Как добавить вид начисления в 1С

Вид начисления в 1С — это элемент плана видов расчёта, который определяет, как именно считается та или иная выплата сотруднику: оклад, премия, доплата за ночные часы, надбавка за стаж и так далее. От правильной настройки вида начисления зависят сумма в расчётном листке, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов и корректность отчётности в фонды.

Чаще всего новый вид начисления требуется, когда в компании появляется выплата, которой нет в типовой поставке: например, ежемесячная премия процентом от выручки, доплата за классность или компенсация питания. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП уже есть набор предопределённых начислений, и во многих случаях достаточно скопировать существующий вид и изменить параметры, а не создавать его с нуля.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) — основной конфигурации для расчёта зарплаты. Отдельно описаны особенности для 1С:Бухгалтерии, где механизм проще, и даны способы проверить, что начисление считается правильно.

Где в 1С хранятся виды начислений

В 1С:ЗУП 3.1 виды начислений находятся в разделе «Настройка — Начисления». Это список элементов плана видов расчёта «Начисления», где хранятся все выплаты: оклад, премии, доплаты, надбавки. Рядом, в разделе «Настройка — Удержания», находятся удержания — они настраиваются по похожему принципу, но имеют другой набор параметров.

Если пункт «Начисления» не виден, проверьте функциональность программы: раздел «Настройка — Реквизиты и настройки учёта зарплаты» или «Настройка — Функциональность». Некоторые виды расчёта (например, районный коэффициент, северная надбавка, доплаты за вредность) появляются в списке только после включения соответствующих опций в настройках учётной политики.

В 1С:Бухгалтерии 8 виды начислений расположены в разделе «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Начисления». Набор параметров там заметно скромнее: формулы произвольного вида задать нельзя, доступны только типовые способы расчёта (по окладу, по тарифу, фиксированной суммой и т.п.).

Подготовка: что определить до создания начисления

Прежде чем нажимать кнопку «Создать», ответьте на несколько вопросов — от ответов зависят настройки на вкладках формы. Ошибки на этом этапе — главная причина того, что начисление потом «не считается» или считается неправильно.

• Как считается выплата: фиксированной суммой, процентом от базы (каких начислений?), по формуле с показателями, по отработанному времени.
• Когда начисляется: ежемесячно при расчёте зарплаты, разовым документом, только в определённые месяцы.
• Облагается ли НДФЛ и каким кодом дохода (например, 2000 — оплата труда, 2002 — премия).
• Облагается ли страховыми взносами и входит ли в средний заработок для отпускных и больничных.
• Как отражается в бухучёте: на каком счёте и по какой статье затрат.

Если не уверены в налоговом статусе выплаты, уточните его у бухгалтера по зарплате или сверьтесь с локальными нормативными актами компании. Изменение налогообложения после того, как выплаты уже начислены, потребует перерасчётов и корректировки отчётности.

Создание вида начисления в 1С:ЗУП пошагово

Откройте «Настройка — Начисления» и нажмите «Создать». Заполните наименование — оно будет видно в расчётных листках, поэтому формулируйте понятно: «Премия ежемесячная процентом», а не «Премия новая». Затем пройдите по вкладкам формы.

Вкладка «Основное»: формула и назначение

В поле «Назначение начисления» выберите подходящий вариант: «Повременная оплата труда и надбавки», «Премия», «Компенсационная выплата» и т.д. От назначения зависит набор доступных настроек и поведение начисления при расчёте.

Поле «Начисление выполняется» определяет, когда программа будет считать выплату: «Ежемесячно» — при окончательном расчёте зарплаты, «По отдельному документу» — например, разовая премия документом «Премия», «Только если введён показатель» — когда расчётчик вводит значение вручную.

Формула подбирается из типовых или редактируется. Типовые варианты: Оклад / НормаДней ВремяВДнях, РасчетнаяБаза Процент / 100, фиксированная сумма. В расчётную базу включите те начисления, от которых считается процент — список настраивается на вкладке «Расчёт базы».

Вкладки «Зависимости», «Приоритет» и «Средний заработок»

На вкладке «Зависимости» укажите начисления и удержания, чья база включает этот вид расчёта, — например, если от новой премии считается районный коэффициент или удержание по исполнительному листу. На вкладке «Приоритет» программа обычно сама проставляет вытесняющие начисления (отпуск, больничный вытесняют повременную оплату) — для премий и доплат править этот список обычно не нужно.

1. 1
   Откройте «Настройка — Начисления» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните наименование, назначение и периодичность начисления
3. 3
   Задайте формулу и при необходимости расчётную базу
4. 4
   На вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите код НДФЛ, обложение взносами и способ отражения
5. 5
   Запишите начисление и назначьте его сотруднику кадровым документом
6. 6
   Проверьте расчёт на тестовом начислении зарплаты

Настройка налогов, взносов и отражения в учёте

Вкладка «Налоги, взносы, учёт» — самая ответственная часть. В поле «НДФЛ» выберите код дохода: 2000 для оплаты труда, 2002 для премий за производственные результаты, 4800 для прочих выплат. Неверный код приведёт к ошибкам в справках и расчёте 6-НДФЛ.

В поле «Страховые взносы» укажите вид дохода: «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами» — для большинства выплат в рамках трудовых отношений. Для выплат, не облагаемых взносами (некоторые компенсации), выбирается соответствующий вариант — но такие решения принимайте только с подтверждением нормативной базы.

«Способ отражения» определяет проводки при синхронизации с бухгалтерией: например, Дт 26 (44, 20) — Кт 70. Если способ не задан, начисление попадёт на способ по умолчанию из настроек организации или сотрудника, что не всегда корректно для специфических выплат.

Назначение начисления сотрудникам

Сам по себе созданный вид начисления ничего не считает — его нужно назначить сотруднику. Для плановых начислений используются кадровые документы: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» или «Назначение планового начисления». В табличной части документа добавьте новый вид расчёта и при необходимости укажите значения показателей (процент, сумму).

Для разовых выплат назначение не требуется — начисление вводится документами «Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь». Вид документа, которым вводится выплата, определяется настройкой «Начисление выполняется» в самом виде начисления.

Если начисление должно действовать для всех сотрудников подразделения или организации, используйте механизм «Начисления сотрудникам» через массовое изменение — это быстрее, чем править каждый кадровый документ вручную.

Проверка результата

После настройки выполните контрольный расчёт: создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, заполните его и найдите сотрудника с новым начислением. Сумма должна появиться в табличной части и совпасть с ручным расчётом по формуле.

Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника и отчёт «Налоги и взносы (кратко)»: убедитесь, что начисление попало в базу НДФЛ и взносов (или обоснованно не попало). Если сумма не рассчиталась, проверьте: назначено ли начисление сотруднику, заполнены ли показатели, не вытеснено ли оно другим видом расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Норма

Строка появляется, сумма совпадает с ручным расчётом

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — проверьте назначение и показатели

Расчётный листок сотрудника

Норма

Выплата отображается с понятным наименованием

Тревожный признак

Начисление отсутствует или дублируется

НДФЛ и взносы

Норма

База налога и взносов изменилась на сумму начисления

Тревожный признак

База не изменилась — проверьте вкладку «Налоги, взносы, учёт»

Особенности для 1С:Бухгалтерии и типичные ошибки

В 1С:Бухгалтерии 8 виды начислений создаются в разделе «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Начисления». Доступны ограниченные способы расчёта: фиксированной суммой, процентом, по окладу. Произвольные формулы и показатели не поддерживаются — для сложных расчётов нужна 1С:ЗУП. Назначение выполняется в документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод» либо напрямую в табличной части «Начисление зарплаты».

Ещё одна частая ситуация: начисление создано, назначено, но в расчёте сумма отличается от ожидаемой. Причина обычно в показателях — проверьте, какие значения введены для сотрудника (документ «Данные для расчёта зарплаты» или шаблоны показателей) и за какой период они действуют.

Частые вопросы

Можно ли скопировать существующий вид начисления вместо создания нового?

Да, и это рекомендуемый способ. Откройте похожее начисление, нажмите «Ещё — Скопировать», измените наименование и нужные параметры. Копирование сохраняет формулу, настройки налогов и зависимостей, что снижает риск ошибки.

Почему новое начисление не появляется в документе «Начисление зарплаты и взносов»?

Чаще всего оно просто не назначено сотруднику как плановое. Проверьте кадровые документы сотрудника. Если начисление разовое, оно вводится отдельным документом («Премия», «Разовое начисление»), а не строкой в общем расчёте.

Как добавить начисление, которое считается от произвольного показателя?

Сначала создайте показатель в разделе «Настройка — Показатели расчёта зарплаты» (например, «Количество сделок»). Затем используйте его в формуле вида начисления. Значения показателя вводятся документом «Данные для расчёта зарплаты» или в кадровых документах.

Нужно ли пересчитывать прошлые периоды после изменения вида начисления?

Если изменились настройки, влияющие на сумму или налоги (формула, код НДФЛ, обложение взносами), то ранее начисленные суммы автоматически не изменятся — потребуется перерасчёт документами «Перерасчёт» или «Возврат/доначисление», а также уточнённая отчётность. Поэтому критичные изменения лучше оформлять новым видом начисления с даты вступления в силу.

Чем вид начисления отличается от показателя расчёта?

Вид начисления — это сама выплата с формулой и настройками налогообложения. Показатель — переменная внутри формулы (оклад, процент, количество единиц). Один показатель может использоваться в нескольких видах начислений.

Можно ли добавить вид начисления без прав администратора?

Для создания и редактирования видов расчёта нужны права на изменение настроек учёта зарплаты — обычно это роль расчётчика или администратора. Рядовой пользователь с правами только на ввод кадровых документов новые виды начислений создать не сможет.