Как в 1С:ЗУП добавить прогул сотруднику

Отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины в 1С:ЗУП 3.1 регистрируется специальным документом, который не только фиксирует факт прогула, но и автоматически исключает эти дни из оплачиваемого времени при расчете зарплаты. Если просто не вводить никакого документа, программа посчитает дни по графику отработанными и начислит за них оплату — это одна из самых частых ошибок кадровиков.

Программа предлагает несколько способов отразить неявку: документом «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты», через отсутствия в документе «Данные для расчета зарплаты» или вручную в табеле. Выбор зависит от того, оформлен ли прогул официально актом, нужно ли сохранять средний заработок за время отсутствия и как у вас настроен учет рабочего времени.

Ниже — пошаговый порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, проверка результата в табеле и разбор ситуаций, когда стандартный документ не подходит.

Проверьте настройки перед регистрацией прогула

Чтобы документ прогула был доступен, в настройках расчета зарплаты должна быть включена соответствующая опция. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Учет отсутствий». Установите флажок «Прогулы и отсутствия с сохранением оплаты», если он не включен.

После включения настройки в плане видов расчета появится начисление «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты» (типовое, предопределенное). Оно используется как для прогулов без оплаты, так и для отсутствий с сохранением среднего заработка — поведение определяется настройкой вида расчета и выбранным в документе вариантом.

Также убедитесь, что у сотрудника заполнен график работы. Именно по графику программа определяет, какие дни в периоде прогула считаются рабочими и сколько часов пропущено. Если график не назначен, расчет времени будет некорректным.

Как создать документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты»

Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (тот же журнал доступен из раздела «Зарплата»). Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты». Если такого пункта нет в списке — вернитесь к настройкам из предыдущего раздела.

В документе заполните обязательные поля:

• Организация — если в базе ведется учет по нескольким юрлицам;
• Сотрудник — выберите работника, допустившего прогул;
• Период отсутствия — даты начала и окончания прогула; если отсутствие длилось один день, даты совпадают;
• Вид отсутствия — для прогула без оплаты выберите вариант, соответствующий прогулу (без сохранения заработка).

После заполнения нажмите «Провести». Программа зарегистрирует отсутствие, и при очередном расчете зарплаты за месяц дни прогула будут исключены из оплачиваемого времени: оклад (или тарифная ставка) будет начислен пропорционально фактически отработанным дням.

1. 1
   Включите прогулы в настройках: Настройка → Расчет зарплаты → Учет отсутствий
2. 2
   Откройте Кадры → Все отсутствия сотрудников → Создать
3. 3
   Выберите документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты»
4. 4
   Укажите сотрудника и период отсутствия
5. 5
   Проверьте вид отсутствия — прогул без оплаты
6. 6
   Проведите документ и проверьте табель за месяц

Как отразить прогул, если он обнаружился после расчета зарплаты

Ситуация, когда зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, а потом выясняется, что часть дней сотрудник фактически не работал, встречается часто. В этом случае документ прогула вводится тем же способом, но датой в том месяце, когда отсутствие произошло.

При следующем расчете зарплаты программа выполнит перерасчет: излишне начисленная сумма будет сторнирована или учтена как долг за сотрудником. Проверить это можно в документе «Начисление зарплаты и взносов» текущего месяца на вкладке «Доначисления, перерасчеты» — там появится строка с отрицательной суммой за дни прогула.

Учтите, что удержание излишне выплаченной зарплаты ограничено трудовым законодательством: сумма удержаний за одну выплату, как правило, не может превышать установленной доли заработка. Программа контролирует лимиты удержаний, если соответствующая настройка включена, но юридическую сторону (акт о прогуле, объяснительная, приказ о дисциплинарном взыскании) нужно оформить отдельно — 1С:ЗУП не заменяет кадровую процедуру.

Как прогул отражается в табеле

Проверить результат удобнее всего через отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)»: раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени». Сформируйте отчет за нужный месяц по сотруднику.

Дни прогула должны отображаться с кодом «ПР» (прогул). Если вместо «ПР» стоит «НН» (неявка по невыясненным причинам) — значит, отсутствие было зарегистрировано другим способом, например через «Данные для расчета зарплаты» с видом времени «Неявки по невыясненным причинам». Это не ошибка, но для официально оформленного прогула корректнее код «ПР».

Сверьте также количество отработанных дней и часов в табеле с суммой начисления в расчетном листке сотрудника: оплата по окладу должна быть пропорционально уменьшена на дни прогула.

Контрольные точки

Как проверить результат

Код в табеле Т-13

Норма

Дни прогула отмечены кодом «ПР»

Тревожный признак

Стоит «Я» или «Н» — документ не проведен либо введен не тем видом

Начисление по окладу

Норма

Сумма уменьшена пропорционально дням прогула

Тревожный признак

Оклад начислен полностью — проверьте период и проведение документа

Состояние сотрудника

Норма

В карточке сотрудника на период прогула указано отсутствие

Тревожный признак

Состояние «Работает» на весь месяц — документ не зарегистрировал отсутствие

Альтернативные способы: неявка через данные для расчета и ручной табель

Отсутствие через «Данные для расчета зарплаты»

Если в вашей организации учет времени ведется в режиме «данные о времени вводятся отдельно», используйте документ «Данные для расчета зарплаты» (раздел «Зарплата») с шаблоном, где указан вид времени «Отсутствие по невыясненной причине» или «Прогул». Этот способ подходит, когда табели вводят централизованно, а кадровые приказы на отсутствия не оформляют по каждому случаю.

Ручная корректировка табеля

В документе «Табель» (если он используется) можно вручную заменить явку на нужный код. Это крайняя мера: ручные правки не связаны с расчетом зарплаты напрямую и легко расходятся с кадровыми документами. Применяйте только если уверены в механизме учета времени в вашей базе.

Сравнение способов регистрации прогула

Документ «Прогул, отсутствие с сохранением оплаты»

Полноценный кадровый приказ: фиксирует состояние, влияет на расчет и табель. Рекомендуемый способ для оформленного прогула.

Данные для расчета зарплаты

Подходит при централизованном вводе табелей; регистрирует только время, без кадрового приказа.

Ручная правка табеля

Быстро, но не связано с расчетом и кадровым учетом; высок риск расхождений.

Частые ошибки при регистрации прогула

Ошибки чаще всего связаны не с самим документом, а с настройками и последовательностью действий. Ниже — типичные ситуации и их последствия.

Отдельно стоит сказать про премиальные и надбавки, зависящие от отработанного времени: большинство таких начислений в типовой конфигурации рассчитываются от базы с учетом фактически отработанного времени, поэтому прогул автоматически уменьшит и их. Но если премия задана фиксированной суммой, проверьте настройку вида расчета — возможно, потребуется ручная корректировка.

Прогул и увольнение за прогул

Если по результатам оформления прогула принято решение об увольнении по соответствующему основанию, в 1С:ЗУП оформляется обычный документ «Увольнение» с указанием нужной статьи ТК. Документ прогула при этом должен быть введен заранее — он обеспечит корректный расчет компенсации и отработанного времени в последнем месяце.

Дата увольнения в этом случае — последний день работы, который определяется кадровой процедурой. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск с учетом всех зарегистрированных отсутствий, включая прогулы: периоды прогулов не включаются в стаж, дающий право на отпуск, что ЗУП учитывает автоматически при корректном вводе документов.

Частые вопросы

Нет документа «Прогул» в списке отсутствий — что делать?

Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Учет отсутствий» и включите флажок «Прогулы и отсутствия с сохранением оплаты». После записи настроек документ появится в журнале «Все отсутствия сотрудников».

Чем отличается «Прогул» от «Отсутствия с сохранением оплаты»?

Это один документ с разными вариантами заполнения. При прогуле дни не оплачиваются и в табеле ставится код «ПР». При отсутствии с сохранением оплаты за период сохраняется средний заработок — вариант выбирается в самом документе.

Сотрудник отсутствовал часть дня — как отразить?

В документе прогула можно указать отсутствие в течение части смены: установите соответствующий флажок и укажите количество часов. Программа уменьшит оплату пропорционально пропущенным часам, а в табеле отразит отработанные часы и часы прогула.

Прогул введен, но в табеле все равно явка — почему?

Проверьте три вещи: проведен ли документ, совпадает ли период в документе с месяцем табеля и не введен ли за этот месяц документ «Табель» вручную — ручной табель имеет приоритет над автоматическими данными и может перекрывать отсутствие.

Как отменить ошибочно введенный прогул?

Если зарплата за период еще не рассчитана — просто пометьте документ на удаление или распроведите его. Если расчет выполнен, после отмены документа пересчитайте сотрудника в документе «Начисление зарплаты и взносов», чтобы восстановить оплату за эти дни.

Влияет ли прогул на средний заработок для отпускных и больничных?

Дни прогула и начисления за них исключаются из расчетного периода среднего заработка — программа учитывает это автоматически при корректно введенном документе отсутствия. Для больничных действуют свои правила учета периодов, но регистрация прогула документом в любом случае обеспечивает достоверную базу для последующих расчетов.