Как в 1С ЗУП начислить материальную помощь родственникам умершего сотрудника

Выплата материальной помощи родственникам умершего сотрудника — ситуация, которая регулярно ставит расчетчика в тупик: получатель не является работником организации, нужно отдельно решить вопросы по НДФЛ и страховым взносам, а само начисление должно корректно попасть в отчетность. В 1С:ЗУП для этого есть рабочая схема, но она требует правильной настройки вида начисления и аккуратного оформления документов.

Ключевая особенность: выплата производится не сотруднику, а третьему лицу — члену его семьи. С точки зрения НК РФ такая помощь в связи со смертью работника, выплачиваемая членам его семьи, не облагается НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ), а страховые взносы не начисляются, поскольку получатель не состоит в трудовых отношениях с организацией. Именно эти налоговые настройки определяют всю дальнейшую методику в программе.

Ниже разобраны варианты оформления в зависимости от того, выплачивается ли помощь самому умершему сотруднику (окончательный расчет) или его родственникам, как настроить вид начисления, какими документами отразить выплату и как проверить, что сумма корректно попала в 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам.

Определите, кому юридически выплачивается помощь

Прежде чем открывать программу, нужно ответить на главный вопрос: кто является получателем выплаты по документам. От этого зависит вся схема отражения в 1С ЗУП. Возможны две принципиально разные ситуации.

Первая — организация выплачивает материальную помощь непосредственно членам семьи умершего (супругу, родителям, детям) по приказу руководителя. Это отдельная выплата третьему лицу, не связанная с трудовым договором. Вторая — выплачиваются суммы, причитавшиеся самому умершему сотруднику (зарплата, компенсация отпуска, а также матпомощь, положенная ему по локальным актам), которые передаются членам семьи в порядке ст. 141 ТК РФ и ст. 1183 ГК РФ.

Два сценария выплаты

Помощь адресована родственникам

Отдельный приказ о выплате матпомощи члену семьи. Начисляется на получателя-физлицо, НДФЛ не облагается у близких родственников, взносов нет.

Выплата причитающихся умершему сумм

Начисление проводится на самого сотрудника (окончательный расчет при увольнении в связи со смертью), а получателем в ведомости указывается член семьи по документам о родстве.

Смешивать эти сценарии нельзя: в первом случае налоговый статус определяется получателем, во втором — умершим работником. Ошибка на этом этапе приводит к неверному расчету НДФЛ и искажению отчетности.

Настройте вид начисления для материальной помощи

Если в базе еще нет подходящего вида расчета, создайте его в разделе «Настройка — Начисления». Можно скопировать типовой вид «Материальная помощь» и скорректировать налоговые параметры. Именно настройки налогообложения здесь критичны.

Для помощи, выплачиваемой членам семьи в связи со смертью работника, на вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите: НДФЛ — не облагается (если получатели — члены семьи по определению Семейного кодекса: супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные). Если помощь выплачивается лицам, не входящим в этот круг, применяется код дохода 2710 с необлагаемым лимитом 4000 рублей в год — тогда укажите код дохода 2710 и код вычета 503.

По страховым взносам выберите вариант, соответствующий доходу, не являющемуся объектом обложения, поскольку выплата производится лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией. В учете среднего заработка начисление включать не нужно.

Зарегистрируйте получателя в программе

Документы начисления в ЗУП требуют указания сотрудника, поэтому для родственника есть два подхода. Первый — завести физическое лицо в справочнике «Физические лица» и оформить его как сотрудника без трудового договора (в некоторых конфигурациях — через «Сотрудники» с признаком, что трудовые отношения не оформляются). Второй — начислить сумму на умершего сотрудника и при выплате указать получателя-наследника.

На практике для разовой помощи родственникам чаще используют первый подход: создают физлицо с паспортными данными, ИНН (при наличии) и адресом. Это нужно для корректного формирования справок о доходах и реестров. Проверьте, что у физлица заполнены данные, необходимые для персонифицированной отчетности, — иначе отчеты могут не пройти форматно-логический контроль.

Проведите начисление документом

Для начисления используйте документ «Материальная помощь» (раздел «Зарплата») — он специально предназначен для таких выплат и корректно работает с кодами доходов и вычетов. Если в вашей версии программы документ недоступен или не подходит, воспользуйтесь «Разовое начисление» (раздел «Зарплата — Разовые начисления»), указав созданный вид расчета.

В документе укажите получателя (родственника), дату начисления, сумму и при необходимости основание — реквизиты приказа. Дата документа важна для НДФЛ: датой фактического получения дохода считается день выплаты, поэтому начисление и выплату логично проводить в одном периоде.

1. 1
   Создайте или проверьте вид начисления: НДФЛ — не облагается (или код 2710/вычет 503), взносы — не начисляются
2. 2
   Зарегистрируйте физлицо-получателя с полными персональными данными
3. 3
   Оформите документ «Материальная помощь» или «Разовое начисление» на получателя
4. 4
   Проверьте в документе отсутствие НДФЛ и взносов на соответствующих вкладках
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату с фактической датой выплаты

Оформите выплату и проверьте НДФЛ

Выплата проводится стандартной ведомостью: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа передачи денег. Если получатель не является сотрудником в полном смысле, убедитесь, что он подбирается в ведомость; при необходимости измените настройку отбора получателей в ведомости.

Если применяется код дохода 2710 с вычетом 503 (получатель — не член семьи), проверьте, что программа удержала НДФЛ только с суммы превышения 4000 рублей. Сумма удержанного налога отображается на вкладке «НДФЛ» ведомости. Для членов семьи НДФЛ в ведомости быть не должно вовсе.

Отдельно проверьте, что по умершему сотруднику ранее корректно оформлено увольнение в связи со смертью (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) с окончательным расчетом: начисление помощи родственникам не должно «прилипнуть» к расчету при увольнении, это разные выплаты с разным налоговым режимом.

Проверьте отражение в отчетности

После выплаты убедитесь, что суммы правильно попали в регламентированную отчетность. В 6-НДФЛ необлагаемая помощь членам семьи, как правило, не отражается вовсе, а помощь с кодом 2710 отражается с вычетом 503 и налогом с превышения. В расчете по страховым взносам выплата не должна попадать в облагаемую базу — проверьте это по карточке учета взносов физлица.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «НДФЛ» в документе начисления

Норма

Налог отсутствует (член семьи) или исчислен только с суммы свыше 4000 руб.

Тревожный признак

НДФЛ удержан со всей суммы — неверный код дохода или вид начисления

Взносы по физлицу

Норма

База по взносам не увеличилась на сумму помощи

Тревожный признак

Сумма попала в базу — неверна настройка обложения взносами

6-НДФЛ

Норма

Выплата с кодом 2710 отражена с вычетом 503; необлагаемая помощь члену семьи не искажает отчет

Тревожный признак

Помощь отражена как обычный доход без вычета или дублируется

Если отчетность уже сдана с ошибкой, потребуется уточненный расчет. До сдачи отчетов исправить настройку вида начисления и перепровести документы проще, чем корректировать уже представленные формы.

Частые вопросы

Облагается ли НДФЛ помощь, выплаченная супруге умершего сотрудника?

Нет, если получатель — член семьи (супруг, родитель, ребенок) и помощь выплачена именно в связи со смертью работника. Такая выплата полностью освобождается от НДФЛ без ограничения по сумме. Основание — приказ руководителя и документы, подтверждающие родство и факт смерти.

Что делать, если помощь выплачивается гражданской супруге, не состоявшей в официальном браке?

Она не признается членом семьи по Семейному кодексу, поэтому полное освобождение не применяется. Используйте код дохода 2710 с вычетом 503: необлагаемыми останутся 4000 рублей в год, с превышения удержите НДФЛ.

Нужно ли начислять страховые взносы на такую выплату?

Нет. Получатель не состоит с организацией в трудовых или гражданско-правовых отношениях, поэтому выплата не является объектом обложения страховыми взносами. В виде начисления должна стоять соответствующая настройка.

Можно ли провести выплату через умершего сотрудника, не заводя родственника в базу?

Так поступают, когда выплачиваются суммы, причитавшиеся самому умершему (зарплата, компенсации): начисление оформляется на сотрудника, а в ведомости указывается получатель-член семьи. Для помощи, адресованной именно родственникам, корректнее завести получателя отдельно — иначе налоговый статус выплаты будет отражен неверно.

Какими документами подтвердить право на выплату?

Основание — приказ руководителя о выплате материальной помощи, заявление родственника, копия свидетельства о смерти и документы о родстве (свидетельство о браке, о рождении). Эти документы хранятся вместе с расчетными и подтверждают необлагаемый статус выплаты при проверке.

Помощь выплатили, но в 6-НДФЛ она отразилась с налогом. Как исправить?

Проверьте вид начисления: вероятно, указан облагаемый код дохода. Исправьте настройку, перепроведите документы начисления и выплаты, затем сформируйте уточненный 6-НДФЛ за соответствующий период. Если налог был фактически удержан и перечислен, оформите возврат излишне удержанного НДФЛ получателю.