Как скачать список сотрудников из 1С

Список сотрудников из 1С требуется регулярно: для сверки штатного расписания, подготовки данных в банк, передачи сведений в сторонние системы или простого внутреннего аудита. В большинстве конфигураций — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КА и ERP — выгрузка делается штатными средствами без доработок.

Основных пути три: выгрузить справочник «Сотрудники» напрямую, сформировать кадровый отчет и сохранить его в Excel или использовать универсальную обработку выгрузки данных. Выбор зависит от того, какой состав полей нужен: простой перечень ФИО или расширенные данные с подразделениями, должностями и датами приема.

Важно помнить: список сотрудников содержит персональные данные, поэтому выгруженный файл нужно хранить с ограниченным доступом и передавать только по защищенным каналам. Перед выгрузкой убедитесь, что у вас есть право на работу с этими данными внутри компании.

Что понадобится перед выгрузкой

Проверьте права доступа. Для просмотра справочника «Сотрудники» и кадровых отчетов нужны права кадровика, расчетчика или аналогичная роль. Если раздел «Кадры» не открывается или справочник пуст, обратитесь к администратору 1С — возможно, у вашей учетной записи ограниченный профиль.

Определите состав данных. Простой список ФИО можно получить из любого списка, но если нужны подразделения, должности, табельные номера или даты приема и увольнения, лучше сразу использовать отчет — в справочнике часть этих сведений хранится в связанных регистрах, а не в самом элементе.

Уточните, нужны ли уволенные. По умолчанию многие отчеты и списки показывают только действующих сотрудников на текущую дату. Если нужен полный перечень, включая уволенных, это задается отбором.

Способ 1. Выгрузка через кадровые отчеты

Самый удобный путь в 1С:ЗУП — штатные отчеты. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты». Здесь доступны «Штатные сотрудники», «Списки сотрудников по подразделениям», «Сотрудники, принятые и уволенные» и другие варианты. Отчет «Штатные сотрудники» по умолчанию показывает ФИО, подразделение, должность и дату приема.

Установите дату, на которую нужен список, и при необходимости настройте отбор: по организации, подразделению, только работающие или включая уволенных. Нажмите «Сформировать». Результат откроется в виде табличного документа.

Для сохранения нажмите кнопку «Сохранить» (иконка дискеты) в командной панели табличного документа или используйте «Файл» → «Сохранить как». Выберите формат «Лист Excel» (xlsx) — так данные откроются в Excel с сохранением структуры колонок. Формат mxl тоже доступен, но он подходит только для просмотра внутри 1С.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатные сотрудники»
2. 2
   Установите дату и отбор по организации или подразделению
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав строк
4. 4
   Сохраните табличный документ в формате Excel (xlsx)
5. 5
   Откройте файл и сверьте количество строк с данными в программе

Способ 2. Выгрузка справочника «Сотрудники»

Если нужен простой перечень без кадровых деталей, подойдет сам справочник. Откройте «Кадры» → «Сотрудники» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Список можно настроить: через меню «Еще» → «Настроить список» добавьте отборы, а через «Еще» → «Изменить форму» — выведите дополнительные колонки, если они доступны в списке.

Для выгрузки используйте «Еще» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки и нажмите «ОК» — список откроется как табличный документ. Далее сохраните его в Excel тем же способом, что и отчет.

Ограничение способа: справочник показывает только реквизиты самого элемента. Должность, подразделение и дата приема хранятся в кадровых документах и регистрах, поэтому через «Вывести список» они обычно недоступны. Для полного набора данных используйте отчеты.

Сравнение способов выгрузки

Кадровый отчет

Подходит для полного списка с должностями, подразделениями и датами. Ограничение: состав колонок задан настройками отчета, не всегда есть нужное поле.

Справочник «Сотрудники»

Быстрый вариант для простого перечня ФИО и табельных номеров. Ограничение: нет кадровых данных из регистров.

Универсальный отчет

Гибкий выбор полей из разных объектов. Ограничение: требует понимания структуры данных и часто доступен только администраторам.

Способ 3. Универсальный отчет и произвольные поля

Когда штатных отчетов не хватает, используйте «Универсальный отчет» (в ЗУП — раздел «Отчеты, справки» → «Универсальный отчет»). Выберите тип объекта «Справочники», объект «Сотрудники», затем в настройках добавьте нужные поля. Универсальный отчет умеет обращаться и к регистрам сведений, что позволяет вытянуть, например, контактные данные.

В конфигурациях на управляемых формах также работает механизм «Групповое изменение реквизитов» и выгрузка через обработки раздела «Администрирование». В некоторых типовых решениях есть обработка «Выгрузка и загрузка данных XML» — она предназначена для переноса между базами и для обычной выгрузки списка избыточна.

Если данные нужны регулярно в одном и том же виде, сохраните настройки отчета как вариант (кнопка «Сохранить вариант отчета»). В следующий раз список сформируется в один клик.

Выгрузка из 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок компактнее, но список сотрудников получить можно. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и используйте «Еще» → «Вывести список». Для данных по подразделениям и должностям подойдет отчет «Штатные сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» (состав отчетов зависит от версии конфигурации).

Если в бухгалтерии ведется только расчет зарплаты без полного кадрового учета, часть сведений может отсутствовать. В этом случае выгрузите то, что есть, и дополните файл вручную или запросите полные данные из ЗУП, если программы используются совместно.

Проверка результата и частые ошибки

После сохранения откройте Excel-файл и сверьте количество строк с количеством сотрудников в отборе. Проверьте, что не потерялись строки с длинными ФИО и что даты отображаются корректно — иногда Excel распознает их как текст, что мешает сортировке.

Типичная проблема — «склеенные» колонки при сохранении в формате CSV с последующим открытием в Excel. Надежнее сохранять сразу в xlsx. Если нужен именно CSV, открывайте его через мастер импорта текста в Excel с указанием разделителя.

Еще одна ошибка — выгрузка списка на неверную дату. Отчеты формируются на конкретную дату, и список на первое число месяца может отличаться от списка на текущий день. Всегда проверяйте дату в шапке отчета перед сохранением.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в файле

Норма

Совпадает с количеством сотрудников в отборе отчета

Тревожный признак

Строк меньше или больше — проверьте отборы и дату

Формат дат в Excel

Норма

Даты распознаются как даты и сортируются

Тревожный признак

Даты отображаются как текст — нужно преобразовать формат

Состав сотрудников

Норма

Только нужная организация и статусы

Тревожный признак

Лишние организации или уволенные при отборе «только работающие»

FAQ

Можно ли выгрузить список сотрудников вместе с телефонами и адресами?

Да, если контактные данные заполнены в программе. Используйте универсальный отчет с подключением регистра сведений «Контактная информация» или кадровые отчеты с настройкой состава полей. Помните, что такие данные относятся к персональным и требуют особого обращения.

Почему кнопка «Вывести список» неактивна?

Чаще всего из-за ограничений прав: вывод списка может быть запрещен настройкой профиля доступа. Также проверьте, не открыта ли форма в режиме выбора — в нем часть команд скрыта. Обратитесь к администратору для проверки ролей.

Как выгрузить список только уволенных сотрудников?

В кадровых отчетах ЗУП установите отбор по статусу или используйте отчет «Сотрудники, принятые и уволенные» с нужным периодом. В справочнике можно настроить отбор через «Еще» → «Настроить список», добавив условие по признаку увольнения, если он доступен в списке.

В каком формате лучше сохранять список для передачи в другую программу?

Для просмотра и ручной обработки — xlsx. Для загрузки в сторонние системы обычно требуется CSV или XML; уточните требования принимающей системы. Формат mxl подходит только для обмена между пользователями 1С.

Можно ли настроить автоматическую выгрузку списка по расписанию?

Штатного «из коробки» механизма рассылки произвольных отчетов в файловом варианте обычно нет. В клиент-серверном варианте это решается регламентными заданиями или подсистемой рассылки отчетов — настройку выполняет администратор или программист 1С.