Как в 1С:ЗУП изменить оклады всем работникам

Массовое изменение окладов — типовая задача при индексации зарплаты, повышении МРОТ или пересмотре системы оплаты труда. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого не нужно редактировать каждого сотрудника вручную: есть специальные документы, которые подбирают работников списком и пересчитывают начисления по коэффициенту или новому значению.

Основной инструмент — документ «Изменение плановых начислений». Для индексации с дополнительным учётом коэффициента в среднем заработке используется «Изменение оплаты труда» (в некоторых релизах — «Изменение условий оплаты труда»). Выбор зависит от того, требуется ли учитывать повышение при расчёте среднего заработка для отпусков и командировок.

Перед любыми массовыми изменениями сделайте резервную копию информационной базы. Ошибочный коэффициент, применённый к сотням сотрудников, исправлять сложнее, чем восстановить копию и повторить операцию правильно.

Какой документ выбрать для изменения окладов

В ЗУП 3.1 существует несколько документов, меняющих оплату труда, и они не взаимозаменяемы полностью. «Изменение плановых начислений» просто фиксирует новые значения начислений с указанной даты. «Изменение оплаты труда» дополнительно позволяет отметить повышение как индексацию — тогда коэффициент будет учтён при расчёте среднего заработка.

Если в компании повышение окладов оформляется как индексация (а по ТК РФ индексация обязательна), корректнее использовать документ с признаком индексации. Иначе при расчёте отпускных программа не применит повышающий коэффициент к выплатам расчётного периода, и сотрудник потеряет деньги, а работодатель получит нарушение.

Сравнение вариантов

Изменение плановых начислений

Подходит для точечного или массового изменения окладов без требований индексации. Не влияет на коэффициент среднего заработка.

Изменение оплаты труда (с индексацией)

Используется при индексации зарплаты всем или части сотрудников. Коэффициент учитывается при расчёте среднего заработка для отпусков и командировок.

Кадровый перевод / Кадровый перевод списком

Нужен, если одновременно с окладом меняется должность, подразделение или график работы.

Подготовка: что проверить перед изменением

Сначала определите дату, с которой действуют новые оклады. Она должна совпадать с приказом по организации. Если приказ издан с 1-го числа месяца, а документ в программе провести с середины месяца, расчёт зарплаты за переходный месяц будет разбит на два периода — это корректно, но требует внимательности при проверке.

Проверьте, нет ли уже рассчитанной и выплаченной зарплаты за период, в который попадает дата изменения. Если зарплата за месяц рассчитана, а вы проводите изменение оклада задним числом в этот же месяц, программа при следующем расчёте сформирует перерасчёты. Это не всегда ошибка, но бухгалтер должен понимать, откуда появились доначисления.

Убедитесь, что у вас есть права на создание документов изменения начислений. Обычно это роль расчётчика или кадровика-расчётчика. Если документы недоступны, обратитесь к администратору системы.

Массовое изменение через «Изменение плановых начислений»

Откройте раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников» (в некоторых интерфейсах — «Кадры» → «Изменения оплаты труда») и создайте документ «Изменение плановых начислений». Укажите организацию и дату, с которой действуют новые оклады — поле «Дата изменения».

Нажмите кнопку «Заполнить» или «Подбор» и выберите сотрудников. Чтобы добавить всех работников организации, используйте подбор с отбором по организации без дополнительных ограничений. Если повышение касается отдельных подразделений или должностей, настройте отбор соответственно — это исключит случайное попадание лишних сотрудников в документ.

После заполнения табличной части задайте новые значения. Есть два способа: указать коэффициент повышения (например, 1,1 для повышения на 10%) — программа пересчитает все плановые начисления пропорционально, либо вручную установить новый оклад по каждой строке. Коэффициент удобен при едином проценте индексации, ручной ввод — когда суммы разные.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы и сверьте дату изменения с приказом
2. 2
   Создайте документ «Изменение плановых начислений», укажите организацию и дату изменения
3. 3
   Заполните список сотрудников через «Заполнить» или «Подбор» с нужным отбором
4. 4
   Установите коэффициент повышения или введите новые оклады вручную
5. 5
   Проверьте несколько строк вручную: старый оклад × коэффициент = новый оклад
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт зарплаты за новый период по контрольным сотрудникам

Индексация с учётом в среднем заработке

Если повышение оформляется как индексация, создайте документ «Изменение оплаты труда» (либо в «Изменении плановых начислений» включите соответствующий признак, если он доступен в вашем релизе). В документе установите флаг «Учитывать как индексацию заработка» и укажите коэффициент индексации.

Программа сохранит коэффициент в регистрах, и при расчёте среднего заработка выплаты расчётного периода до даты повышения будут проиндексированы. Это соответствует требованиям Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы: при повышении окладов всем сотрудникам организации или структурного подразделения средний заработок индексируется.

Важный нюанс: индексация среднего заработка применяется, только если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, подразделения). Если оклады выросли выборочно, коэффициент применять нельзя — и документ с признаком индексации использовать не следует.

Изменение окладов вместе с кадровыми данными

Если одновременно с окладом меняется должность, подразделение или график, одного документа изменения начислений недостаточно — эти сведения хранятся в кадровых документах. Используйте «Кадровый перевод» для отдельных сотрудников или «Кадровый перевод списком» для группы.

В кадровом переводе на вкладке «Оплата труда» также меняются начисления, поэтому можно совместить обе задачи в одном документе. Но не дублируйте: если оклад изменён кадровым переводом, проводить ещё и «Изменение плановых начислений» на ту же дату и то же начисление не нужно — иначе появятся конфликтующие записи.

Проверьте, какие начисления зависят от оклада: премии в процентах, районный коэффициент, доплаты. При изменении оклада они пересчитаются автоматически, так как база расчёта изменилась. Отдельно менять их не требуется.

Проверка результата после проведения

Сразу после проведения документа откройте карточку двух-трёх сотрудников из списка: «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Начисления и удержания» (или отчёт «Изменения оплаты труда»). Убедитесь, что с даты изменения действует новый оклад, а старый завершён предыдущей датой.

Затем выполните контрольный расчёт: создайте «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц действия новых окладов и проверьте суммы по нескольким сотрудникам. Оклад должен начислиться по новому значению с учётом отработанного времени, а зависимые премии — от новой базы.

Полезный отчёт для сверки — «Штатное расписание» и «Анализ ФОТ» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Сравните фонд оплаты труда до и после изменения: разница должна соответствовать проценту повышения с поправкой на вакансии и увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Плановое начисление сотрудника

Норма

С даты изменения действует новый оклад, старый завершён

Тревожный признак

Действуют оба оклада одновременно или новый не появился

Расчёт зарплаты за новый месяц

Норма

Оклад начислен по новому значению, премии пересчитаны от него

Тревожный признак

Начисление идёт по старому окладу или задвоилось

Средний заработок при отпуске

Норма

При индексации применён повышающий коэффициент к прошлым выплатам

Тревожный признак

Коэффициент не применяется, хотя индексация была общей

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неправильная дата изменения. Если в приказе повышение с 1-го числа, а в документе стоит дата его ввода, зарплата за переходный месяц рассчитается неверно, и потребуется сторнирование. Всегда сверяйте «Дату изменения» с приказом до проведения.

Вторая ошибка — применение коэффициента к начислениям, которые не должны индексироваться: например, к фиксированным доплатам в твёрдой сумме. Перед применением коэффициента просмотрите табличную часть и при необходимости скорректируйте отдельные строки вручную.

Третья проблема — изменение окладов в обход документов, прямой правкой в карточке сотрудника или штатном расписании без согласования с режимом учёта. В ЗУП 3.1 плановые начисления должны назначаться документами, иначе история изменений теряется и расчёты становятся непрозрачными.

Особые сценарии

Изменение только в штатном расписании

Если ведётся штатное расписание, изменение окладов по позициям оформляется документом «Изменение штатного расписания». Но само по себе оно не меняет начисления уже принятых сотрудников — для них всё равно нужен документ изменения оплаты труда. В настройках учётной политики можно включить автоматическое предложение изменить начисления сотрудников при изменении позиции, тогда программа подскажет нужный документ.

Повышение до уровня МРОТ

При повышении МРОТ проверьте сотрудников с минимальными окладами отчётом по начислениям. Доведение до МРОТ — это тоже изменение плановых начислений, но процент у каждого сотрудника свой, поэтому коэффициент не подойдёт: заполните документ и введите новые суммы вручную или через механизм доплаты до МРОТ, если он используется.

Перед массовой операцией удобно выгрузить текущие оклады в таблицу (отчёт «Штатное расписание» или «Изменения оплаты труда»), просчитать новые значения в ней и сверить с тем, что получилось в документе после применения коэффициента. Расхождения сразу покажут строки, которые программа обработала иначе, чем ожидалось.

Частые вопросы

Можно ли изменить оклады сразу по нескольким организациям?

Одним документом — нет: документ изменения начислений создаётся в рамках одной организации. Для каждой организации создайте отдельный документ. Списки сотрудников можно копировать или заполнять подбором повторно — это занимает немного времени даже при большом штате.

Что делать, если документ провели с ошибочным коэффициентом?

Если зарплата за затронутый период ещё не рассчитана, просто отмените проведение документа и создайте новый с правильными значениями. Если расчёт уже выполнен, пометьте ошибочный документ на удаление, пересчитайте начисления заново и проверьте отсутствие перерасчётов в следующем периоде. При выплаченной зарплате и сданной отчётности действуйте через сторнирование и корректирующие документы.

Нужно ли менять оклад совместителям и сотрудникам на неполной ставке?

Да, если индексация общая. В ЗУП оклад обычно хранится как полная ставка, а фактическое начисление рассчитывается пропорционально отработанному времени или доле ставки. При изменении оклада документом пропорциональный расчёт сохранится автоматически — отдельных действий не требуется.

Почему после изменения оклада премия не пересчиталась?

Проверьте формулу премии в настройках начисления: если премия задана фиксированной суммой, а не процентом от оклада, она не зависит от оклада и не изменится. Также убедитесь, что в документе изменения премия не была перезаписана вручную — при применении коэффициента программа могла зафиксировать её старое значение.

Как посмотреть историю изменения оклада конкретного сотрудника?

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» — там отображается история плановых начислений с датами и значениями. Альтернатива — отчёт «Изменения оплаты труда сотрудников» в разделе «Кадры» или «Зарплата» с отбором по сотруднику.

Влияет ли изменение оклада на уже начисленные отпускные?

Если индексация проведена после расчёта отпускных, но повышение действует в расчётном периоде или в периоде отпуска, средний заработок должен быть проиндексирован — потребуется перерасчёт отпускных. Проверьте документ отпуска: при корректно оформленной индексации программа предложит пересчитать средний заработок с коэффициентом.