Как доначислить зарплату в 1С:ЗУП

Доначисление зарплаты в 1С:ЗУП требуется, когда после расчёта и выплаты обнаруживается ошибка: не учтена премия, неверно введены отсутствия, изменён оклад задним числом или сотруднику не доначислили отработанные дни. Программа предлагает несколько инструментов — от автоматического перерасчёта до ручного разового начисления, и выбор зависит от причины расхождения.

Главный принцип: доначисление оформляется документом текущего периода, а не исправлением «задним числом» в уже закрытом месяце. Так сохраняется корректная история расчётов, правильно формируются регистры НДФЛ и страховых взносов, а отчётность не расходится с учётом.

Когда требуется доначисление и как выбрать способ

Причины доначисления делятся на три группы. Первая — ошибки ввода: не введён больничный, неверно указан вид отсутствия, пропущена премия. Вторая — изменения задним числом: приказ о повышении оклада с прошлой даты, пересмотр размера премии, судебное решение об оплате вынужденного прогула. Третья — технические: расчёт выполнен до поступления данных об отработанном времени.

От причины зависит инструмент. Если изменились исходные данные прошлого периода (кадровый документ, отсутствие, оклад), программа сама предложит перерасчёт. Если нужно просто добавить сумму, которой нет в плановых начислениях, используется разовое начисление. Исправлять документ «Начисление зарплаты и взносов» прошлого месяца напрямую не следует — это ломает последовательность расчёта налогов.

Маршрут решения

Как выбрать способ доначисления

Изменён кадровый документ или отсутствие за прошлый периодИсправьте исходный документ — ЗУП автоматически создаст перерасчёт в текущем месяце

Нужно добавить премию или иную сумму, не привязанную к плановым начислениямСоздайте документ «Разовое начисление» текущим периодом

Оклад или плановое начисление изменено задним числомВведите «Изменение оплаты труда» нужной датой — программа доначислит разницу

Доначисление по решению суда или проверкеИспользуйте «Разовое начисление» с отдельным видом расчёта и корректными кодами дохода

Автоматический перерасчёт через документ «Доначисления, перерасчеты»

Механизм перерасчётов — штатный способ исправления прошлых периодов. Когда вы изменяете документ, влияющий на уже рассчитанную зарплату (например, вводите больничный за прошлый месяц или исправляете отсутствие), программа регистрирует необходимость перерасчёта в одноимённом регистре.

Чтобы выполнить доначисление, откройте раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты». Создайте документ, укажите месяц начисления (текущий расчётный период) и нажмите «Подбор» или «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, по которым зарегистрированы перерасчёты. На вкладке «Доначисления» автоматически рассчитается разница между тем, что было начислено, и тем, что должно быть.

После проведения сумма попадёт в расчёт текущего месяца, будет учтена при расчёте НДФЛ и взносов и отразится в расчётном листке отдельной строкой. Это важно: сотрудник и проверяющие видят, что сумма — именно перерасчёт прошлого периода, а не текущее начисление.

1. 1
   Исправьте исходный документ прошлого периода (отсутствие, кадровый перевод, изменение оклада)
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты» и создайте новый документ
3. 3
   Укажите текущий месяц начисления и организацию
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с зарегистрированными перерасчётами
5. 5
   Проверьте рассчитанные суммы на вкладке «Доначисления» и НДФЛ на соответствующей вкладке
6. 6
   Проведите документ и включите сумму в ведомость на ближайшую выплату

Ручное доначисление документом «Разовое начисление»

Когда доначисление не связано с перерасчётом плановых начислений — например, разовая премия, компенсация, доплата по приказу — используется документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления»). Если такого пункта нет в меню, включите его в настройках состава начислений и удержаний.

В документе выберите вид начисления. Если подходящего нет, создайте новый: задайте формулу (обычно «фиксированной суммой»), код дохода для НДФЛ, вид дохода для страховых взносов и способ отражения в бухучёте. Ошибки в этих настройках — самая частая причина проблем с отчётностью, поэтому коды дохода проверяйте особенно внимательно.

Заполните табличную часть списком сотрудников и суммами, укажите период, за который производится начисление. После проведения сумма войдёт в расчёт зарплаты текущего месяца и будет доступна для выплаты вместе с авансом или окончательным расчётом — в зависимости от настройки вида начисления.

Доначисление при изменении оклада задним числом

Типичная ситуация: приказ о повышении оклада издан позже даты, с которой он действует. В ЗУП это оформляется документом «Изменение оплаты труда» (или «Кадровый перевод») с фактической датой изменения, даже если она относится к уже рассчитанному месяцу.

После проведения такого документа программа автоматически регистрирует перерасчёт за прошлый период. Дальше действуйте по стандартной схеме: создайте «Доначисления, перерасчеты» текущим месяцем, заполните его и проверьте суммы. Разница между старым и новым окладом за прошлые дни будет доначислена с корректным расчётом НДФЛ и взносов.

Не пытайтесь доначислить разницу вручную фиксированной суммой, если изменился плановый оклад: ручная сумма не пересчитается при дальнейших изменениях, не попадёт в базу для среднего заработка корректно и создаст рассинхронизацию при следующих индексациях.

Проверка НДФЛ, взносов и выплаты

Доначисление влияет на все последующие расчёты. НДФЛ с доначисленной суммы исчисляется в том документе, которым она начислена, и удерживается при ближайшей выплате. Проверьте вкладку «НДФЛ» в документе доначисления: налог должен быть рассчитан с учётом ранее предоставленных вычетов и накопленной базы.

Страховые взносы с доначисленной суммы попадут в расчёт того месяца, которым оформлено доначисление, — это нормально и не требует корректировки РСВ за прошлый период в большинстве случаев. Исключение — исправление ошибок, влияющих на базу прошлого периода по требованию проверки; здесь может понадобиться уточнённый расчёт, и лучше проконсультироваться со специалистом по учёту.

Для выплаты создайте ведомость (в банк, кассу или через зарплатный проект) — доначисленные суммы подтянутся автоматически как часть долга перед сотрудником. Если нужно выплатить только доначисление, не дожидаясь общего расчёта, используйте настройку «Выплаты бывшим сотрудникам» или отдельную ведомость с отбором по сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Доначисление видно отдельной строкой за корректный период

Тревожный признак

Сумма отсутствует или задвоена в текущих начислениях

НДФЛ в документе доначисления

Норма

Налог рассчитан с доначисленной суммы с учётом вычетов

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при положительной сумме или явно завышен

Ведомость на выплату

Норма

Доначисление входит в сумму к выплате

Тревожный признак

Сумма не подтягивается в ведомость — проверьте дату выплаты и проведение документа

Отчёт «Анализ ФОТ» или свод начислений

Норма

Итог по сотруднику совпадает с ожидаемым с учётом доначисления

Тревожный признак

Расхождение с ручным расчётом — ищите непроведённый документ или лишний перерасчёт

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — прямое редактирование документа «Начисление зарплаты и взносов» прошлого месяца. После этого расчёт НДФЛ «поплывёт», отчётность за прошлый период перестанет совпадать с учётом, а перерасчёты могут задвоиться. Прошлый период исправляется только через документы-исправления и перерасчёты текущим месяцем.

Вторая ошибка — доначисление минуя регистр перерасчётов: бухгалтер видит расхождение и вручную добавляет сумму разовым начислением, хотя программа уже зарегистрировала автоматический перерасчёт. Итог — двойное начисление. Перед ручным доначислением всегда проверяйте журнал «Доначисления, перерасчеты» и отчёт «Перерасчеты» по сотруднику.

Третья группа ошибок — налоговые: неверный код дохода у нового вида начисления, доначисление без проверки НДФЛ, выплата без удержания налога. Любая новая сумма должна пройти полный цикл: начисление → расчёт налога → выплата с удержанием.

FAQ: частые вопросы о доначислении зарплаты

Можно ли доначислить зарплату уволенному сотруднику?

Да. Используйте документ «Доначисления, перерасчеты» или «Разовое начисление» — программа позволяет выбирать уволенных. НДФЛ и взносы рассчитываются в обычном порядке, выплата оформляется отдельной ведомостью. Для корректной отчётности проверьте, что сумма попала в персонифицированные сведения.

Почему перерасчёт не появляется в документе «Доначисления, перерасчеты»?

Чаще всего исходный документ исправлен не через механизм исправления, а перепроведён «в лоб», либо месяц, за который требуется перерасчёт, не совпадает с указанным в отборе. Также проверьте, что перерасчёт не был уже отработан другим документом — откройте регистр перерасчётов по сотруднику.

Нужно ли подавать уточнённый 6-НДФЛ при доначислении?

Если доначисление оформлено текущим периодом штатными документами, доход отражается в отчётности текущего периода, и уточнёнка не требуется. Уточнение нужно, когда исправляется ошибка в самом прошлом периоде — например, неверно отражённая дата фактического получения дохода.

Как доначислить сумму, не облагаемую взносами?

Создайте вид начисления с соответствующим видом дохода по страховым взносам (например, для компенсаций, не входящих в базу). Настройка выполняется в карточке вида расчёта на вкладке «Налоги, взносы, бухучёт». Не присваивайте необлагаемый статус обычным выплатам — это прямой риск доначислений при проверке.

Что делать, если доначисление получилось отрицательным (сторно)?

Это нормальная ситуация при перерасчётах: например, отпускные оказались излишне начисленными из-за больничного. Программа оформит сторно тем же документом «Доначисления, перерасчеты», НДФЛ будет скорректирован. Удерживать излишне выплаченные суммы с сотрудника можно только в случаях, предусмотренных законом, — проверьте основание перед удержанием.