Как в 1С ЗУП начислить командировочные

Оплата командировки в 1С:ЗУП выполняется отдельным кадрово-расчётным документом, который одновременно фиксирует отсутствие сотрудника на рабочем месте и начисляет ему средний заработок за дни поездки. Программа автоматически рассчитывает среднедневной заработок за расчётный период, освобождает сотрудника от планового начисления по окладу за дни командировки и формирует проводки при отражении зарплаты в учёте.

Перед начислением важно разделить две составляющие: оплату дней командировки по среднему заработку и суточные. В ЗУП это разные начисления с разным налоговым режимом: средний заработок облагается НДФЛ и взносами в полном объёме, а суточные — только в части превышения норм, установленных законодательством. Смешивание этих выплат в одном виде расчёта — частая причина ошибок в отчётности.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек вида расчёта до проверки результата в расчётном листке и отчётах по НДФЛ. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1, в более ранних версиях названия документов могут отличаться.

Проверка настроек перед первым начислением

Прежде чем оформлять первую командировку, убедитесь, что в программе включён соответствующий функционал. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и на закладке «Учёт отсутствий» проверьте, что установлен флаг «Командировки». Без этого флага документ «Командировка» будет недоступен в списке документов.

Далее проверьте сам вид расчёта: «Настройка» → «Начисления» → найдите «Командировка» (или «Оплата командировки»). В нём должны быть заданы: назначение «Оплата времени отсутствия», способ расчёта по среднему заработку, обложение НДФЛ с кодом дохода 2000 и обложение страховыми взносами в полном объёме. В типовой поставке эти настройки уже корректны, менять их без понимания последствий не стоит.

Отдельно проверьте начисление для суточных. В типовой конфигурации оно может называться «Суточные» с кодом дохода НДФЛ 2015 (для сумм сверх нормы) и настройкой взносов «не облагаются в пределах норм». Если такого начисления нет, создайте его копированием аналогичного необлагаемого дохода и задайте правильные коды — от этого зависит корректность отчётов 6-НДФЛ и РСВ.

Оформление документа «Командировка»

Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Командировки» (также доступен из раздела «Зарплата»). Создайте новый документ и заполните обязательные поля: организацию, сотрудника, даты начала и окончания командировки. Программа сразу покажет количество дней и рассчитает среднедневной заработок по данным последних 12 календарных месяцев.

Обратите внимание на флаг «Освободить ставку на период отсутствия» — он нужен, если на время командировки на место сотрудника принимают другого работника без превышения штатной расстановки. Флаг «Учитывать как командировку в выходные» или отдельные настройки оплаты выходных дней используйте, когда сотрудник фактически работал в выходной в командировке: такие дни оплачиваются не по среднему, а в двойном размере либо с предоставлением отгула.

После проведения документ делает две вещи: регистрирует отсутствие сотрудника (в табеле дни командировки отразятся кодом «К») и начисляет оплату по среднему заработку. При расчёте зарплаты за месяц оклад сотрудника будет автоматически уменьшен пропорционально дням отсутствия — вручную ничего сторнировать не нужно.

1. 1
   Включите учёт командировок в настройке состава начислений
2. 2
   Создайте документ «Командировка» и укажите сотрудника и период
3. 3
   Проверьте расчёт среднедневного заработка по ссылке в документе
4. 4
   Отметьте оплату выходных дней, если сотрудник работал в командировке в выходной
5. 5
   Проведите документ и проверьте табель: дни должны отразиться кодом «К»
6. 6
   Начислите суточные отдельным документом «Разовое начисление»

Как программа считает средний заработок

Среднедневной заработок определяется как отношение начисленной зарплаты за расчётный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу командировки) к числу фактически отработанных в нём дней. Из расчёта исключаются периоды больничных, отпусков, предыдущих командировок и других отсутствий с сохранением среднего заработка.

Чтобы посмотреть детализацию, в документе «Командировка» нажмите на сумму среднего заработка или кнопку с изображением калькулятора — откроется форма с помесячной расшифровкой базы и отработанных дней. Если сотрудник отработал меньше года или только принят, программа рассчитает средний из фактически отработанного периода; при командировке в первый месяц работы — из оклада.

Если средний заработок выглядит заниженным, проверьте, попали ли в базу премии. Годовые и квартальные премии учитываются по особым правилам, и если премия начислена документом с неверно указанным периодом, она может не попасть в расчёт. Также проверьте, не проведена ли команда «Отмена» по каким-то начислениям расчётного периода.

Контрольные точки

Как проверить расчёт среднего заработка

Расчётный период в форме расчёта

Норма

12 месяцев, предшествующих месяцу командировки

Тревожный признак

Период короче без объективной причины или захватывает лишние месяцы

Отработанные дни в расчётном периоде

Норма

Совпадают с табелем за вычетом отпусков и больничных

Тревожный признак

Дни командировок или отпусков включены как отработанные

Сумма начисления в документе

Норма

Среднедневной заработок × рабочие дни по графику сотрудника

Тревожный признак

Оплачены календарные дни или дни не по графику сотрудника

Начисление суточных

Суточные в ЗУП не рассчитываются автоматически из документа «Командировка» — их начисляют отдельно. Самый простой способ: документ «Зарплата» → «Разовые начисления» (или «Премии и разовые начисления» в зависимости от настроек), где выбирается вид расчёта «Суточные» и вручную указывается сумма по данным авансового отчёта.

Если командировок много, удобнее настроить постоянное начисление не получится — суммы каждый раз разные, поэтому разовое начисление остаётся основным инструментом. Некоторые организации создают отдельные виды расчёта «Суточные в пределах нормы» и «Суточные сверх нормы», чтобы разделить необлагаемую и облагаемую части уже на этапе ввода.

Налоговый режим суточных: суммы в пределах установленных норм не облагаются НДФЛ и взносами, превышение облагается и тем и другим. Конкретные нормы зависят от вида командировки (внутренняя или заграничная) и действующего законодательства — сверяйте актуальные значения в нормативных источниках, а не в старых памятках. В ЗУП нормы не контролируются автоматически: программа облагает то, что указано в настройке вида расчёта, поэтому разделение сумм — ответственность расчётчика.

Командировка в выходные и праздничные дни

Если сотрудник ехал к месту командировки или обратно в выходной день, либо работал в выходной по распоряжению руководителя, такой день оплачивается по особым правилам: в двойном размере от дневной ставки или в одинарном с предоставлением другого дня отдыха. По среднему заработку такие дни не оплачиваются.

В ЗУП для этого в документе «Командировка» предусмотрен механизм оплаты выходных: установите соответствующий флаг и укажите дни. Программа создаст начисление «Оплата работы в выходные и праздничные дни» в дополнение к среднему заработку за будние дни. Альтернативный вариант — оформить отдельный документ «Работа в выходные и праздничные дни», но тогда следите, чтобы дни не задвоились с периодом командировки.

Если сотрудник выбрал отгул вместо двойной оплаты, день в командировке оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оформляется документом «Отгул» или отражается в табеле без начисления. Зафиксируйте выбор сотрудника письменно — при проверке это первое, что спросят.

Проверка результата и отражение в отчётах

После начисления зарплаты за месяц откройте расчётный листок сотрудника: там должны быть строки «Оплата командировки» с суммой по среднему, уменьшенный оклад (оплата по окладу за фактически отработанные дни) и, при наличии, суточные и оплата выходных. Если оклад не уменьшился — проверьте, проведён ли документ «Командировка» и попадает ли его период в расчётный месяц.

Для проверки НДФЛ сформируйте «Налоги и взносы» → «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или справку о доходах сотрудника: средний заработок должен пройти с кодом 2000, суточные сверх нормы — со своим кодом. В отчёте по взносам (РСВ) средний заработок попадает в облагаемую базу полностью, суточные — только в части превышения норм.

Табель рабочего времени (отчёт «Табель Т-13») должен показать дни командировки кодом «К» или цифровым кодом 06. Если вместо этого стоят явки — документ командировки не проведён или даты указаны неверно. Расхождение табеля с расчётным листком — верный признак того, что где-то документ остался в черновике.

Частые вопросы и нестандартные ситуации

Если командировка переходит на следующий месяц, документ оформляется один раз с полным периодом, но начисление распределяется по месяцам автоматически при расчёте зарплаты каждого месяца. Следите, чтобы расчёт среднего заработка не пересчитывался задним числом после изменения данных расчётного периода — при необходимости используйте механизм перерасчётов.

Доплата до оклада за время командировки (когда средний заработок ниже оклада и локальным актом предусмотрена доплата) оформляется отдельным видом расчёта с формулой «Макс(Оклад пропорционально дням − Средний заработок, 0)» или через механизм «Доплата до среднего заработка», если он включён в настройках. Такая доплата полностью облагается НДФЛ и взносами.

FAQ

Можно ли оформить командировку задним числом?

Технически да: документ создаётся любой датой, и при следующем расчёте зарплаты программа выполнит перерасчёт. Но если зарплата за тот месяц уже выплачена и отчёты сданы, потребуется корректировка 6-НДФЛ и, возможно, РСВ. Оформляйте документ до закрытия месяца.

Почему в документе «Командировка» средний заработок равен нулю?

Чаще всего сотрудник не имеет начислений в расчётном периоде: только принят, находился в длительном отпуске без сохранения зарплаты или его начисления проведены с ошибочными датами. Проверьте расчётный листок за предыдущие месяцы и детализацию расчёта среднего в самом документе.

Как отразить командировку совместителя?

Документ «Командировка» создаётся отдельно по каждому месту работы: по основному и по внутреннему совместительству. Средний заработок рассчитывается по каждой должности независимо, из своей базы начислений.

Нужно ли начислять суточные через ЗУП, если они выплачиваются из кассы до поездки?

Если суточные выдаются авансом и не превышают нормы, многие организации не проводят их через ЗУП вовсе, отражая только в бухучёте. Но часть сверх нормы обязательно должна пройти через зарплатный учёт как облагаемый доход — иначе НДФЛ и взносы с превышения не будут исчислены.

Что делать, если командировка отменена после проведения документа?

Отмените проведение документа «Командировка» или пометьте его на удаление до расчёта зарплаты. Если зарплата уже рассчитана, после отмены документа выполните перерасчёт сотрудника, чтобы восстановить оклад и убрать начисление по среднему.