Другое · 9 мин
Как в 1С ЗУП изменить штатное расписание и повысить зарплату
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП изменить штатное расписание, повысить оклады сотрудникам, оформить индексацию и проверить результат в расчёте зарплаты.
Повышение зарплаты сотрудникам в 1С:ЗУП оформляется не прямым редактированием начислений в карточке работника, а документами, которые фиксируют изменение условий труда. Если в программе ведётся штатное расписание, сначала изменяют позиции штатного расписания, затем регистрируют кадровый перевод или изменение оплаты сотрудников. Такой порядок обеспечивает корректную историю изменений, правильный расчёт среднего заработка и отсутствие ошибок при начислении зарплаты.
Ошибка многих пользователей — попытка просто поменять сумму оклада в документе «Начисление зарплаты и взносов» или в приёме на работу задним числом. Это приводит к пересчёту прошлых периодов, расхождениям в отчётах и проблемам при проверках. Ниже рассмотрен правильный порядок действий для типовых сценариев: массовой индексации, точечного повышения оклада одному сотруднику и изменения структуры штатного расписания.
Подготовка: что проверить перед изменением
Прежде чем вносить изменения, убедитесь, что в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания и, при необходимости, история его изменений. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» → «Штатное расписание». Если история отключена, изменения затрут прежние данные, и восстановить, какой оклад действовал раньше, будет невозможно без копии базы.
Определите дату, с которой действует повышение. Зарплатные изменения вступают в силу с начала месяца или с конкретной даты — от этого зависит, будет ли месяц перехода рассчитан пропорционально. Также проверьте, все ли сотрудники, которых касается повышение, занимают позиции штатного расписания, а не оформлены вне его.
Изменение штатного расписания
Основной инструмент — документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Изменения штатного расписания»). Создайте новый документ, укажите организацию, подразделение при необходимости и дату вступления изменений в силу. В табличной части добавьте позиции, по которым меняется оплата, и установите новые значения окладов, тарифных ставок или надбавок.
Документ позволяет не только менять размер оплаты, но и корректировать количество ставок, закрывать позиции и добавлять новые. Для каждой изменяемой строки программа показывает текущие и новые значения, что удобно для контроля. После проведения документа новые условия начинают действовать с указанной даты, а прежние сохраняются в истории.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте документ
- 2Укажите дату изменения и подразделение
- 3Добавьте позиции и введите новые оклады или надбавки
- 4Проверьте итоговый фонд оплаты по документу
- 5Проведите документ и убедитесь, что в отчёте «Штатное расписание» отображаются новые значения
Массовое изменение окладов по подразделению
Если повышение затрагивает все позиции подразделения или всей организации, заполняйте документ подбором: кнопка «Добавить» → «Позиции» позволяет выбрать сразу несколько строк. Для пропорционального повышения удобнее не править каждую строку вручную, а воспользоваться механизмом индексации, который рассчитает новые оклады умножением на коэффициент.
Повышение зарплаты сотрудникам после изменения штатки
Изменение штатного расписания само по себе не меняет начисления конкретных людей — оно фиксирует новые условия по позициям. Чтобы сотрудники начали получать повышенную оплату, нужен кадровый документ. Стандартный путь — «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»), в котором на закладке «Оплата труда» отражается новый размер начислений.
В типовой конфигурации доступен и документ «Изменение оплаты труда», который меняет только состав и размер начислений без изменения должности или подразделения. Именно он подходит для «чистого» повышения оклада, когда условия труда остаются прежними. Дату документа ставьте ту же, что и в изменении штатного расписания, чтобы данные были синхронны.
Массовое повышение через индексацию заработка
Для повышения окладов всем или большой группе сотрудников на одинаковый процент используйте документ «Индексация заработка» (раздел «Зарплата» → «Индексация заработка»). Укажите коэффициент индексации, дату и список сотрудников — программа рассчитает новые размеры начислений автоматически. Этот документ также влияет на расчёт среднего заработка: при индексации средний заработок корректируется на коэффициент повышения, что требуется нормами трудового законодательства.
Способы повышения зарплаты в ЗУП
Подходит для точечного повышения отдельным сотрудникам или позициям с разными суммами
Оптимальна для массового повышения на единый коэффициент; корректно учитывается в среднем заработке
Используется, когда одновременно с окладом меняются должность, подразделение или график работы
Проверка результата в расчёте зарплаты
После проведения всех документов сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц действия новых окладов и проверьте нескольких сотрудников. Оклад в документе должен соответствовать новому значению, а если повышение произошло в середине месяца — сумма рассчитывается пропорционально отработанному времени по старому и новому окладу.
Дополнительно сверьтесь с отчётами: «Штатное расписание» покажет актуальные позиции, «Расчётный листок» — начисления конкретного сотрудника, а «Полная сводка начислений» позволит сравнить фонд оплаты до и после изменения. Если оклад в расчёте остался старым, проверьте дату кадрового документа и то, проведён ли он.
Как проверить результат
Совпадает с новым значением из изменения штатки
Начисляется старый оклад или пустое начисление
Начисление действует с даты повышения
Двойное начисление или разрыв в периоде действия
Отображаются новые оклады и история изменений
Старые значения или отсутствие записи об изменении
Типичные ошибки и их последствия
Самая распространённая ошибка — изменение оклада только в штатном расписании без кадрового документа сотруднику. В результате в расчёте зарплаты продолжает действовать старое начисление, и сотрудник недополучает деньги. Обратная ситуация — кадровый перевод проведён, а штатка не изменена: тогда возникает расхождение между плановым фондом оплаты и фактическими начислениями.
Вторая группа ошибок связана с датами. Если поставить дату повышения позже фактической, зарплату за прошлый период придётся доначислять отдельным документом. Если указать дату задним числом после того, как месяц уже рассчитан и выплачен, программа потребует перерасчёта, что повлияет на отчётность по НДФЛ и взносам.
Ограничения и когда нужен специалист
Описанные действия безопасны в типовой конфигурации при условии, что зарплата за затрагиваемые периоды ещё не рассчитана и не выплачена. Если повышение нужно оформить задним числом за закрытый период, потребуется перерасчёт с корректировкой отчётности — эту задачу лучше поручить специалисту по расчёту зарплаты или внедренцу 1С.
Отдельного внимания требуют ситуации с совместителями, сотрудниками в отпуске или на больничном на дату повышения, а также позиции с несколькими начислениями (оклад плюс надбавки в процентах). В этих случаях проверяйте расчёт по каждому сотруднику индивидуально, так как автоматическое заполнение может не учесть всех нюансов.
Что важно запомнить
Повышение зарплаты в 1С ЗУП оформляется парой документов: сначала «Изменение штатного расписания», затем «Изменение оплаты труда», «Кадровый перевод» или «Индексация заработка» той же датой. Прошлые документы не редактируют, результат проверяют в расчёте зарплаты и расчётном листке.
Частые вопросы
Можно ли повысить оклад, если штатное расписание в программе не ведётся?
Да. Если штатное расписание отключено в настройках, повышение оформляется только кадровым документом — «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод». Документ по штатке в этом случае не нужен.
Чем индексация отличается от обычного повышения оклада?
Индексация — это массовое повышение на единый коэффициент, она оформляется отдельным документом и влияет на расчёт среднего заработка: средний корректируется на коэффициент повышения. Точечное повышение отдельным сотрудникам оформляется изменением оплаты труда и на средний заработок влияет иначе.
Что делать, если зарплата за месяц повышения уже рассчитана со старым окладом?
Отмените проведение документа «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц, внесите кадровые документы с правильной датой и пересчитайте зарплату заново. Если деньги уже выплачены, разницу доначисляют в следующем периоде или отдельным документом.
Как повысить оклад только одному сотруднику, а не всей позиции?
Оформите «Изменение оплаты труда» только на этого сотрудника. Если по позиции штатного расписания работают несколько человек, а оклад нужен индивидуальный, в штатке можно задать оклад по позиции, а персональную надбавку — отдельным начислением в кадровом документе.
Нужно ли оформлять изменение штатки, если меняется только надбавка, а не оклад?
Да, если надбавка входит в состав начислений позиции штатного расписания. Любое изменение постоянных начислений отражается в штатке, чтобы плановый фонд оплаты труда соответствовал фактическому.