в рамках трудовых отношений облагаются взносами независимо от того, что на дату начисления договор уже расторгнут.

Каким месяцем отражать премию, если период премирования прошлый?

Месяцем фактического начисления — тем, в котором создан документ «Премия». В учёт НДФЛ, взносов и отчётность сумма попадёт именно этим месяцем, а период, за который назначена премия, указывается в документе отдельно.

Можно ли выплатить премию вместе с окончательным расчётом при увольнении?

Да, если сумма премии известна на дату увольнения — тогда она включается в документ «Увольнение» или начисляется отдельным документом до расчёта. Механизм начислений бывшим сотрудникам нужен именно для случаев, когда премия утверждена позже даты увольнения.

Как исправить ошибочно начисленную премию бывшему сотруднику?

Используйте документ «Сторнирование начислений» из раздела «Зарплата», указав исходный документ «Премия». После сторно проверьте перерасчёт НДФЛ и взносов и при необходимости сформируйте уточнённую отчётность.