Как в 1С:ЗУП добавить ещё одну организацию

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) одна информационная база может обслуживать несколько юридических лиц: это стандартный режим работы, когда холдинг, группа компаний или обособленные подразделения ведут кадровый учёт и расчёт зарплаты централизованно. Чтобы добавить ещё одну организацию, не нужно создавать новую базу — достаточно завести карточку организации в справочнике и корректно настроить её учётную политику, графики и структуру подразделений.

Главный риск при добавлении организации — не техническая ошибка при заполнении карточки, а пропуск настроек, от которых зависит расчёт налогов, взносов и формирование отчётности. Организация с незаполненной учётной политикой формально существует в базе, но расчёты по ней будут выполняться с ошибками или не будут выполняться вовсе.

Ниже разобран полный цикл: от проверки предварительных условий до проверки результата, а также типичные ошибки и ограничения, о которых нужно знать перед началом работы.

Проверьте предварительные условия перед добавлением организации

Прежде чем создавать карточку, убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на редактирование справочника организаций и настройку учётной политики. В типовой поставке это права администратора или расчётчика с расширенными полномочиями. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору базы.

Подготовьте реквизиты новой организации: ИНН, КПП, ОГРН, наименование (полное и сокращённое), юридический адрес, данные о регистрации в налоговом органе (код ИФНС), регистрационные номера в СФР (бывшие ПФР и ФСС). Эти данные понадобятся для отчётности, и заполнять их «потом» — плохая практика: регламентированные отчёты без них просто не сформируются.

Также заранее решите организационный вопрос: будут ли сотрудники переводиться между организациями, и нужна ли история таких переводов. Это влияет на то, как вы будете оформлять кадровые документы — приёмом на работу или кадровым переводом между организациями.

Создайте карточку организации в справочнике

Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (если организаций ещё нет, пункт может называться «Организации») либо перейдите через «Главное» → «Реквизиты организации». В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать».

В форме новой организации заполните основные поля:

• Наименование — краткое название, которое будет отображаться в документах и списках;
• ИНН и КПП — программа по ИНН может автоматически подтянуть часть реквизитов при подключённом сервисе заполнения;
• Юридический адрес — заполняется через классификатор адресов;
• Данные о регистрации в ИФНС — код налогового органа, наименование;
• Регистрационные номера во внебюджетных фондах — номер страхователя в СФР.

Обратите внимание на поле «Префикс» — оно задаёт префикс нумерации документов организации. Если префиксы не различать, номера кадровых приказов разных юрлиц могут пересекаться, что затрудняет поиск и выгрузку документов. Задайте уникальный префикс для каждой организации, например по первым буквам названия.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните наименование, ИНН, КПП, адрес и регистрационные данные в ИФНС и СФР
3. 3
   Задайте уникальный префикс нумерации документов
4. 4
   Запишите карточку и перейдите к настройке учётной политики
5. 5
   Создайте подразделения, должности и графики работы для новой организации
6. 6
   Проверьте результат: создайте тестовый приём на работу и начисление

Настройте учётную политику новой организации

Это самый ответственный этап. В карточке организации перейдите по ссылке «Учётная политика и другие настройки». Здесь задаются параметры, напрямую влияющие на расчёт налогов и взносов.

Обязательно проверьте и заполните:

• Систему налогообложения — общая или упрощённая; от этого зависит применение тарифов и льгот;
• Вид тарифа страховых взносов — основной тариф, тариф для МСП, тариф для IT-компаний и другие; неверный тариф приведёт к неправильному расчёту взносов по всем сотрудникам;
• Ставку взносов на травматизм — устанавливается по данным уведомления из СФР;
• Параметры расчёта НДФЛ — порядок учёта стандартных вычетов, если применяются особые правила.

Если организация применяет районный коэффициент или северные надбавки, укажите их размер в карточке организации — эти значения будут автоматически подставляться в начисления сотрудников.

Создайте структуру подразделений, должности и графики работы

Кадровые документы в ЗУП оформляются в разрезе подразделений, поэтому для новой организации нужно создать собственную структуру. Откройте справочник «Подразделения» и создайте подразделения, указав в поле «Организация» новое юрлицо. Подразделения разных организаций не смешиваются — каждое жёстко привязано к своей организации.

Должности (справочник «Должности») в типовой конфигурации являются общими для всех организаций, поэтому дублировать их не нужно — достаточно использовать существующие. А вот графики работы сотрудников создаются в разрезе организации: если режим работы новой компании отличается (например, сменный график вместо пятидневки), создайте отдельный график через «Настройка» → «Графики работы сотрудников».

Также проверьте справочник «Начисления»: если для новой организации нужны особые виды расчёта (например, специфические премии или доплаты), создайте их заранее, чтобы кадровые документы можно было оформлять без доработок.

Если структура подразделений новой организации похожа на уже существующую, быстрее создать подразделения копированием: откройте существующее подразделение, используйте «Создать копированием» (F9) и поменяйте только организацию и наименование. Это снижает количество опечаток в названиях.

Приём сотрудников и переводы между организациями

Когда организация создана и настроена, в неё можно принимать сотрудников. Если человек раньше нигде в базе не работал, используйте документ «Приём на работу» из раздела «Кадры». В шапке документа выберите новую организацию, подразделение, должность и график работы.

Если сотрудник переходит из одной организации базы в другую, корректный способ — документ «Кадровый перевод» или специальный документ перевода между организациями (в зависимости от версии конфигурации). Такой перевод сохраняет непрерывность данных физического лица: стаж, вычеты, права на отпуск и историю начислений остаются связанными с одним человеком, а не создают дубль.

Частая ошибка — оформить увольнение из первой организации и новый приём во вторую вместо перевода. Формально это допустимо, но приводит к разрыву кадровой истории, пересчёту отпускных прав и лишней работе при формировании отчётности по физлицу.

Проверка результата и контроль отчётности

После настройки выполните контрольный цикл на тестовых данных. Создайте приём одного сотрудника в новую организацию, начислите зарплату за неполный месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте: рассчитались ли НДФЛ и взносы, применился ли правильный тариф, корректно ли подставился график работы.

Затем сформируйте аналитические отчёты с отбором по новой организации: «Расчётный листок», «Свод начислений и удержаний», «Анализ взносов». Если организация доступна в отборе и данные по ней формируются — настройка выполнена корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Организация в списке отборов отчётов

Норма

Организация доступна для выбора, отчёты формируются

Тревожный признак

Организации нет в списке — проверьте, записана ли карточка

Расчёт взносов по тестовому сотруднику

Норма

Взносы рассчитаны по тарифу из учётной политики

Тревожный признак

Тариф не применился — проверьте дату начала действия учётной политики

Нумерация приказов

Норма

Номера документов содержат префикс новой организации

Тревожный признак

Префикс отсутствует или совпадает с другой организацией

Ограничения и альтернативы

Ведение нескольких организаций в одной базе удобно, когда у них общие сотрудники, единая команда расчётчиков и схожие настройки учёта. Однако есть ситуации, когда лучше завести отдельную информационную базу: например, если у организаций принципиально разные контур безопасности (расчётчики одной компании не должны видеть данные другой), разные планы обмена с учётными системами или требования регуляторов к изоляции данных.

Учитывайте и технический момент: чем больше организаций и сотрудников в одной базе, тем тяжелее регламентные операции — расчёт зарплаты, формирование отчётности, обновление конфигурации. Для крупных групп компаний иногда применяют распределённую схему с обменом данными между базами.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Организации ведутся одними расчётчиками, сотрудники могут переводиться между компаниямиДобавляйте организацию в существующую базу через справочник «Организации»

Данные организаций должны быть строго изолированы друг от другаРассмотрите отдельную информационную базу или настройку разграничения прав доступа

Новая организация — временная или тестоваяСоздайте её в копии базы, чтобы не засорять рабочие справочники и отчётность

Частые вопросы

Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?

Если по организации ещё не введены документы, карточку можно пометить на удаление через «Ещё» → «Пометить на удаление», а затем выполнить удаление помеченных объектов. Если документы уже есть, удаление невозможно — пометьте организацию как архивную и исключите её из использования, чтобы она не мешала в списках выбора.

Нужно ли заново настраивать синхронизацию с 1С:Бухгалтерией?

Да, если настроен обмен данными с бухгалтерской программой. После добавления организации проверьте настройки синхронизации: новая организация должна быть сопоставлена с соответствующей организацией в базе-бухгалтерии, иначе документы по ней будут выгружаться с ошибками или не выгружаться вовсе.

Почему новая организация не видна в документах приёма на работу?

Чаще всего карточка организации создана, но не записана, либо у пользователя настроено ограничение доступа по организациям. Проверьте, что карточка проведена и сохранена, а в настройках прав пользователя новая организация добавлена в список доступных.

Можно ли копировать настройки учётной политики с существующей организации?

Автоматического копирования учётной политики в типовой конфигурации нет — параметры заполняются вручную. Поэтому перед настройкой откройте учётную политику действующей организации и зафиксируйте ключевые значения: систему налогообложения, тариф взносов, ставку травматизма, чтобы заполнить их идентично, если режимы совпадают.

Как быть с сотрудниками, работающими по совместительству в обеих организациях?

Внутреннее совместительство оформляется отдельным приёмом на работу в каждой организации на одно и то же физическое лицо. Важно выбирать существующее физлицо из справочника, а не создавать новое — иначе в отчётности появятся дубли, и персонифицированные сведения сформируются некорректно.