Другое · 10 мин
Как изменить оклады сотрудникам в 1С: ЗУП
Как изменить оклады сотрудникам в 1С ЗУП: кадровый перевод, изменение оплаты труда, индексация. Пошаговые инструкции, проверка результата и типичные ошибки.
Изменение оклада в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) нельзя выполнить простым редактированием карточки сотрудника — программа построена на документном учёте, и любое изменение условий оплаты труда оформляется отдельным документом с указанием даты вступления в силу. Такой подход обеспечивает корректный расчёт среднего заработка, индексации и хранение истории изменений.
В зависимости от ситуации используются разные документы: «Кадровый перевод» — для точечного изменения у одного сотрудника, «Изменение оплаты труда» — для групповых изменений, «Изменение плановых начислений» — для массовой индексации с коэффициентом. Выбор неправильного инструмента — самая частая причина ошибок в расчёте зарплаты.
Ниже разобраны все основные способы изменения оклада, порядок проверки результата и типичные ошибки, которые приводят к неверным начислениям.
Почему оклад нельзя изменить напрямую в карточке сотрудника
В карточке сотрудника (справочник «Сотрудники») отображаются текущие плановые начисления, но они доступны только для просмотра. Это сделано намеренно: каждое изменение оплаты труда должно иметь основание, дату и историю. От даты изменения оклада зависят расчёт среднего заработка для отпусков и больничных, учёт индексации при повышении окладов и корректное формирование расчётных листков.
Если бы оклад менялся прямым редактированием, программа не смогла бы определить, с какого дня действует новое значение, и все зависимые расчёты за прошлые периоды стали бы недостоверными. Поэтому любое изменение оформляется документом, который записывает новое значение в регистр плановых начислений с указанием периода действия.
Способ 1. Кадровый перевод — изменение оклада одному сотруднику
Документ «Кадровый перевод» подходит, когда изменение оклада связано с изменением условий трудового договора: переводом на другую должность, изменением графика работы или размера оплаты по приказу. Это самый универсальный способ для точечных изменений.
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Кадровый перевод». Укажите сотрудника и дату перевода — именно с этой даты начнёт действовать новый оклад. На вкладке «Оплата труда» установите флаг «Изменить начисления», найдите строку с окладом (оплатой по окладу) и введите новое значение в колонке с новым размером.
После проведения документа новое значение запишется в плановые начисления сотрудника. Проверить результат можно в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» или через отчёт «Штатное расписание», если изменение связано со штатной единицей.
- 1Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод
- 2Выберите сотрудника и укажите дату, с которой действует новый оклад
- 3На вкладке «Оплата труда» включите «Изменить начисления» и введите новый размер оклада
- 4Проведите документ и проверьте начисления в карточке сотрудника
Способ 2. Изменение оплаты труда — без кадрового перевода
Если условия трудового договора не меняются, а меняется только размер начислений, удобнее использовать документ «Изменение оплаты труда». Он находится в разделе «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» (в некоторых версиях — в разделе «Кадры»). Документ позволяет изменить начисления сразу нескольким сотрудникам, добавляя их списком.
Принципиальное отличие от кадрового перевода: документ не формирует кадровых движений и не влияет на штатное расписание. Это удобно, когда повышение оклада оформлено дополнительным соглашением и не требует перевода. В табличной части для каждого сотрудника укажите новое значение оклада и при необходимости скорректируйте другие начисления — надбавки, премии.
Обратите внимание на поле «Дата изменения» в шапке документа. Если указать первое число месяца, новый оклад будет применён при расчёте зарплаты за этот месяц целиком. Дата в середине месяца приведёт к расчёту пропорционально отработанным дням до и после изменения.
Способ 3. Массовая индексация окладов
Когда оклады повышаются всем сотрудникам организации или подразделения на одинаковый коэффициент, используйте документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» → «Изменение плановых начислений»). Документ позволяет заполнить список сотрудников автоматически — по организации, подразделению или позициям штатного расписания.
После заполнения списка укажите способ изменения: умножение на коэффициент или добавление фиксированной суммы. При индексации на процент введите коэффициент — например, 1,05 для повышения на 5 %. Программа пересчитает оклады всех сотрудников в списке. Перед проведением обязательно просмотрите итоговые значения: округление при умножении может дать некрасивые суммы вроде 43 217,40, которые обычно округляют вручную.
Дополнительно проверьте настройку учёта индексации в расчёте среднего заработка. Если повышение окладов проводится по всей организации, программа должна учитывать коэффициент индексации при расчёте отпускных и командировочных. Это включается в настройках расчёта зарплаты (раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты») и в самом документе индексации.
Изменение оклада в штатном расписании
Если в программе ведётся штатное расписание, оклад сотрудника связан с позицией штатного расписания. В этом случае корректная последовательность такова: сначала изменяется оклад в штатном расписании (документом «Изменение штатного расписания»), а затем изменение применяется к сотрудникам, занимающим эту позицию.
При создании кадрового перевода или изменения оплаты труда программа может подтянуть новый оклад из штатного расписания автоматически — для этого в настройках кадрового учёта должна быть включена соответствующая опция контроля соответствия начислений штатному расписанию. Если контроль включён, программа предупредит о расхождении между окладом сотрудника и окладом по штатной позиции.
Сравнение способов изменения оклада
Подходит для одного сотрудника при изменении условий трудового договора; создаёт кадровое движение
Для одного или нескольких сотрудников без кадровых движений; не влияет на штатное расписание
Массовая индексация с коэффициентом или фиксированной суммой; требует проверки списка перед проведением
Проверка результата после изменения
После проведения документа убедитесь, что новый оклад применился корректно. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» — в списке плановых начислений должно отображаться новое значение с датой начала действия. Старое значение при этом сохраняется в истории, что позволяет отследить все изменения.
Для контроля расчёта сформируйте пробный документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц изменения или расчётный листок сотрудника. Если оклад изменён с середины месяца, сумма начисления должна быть рассчитана пропорционально: часть дней по старому окладу, часть — по новому. Полное совпадение суммы с новым окладом при дате изменения в середине месяца — признак ошибки в дате документа.
Как проверить результат
Новый оклад с корректной датой начала действия
Старый оклад активен или дата действия неверна
Сумма пропорциональна дням до и после изменения
Начислен полный новый оклад за весь месяц
Видны оба значения — старое и новое
История отсутствует, значение перезатёрто
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка изменить оклад редактированием приёмного документа «Приём на работу» вместо создания нового документа. Это перезаписывает историю и искажает расчёт среднего заработка за прошлые периоды. Изменения всегда оформляются новым документом.
Вторая частая проблема — неверная дата документа. Если провести изменение текущей датой, а новый оклад должен действовать с начала месяца, расчёт за часть месяца будет выполнен по старому значению. Исправляется это изменением даты документа и пересчётом зарплаты за соответствующий период.
Третья ошибка — дублирование документов: сначала оклад меняют кадровым переводом, затем тем же сотрудникам — массовым документом индексации. В результате оклад задваивается или применяется не тот коэффициент. Перед массовой индексацией сверьте список с уже проведёнными изменениями за период.
Учитывайте и ограничения прав доступа: если документы изменения оплаты недоступны в меню, у пользователя может не быть роли кадровика или расчётчика. В этом случае права настраивает администратор через профили групп доступа.
Что важно запомнить
Оклад в 1С ЗУП меняется только документом с датой вступления в силу: кадровым переводом, изменением оплаты труда или массовой индексацией. После проведения проверьте плановые начисления в карточке сотрудника и пробный расчёт зарплаты за переходный месяц.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить оклад задним числом?
Технически да — документ проводится датой прошлого периода. Но если зарплата за этот период уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт: программа сформирует доначисление или сторнирование в текущем периоде. Это влияет на НДФЛ, взносы и отчётность, поэтому такие изменения лучше проводить до закрытия месяца.
Почему после изменения оклада зарплата считается по старому значению?
Чаще всего дата документа изменения попадает на следующий месяц, либо документ не проведён. Проверьте дату в шапке документа и статус проведения. Также убедитесь, что в документе «Начисление зарплаты и взносов» месяц начисления соответствует периоду действия нового оклада.
Как изменить оклад сотруднику в отпуске или на больничном?
Документ изменения проводится в обычном порядке — программа применит новый оклад с указанной даты. Однако расчёт среднего заработка для текущего отпуска или больничного не пересчитается автоматически: если повышение затрагивает расчётный период, проверьте необходимость перерасчёта с учётом коэффициента индексации.
Чем изменение оклада отличается от изменения надбавки?
Технически — ничем: оба начисления меняются одними и теми же документами на вкладке «Оплата труда». Разница только в методике: оклад — это гарантированная часть оплаты, изменение которой обычно оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, а надбавки могут устанавливаться локальными актами.
Нужно ли изменять штатное расписание при повышении оклада?
Если штатное расписание ведётся в программе — да, желательно: иначе оклад сотрудника будет расходиться с окладом по штатной позиции, и при включённом контроле программа выдаст предупреждение. Сначала создайте «Изменение штатного расписания», затем примените изменения к сотрудникам.
Как посмотреть историю изменений оклада сотрудника?
Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» — там отображается история плановых начислений с датами. Также историю можно получить отчётами по кадровым документам или через журнал «Изменения оплаты сотрудников» в разделе «Зарплата».