Другое · 11 мин
Как в 1С отразить начисление больничного листа
Как начислить больничный лист в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: пошаговая инструкция, проводки, расчёт за счёт работодателя и СФР, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности — одна из самых частых операций в зарплатном учёте. В программах 1С она выполняется отдельным документом «Больничный лист», который автоматически рассчитывает сумму за счёт работодателя (первые три дня) и сумму за счёт СФР, а при наличии электронного больничного — подтягивает данные напрямую из фонда.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт ведётся в полном объёме с учётом стажа, среднего заработка и ограничений, а в 1С:Бухгалтерии функционал упрощён, и часть данных приходится контролировать вручную. Ниже разобраны оба сценария, проводки, налоги и типичные ошибки.
Общий принцип одинаков для всех конфигураций: сначала убеждаются, что больничный принят к оплате и по нему получены данные из СФР (для электронного листка), затем создают документ начисления, проверяют расчёт и только после этого включают сумму в ведомость на выплату. Пропуск любого шага приводит либо к неверной сумме, либо к расхождениям в отчётности.
Подготовка: что проверить до начисления
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что больничный вообще подлежит оплате. Для электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) проверьте его статус через обмен с СФР: листок должен быть закрыт медучреждением, иначе программа не сможет получить данные о периоде и коде причины нетрудоспособности.
Второй обязательный шаг — наличие у сотрудника данных о стаже и среднем заработке. Если сотрудник принят недавно и справка о заработке с предыдущего места работы не внесена, расчёт будет выполнен исходя из МРОТ, что занизит пособие. В ЗУП сведения о заработке с прошлых мест работы вводятся документом «Справка для расчёта пособий».
Также проверьте, что в информационной базе актуальны: график работы сотрудника, данные о районном коэффициенте (если применяется) и настройки обмена с СФР. Устаревший график исказит расчёт дней, а неработающий обмен не позволит получить ЭЛН.
В сервисе 1С-Отчётность или разделе обмена с СФР
Карточка сотрудника, раздел о трудовой деятельности
Проверить справки о заработке и начисления прошлых лет
Карточка сотрудника или приказ о приёме
Начисление больничного в 1С:ЗУП
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» перейдите в раздел «Зарплата» и выберите «Больничные листы», затем нажмите «Создать». Укажите организацию, сотрудника и период нетрудоспособности. Если больничный электронный — введите номер ЭЛН и нажмите «Получить из СФР»: программа загрузит даты, код причины и признак продолжения.
На вкладке «Оплата» программа автоматически подставит процент оплаты по стажу: 60% при стаже до 5 лет, 80% — от 5 до 8 лет, 100% — от 8 лет. Для отдельных случаев (например, уход за заболевшим ребёнком при амбулаторном лечении) процент меняется после определённого количества дней — ЗУП учитывает это сам, если правильно указан код причины нетрудоспособности.
На вкладке «Начислено (подробно)» видна детализация: сумма за первые три дня за счёт работодателя и остальная сумма за счёт СФР. Проверьте среднедневной заработок и сравните его с ограничениями — минимальным (из МРОТ) и максимальным (из предельной базы по взносам). После проверки нажмите «Провести и закрыть».
Если больничный — продолжение или переходящий
Для листка-продолжения установите признак «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ. В этом случае первые три дня за счёт работодателя не оплачиваются повторно — вся сумма идёт за счёт СФР. Переходящий больничный (начался в одном месяце, закончился в другом) ЗУП разбивает по месяцам автоматически, и каждая часть попадёт в свою ведомость.
- 1Раздел «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
- 2Укажите сотрудника и период, для ЭЛН — номер и кнопка «Получить из СФР»
- 3Проверьте процент оплаты по стажу на вкладке «Оплата»
- 4Откройте «Начислено (подробно)» и сверьте среднедневной заработок
- 5Проведите документ и включите сумму в ведомость на выплату
Начисление больничного в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Больничные листы». Функционал проще, чем в ЗУП: программа рассчитает пособие по имеющимся в базе данным о среднем заработке, но если сотрудник работает недавно и справок нет, средний заработок придётся рассчитать и ввести вручную.
Создайте документ, укажите сотрудника, даты болезни и процент оплаты. В бухгалтерской конфигурации стаж и ограничения контролируются слабее, поэтому перед проведением самостоятельно сверьте: правильно ли определён процент, не превышен ли максимум среднедневного заработка и не ниже ли сумма расчёта из МРОТ.
После проведения документа сумма больничного попадёт в документ «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц, где к ней применится НДФЛ. Обратите внимание: пособие по нетрудоспособности облагается НДФЛ полностью, включая часть за счёт СФР, но страховыми взносами не облагается.
Проводки и отражение в учёте
Часть пособия за первые три дня болезни относится на расходы работодателя. Типовая проводка: Дт 20 (25, 26, 44 — по месту работы сотрудника) Кт 70. Счёт затрат берётся из настроек учёта зарплаты сотрудника или подразделения.
Часть за счёт СФР отражается проводкой Дт 69.01 Кт 70 — эта сумма уменьшает задолженность перед фондом по взносам на случай временной нетрудоспособности. Удержание НДФЛ со всей суммы пособия: Дт 70 Кт 68.01.
В ЗУП проводки формируются при синхронизации с бухгалтерской программой или документом «Отражение зарплаты в бухучёте». В 1С:Бухгалтерии проводки создаются автоматически при проведении начисления. Проверить результат можно через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с субконто по сотруднику.
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Пособие за первые 3 дня (за счёт работодателя) | 20 / 25 / 26 / 44 | 70 |
| Пособие за счёт СФР | 69.01 | 70 |
| НДФЛ с суммы пособия | 70 | 68.01 |
| Выплата пособия сотруднику | 70 | 50 / 51 |
Выплата и отчётность
Больничный выплачивается вместе с ближайшей зарплатой или отдельной ведомостью — в ЗУП создайте «Ведомость в банк» (или в кассу) с видом выплаты «Больничный». НДФЛ с пособия перечисляется в общем порядке: по сроку уплаты пособия относятся к доходам, налог с которых уплачивается по итогам месяца выплаты.
В отчётности суммы больничного попадают в расчёт по страховым взносам (как необлагаемые выплаты с выделением сумм за счёт СФР), в 6-НДФЛ — как доход сотрудника, а сведения для возмещения или проактивной выплаты передаются в СФР автоматически через 1С-Отчётность. Если работает прямой обмен, после проведения больничного программа сформирует ответ на запрос фонда без дополнительных действий.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — расчёт из МРОТ вместо фактического заработка из-за отсутствия справок. Решение: внесите справку о заработке документом «Справка для расчёта пособий» (в ЗУП) или вручную скорректируйте средний заработок (в Бухгалтерии), затем пересчитайте больничный кнопкой «Исправить» или отменой проведения.
Вторая распространённая ошибка — двойная оплата первых трёх дней при листке-продолжении, когда пользователь не установил признак продолжения. Третья — неверный месяц начисления у переходящего больничного, из-за чего сумма попадает не в ту ведомость и искажает 6-НДФЛ. В обоих случаях документ нужно отменить и создать заново с правильными параметрами, а не править суммы вручную.
Как проверить результат
Разделена на части работодателя и СФР, среднедневной заработок в пределах ограничений
Вся сумма за счёт работодателя или расчёт из МРОТ без причины
Дт 20/26 Кт 70 и Дт 69.01 Кт 70, НДФЛ на 68.01
Вся сумма на счёте затрат или отсутствует НДФЛ
Больничный включён, сумма к выплате за минусом НДФЛ
Документа нет в ведомости или сумма без удержания налога
Пособие в необлагаемых суммах РСВ и в 6-НДФЛ
Больничный попал в базу по взносам
FAQ: частые вопросы
Можно ли начислить больничный, если обмен с СФР не настроен?
Да. Документ «Больничный лист» можно заполнить вручную по данным, которые сотрудник сообщил (номер ЭЛН, даты, код причины). Но для зачёта расходов фондом обмен всё равно потребуется — данные для назначения выплаты передаются в СФР в электронном виде, поэтому обмен через 1С-Отчётность рано или поздно настроить придётся.
Как оплачивается больничный по уходу за ребёнком?
В документе выбирается код причины нетрудоспособности «уход за больным ребёнком». Вся сумма оплачивается за счёт СФР с первого дня, части работодателя нет. Процент зависит от стажа и способа лечения: при амбулаторном лечении после определённого количества дней ставка снижается — программа учитывает это автоматически при корректном коде.
Что делать, если больничный принесли после закрытия месяца?
Создайте документ текущей датой, но с фактическим периодом нетрудоспособности. Программа отразит начисление в том месяце, в котором больничный принят к учёту, — это корректно для НДФЛ и взносов. Отдельно проверьте, не нужно ли сторнировать лишне начисленную зарплату за дни болезни: в ЗУП это делается автоматически через механизм вытеснения.
Облагается ли больничный взносами на травматизм?
Нет. Пособие по временной нетрудоспособности не входит в базу ни по страховым взносам на обязательное страхование, ни по взносам от несчастных случаев. Если в отчёте сумма пособия попала в облагаемую базу, проверьте настройки вида начисления — у него должен быть соответствующий вид дохода для целей взносов.
Как исправить уже проведённый больничный с ошибкой?
В ЗУП используйте кнопку «Исправить» в документе — программа создаст корректировочный документ, который сторнирует старый расчёт и начислит новый. В 1С:Бухгалтерии отмените проведение, исправьте данные и проведите заново, либо создайте новый документ с корректными параметрами. Не редактируйте суммы вручную в проведённом документе — это ломает связь с отчётностью.
Нужно ли отражать больничный в табеле учёта рабочего времени?
Да, дни болезни отмечаются в табеле кодом «Б» (или «Т» для отдельных случаев). В ЗУП табель заполняется автоматически на основании документа «Больничный лист» после его проведения. В 1С:Бухгалтерии при ручном ведении табеля отметки вносятся самостоятельно — не забудьте это сделать, иначе дни болезни останутся рабочими.
Что важно запомнить
Больничный начисляется документом «Больничный лист»: первые три дня — за счёт работодателя (Дт 20/26 Кт 70), остальное — за счёт СФР (Дт 69.01 Кт 70). Пособие облагается НДФЛ, но не облагается взносами. Перед проведением проверьте стаж, средний заработок и статус ЭЛН, после — деление суммы на части и попадание в ведомость.