Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП начислить оплату за время медосмотра
Пошаговая инструкция, как в 1С:ЗУП начислить оплату за время прохождения медосмотра: настройка вида расчета, документы, отражение в расчетном листке и типичные ошибки.
Прохождение обязательного медицинского осмотра — рабочее время сотрудника, за которое по Трудовому кодексу сохраняется средний заработок. В 1С:ЗУП для этого нет отдельного «коробочного» начисления с названием «медосмотр», поэтому бухгалтеру или расчетчику нужно либо настроить собственный вид расчета, либо использовать типовые механизмы отсутствий с сохранением среднего заработка. Ниже — конкретный порядок действий для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.
Задача распадается на три части: зарегистрировать отсутствие сотрудника на время медосмотра, обеспечить начисление среднего заработка за этот период и корректно отразить время в табеле, чтобы дни не попали в прогулы и не удвоились с окладом. Ошибка на любом из этапов приводит либо к недоплате сотруднику, либо к двойному начислению, которое потом приходится сторнировать.
Что проверить перед настройкой начисления
Прежде чем создавать вид расчета, убедитесь, что в программе включен учет отсутствий с сохранением среднего заработка. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Расчет зарплаты» и проверьте состав доступных начислений. В свежих релизах нужный функционал включен по умолчанию, но в старых или сильно доработанных базах часть документов может быть скрыта настройками функциональности.
Также проверьте, как в вашей базе ведется табель: если используется сплошная регистрация времени, отсутствие обязательно должно быть зарегистрировано документом, иначе табель заполнится явкой и зарплата начислится дважды. Если табель ведется методом отклонений, незарегистрированный день медосмотра просто «провалится» в обычную явку — и сотрудник получит оклад вместо среднего заработка.
Создание вида расчета «Оплата времени медосмотра»
Откройте «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид расчета. Задайте наименование, например «Оплата времени прохождения медосмотра». В поле «Назначение начисления» выберите вариант, связанный с оплатой времени отсутствия с сохранением среднего заработка — в типовой поставке это назначение «Оплата времени сохраняемого среднего заработка» либо аналогичное, доступное в вашем релизе.
На вкладке «Расчет» укажите, что начисление выполняется «По данным табеля» или «Только если введен вид учета времени» — в зависимости от того, как планируете регистрировать отсутствие. Формулу менять не требуется: программа подставит типовой расчет по среднему заработку. На вкладке «Учет времени» обязательно свяжите начисление с отдельным видом времени.
На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» проверьте налогообложение: оплата времени медосмотра облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, поэтому коды дохода должны соответствовать оплате труда. Для НДФЛ обычно используется код 2000, для взносов — доходы, полностью облагаемые взносами. Неверный код — типичная причина расхождений в отчетности 6-НДФЛ и РСВ.
- 1Откройте «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление
- 2Укажите назначение — оплата времени сохраняемого среднего заработка
- 3На вкладке «Учет времени» привяжите отдельный вид времени (например, «Медосмотр»)
- 4Проверьте коды НДФЛ и взносов на вкладке «Налоги, взносы, бухучет»
- 5Запишите начисление и проверьте, что оно доступно в документах отсутствий
Настройка вида времени для табеля
Чтобы дни медосмотра не смешивались с обычной явкой, создайте отдельный вид времени. Перейдите в «Настройка» → «Виды рабочего времени» и добавьте новый элемент с буквенным кодом, например «МО», и наименованием «Время прохождения медосмотра». Основное время укажите «Явка» — это важно: такие часы считаются рабочим временем и включаются в норму, но оплачиваются по среднему.
Если оставить основное время пустым или выбрать неотработанное, норма времени за месяц уменьшится, и окладная часть сотрудника рассчитается некорректно. После создания вида времени вернитесь в начисление и убедитесь, что связь установлена: именно она заставляет табель показывать код «МО» вместо «Я» в дни медосмотра.
Регистрация отсутствия документом
Сам медосмотр регистрируется документом «Отсутствие с сохранением оплаты» (раздел «Зарплата» или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите период прохождения осмотра и в поле вида расчета выберите созданное начисление «Оплата времени прохождения медосмотра». Программа автоматически рассчитает сумму по среднему заработку прямо в документе.
Если в вашей базе документ «Отсутствие с сохранением оплаты» недоступен, используйте универсальный документ «Простой, отсутствие» с видом отсутствия, настроенным на оплату по среднему. Альтернативный вариант — документ «Данные для расчета зарплаты» с произвольным начислением, но он не регистрирует отклонение в табеле автоматически, поэтому для медосмотра подходит хуже.
Как выбрать документ
Медосмотр на несколько часов: внутрисменное отсутствие
Часто сотрудник проходит осмотр не целый день, а 2–4 часа, после чего выходит на работу. В этом случае в документе отсутствия установите признак внутрисменного отсутствия и укажите количество часов. Программа разделит день: часы медосмотра оплатит по среднему заработку, оставшиеся часы — по окладу или тарифной ставке.
Проверьте, что график работы сотрудника задан корректно: при неправильном графике программа неверно распределит часы между медосмотром и явкой. Если сотрудник работает по сменному графику, убедитесь, что день медосмотра приходится на рабочую смену — оплачивать средним заработком выходной день не требуется.
Расчет зарплаты и проверка результата
После проведения документа отсутствия выполните «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. Откройте расчетный листок сотрудника: в нем должно быть две строки — оклад за отработанное время (с учетом вычета часов или дней медосмотра) и оплата времени медосмотра по среднему заработку. Сумма по среднему должна совпадать с расчетом в документе отсутствия.
Сверьте табель: дни медосмотра должны отображаться кодом «МО» (или вашим кодом), а общее количество рабочих дней и часов не должно уменьшаться относительно нормы. Если в табеле вместо «МО» стоит пусто или «Я» — значит, связь начисления с видом времени не настроена, и табель заполнится некорректно.
Как проверить результат
Отдельная строка «Оплата времени медосмотра» с суммой по среднему заработку
Медосмотр не выделен, начислен только оклад за полный месяц
В дни осмотра стоит код «МО», норма времени не уменьшена
Пустые ячейки, код «Я» или уменьшенная норма часов
Совпадает с расчетом в документе отсутствия
Нулевая сумма или сумма, не связанная со средним заработком
Типичные ошибки и как их избежать
Частая ошибка — регистрация медосмотра документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» без оплаты. В этом случае день просто выпадает из оплаты, и сотрудник недополучает средний заработок, хотя по закону время обязательного осмотра оплачивается. Всегда проверяйте, что выбран именно вид отсутствия с сохранением оплаты.
Вторая распространенная проблема — двойное начисление: документ отсутствия проведен, но табель заполнен явкой вручную до этого. Тогда за день медосмотра начисляется и оклад, и средний заработок. Чтобы этого избежать, регистрируйте отсутствие до окончательного заполнения табеля и расчета зарплаты, а при обнаружении дубля сторнируйте лишнее начисление, а не правьте табель вручную.
Частые вопросы
Нужно ли оплачивать медосмотр, если сотрудник прошел его в выходной день?
Если медосмотр пройден в нерабочий день по инициативе сотрудника, обязанности оплачивать это время по среднему заработку у работодателя, как правило, нет. Оплата положена за время осмотра, приходящееся на рабочее время по графику сотрудника. В 1С:ЗУП документ отсутствия в таком случае просто не создается.
Можно ли использовать типовое начисление без создания нового?
Да, если в базе уже есть подходящий вид расчета для оплачиваемых отсутствий по среднему заработку. Однако отдельное начисление удобнее: оно позволяет видеть расходы на медосмотры в отчетах и корректно выделять время в табеле отдельным кодом.
Как отразить расходы на оплату услуг медцентра?
Оплата счета медицинской организации — это не начисление сотруднику, а расчеты с контрагентом. В 1С:ЗУП такая операция не отражается; она оформляется в бухгалтерской программе как обычные расчеты с поставщиком услуг.
Что делать, если средний заработок в документе рассчитался нулевым?
Проверьте, есть ли у сотрудника начисления за расчетный период. Если сотрудник новый, программа рассчитает средний из данных текущего месяца. Нулевое значение при наличии начислений обычно означает, что в настройках вида расчета не выбран расчет по среднему заработку или нарушен учет данных для среднего.
Нужно ли отражать медосмотр в графике отпусков или кадровых документах?
Нет, медосмотр — это не кадровое событие вроде отпуска или перевода. Достаточно документа отсутствия с сохранением оплаты: он регистрирует отклонение, влияет на табель и запускает расчет среднего заработка. Кадровый приказ о направлении на осмотр ведется отдельно от расчетных документов.
Облагается ли оплата времени медосмотра налогами и взносами?
Да, эта выплата относится к оплате труда: облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Поэтому важно сразу задать правильные коды дохода в настройках начисления, чтобы отчеты 6-НДФЛ и РСВ сформировались без расхождений.
Что важно запомнить
Оплата времени медосмотра в 1С:ЗУП настраивается через собственный вид расчета по среднему заработку, привязанный к отдельному виду времени, и регистрируется документом «Отсутствие с сохранением оплаты». Контролируйте три точки: расчетный листок, табель с кодом «МО» и коды НДФЛ/взносов — тогда начисление пройдет без ошибок и перерасчетов.