Как в 1С:ЗУП добавить должность в штатное расписание

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — это не просто справочник должностей, а полноценный документооборот: позиции создаются, изменяются и закрываются специальными документами с датами и историей. Поэтому просто «добавить строчку» в список нельзя — нужно создать позицию штатного расписания и утвердить её документом изменения.

Порядок действий зависит от того, ведётся ли в программе история изменений штатного расписания. Если история включена, новая должность вводится документом «Изменение штатного расписания» (или «Утверждение штатного расписания» на старте учёта). Если история отключена, позицию можно добавить непосредственно в форму штатного расписания без утверждающего документа.

Ниже разобраны оба сценария, настройки, которые нужно проверить заранее, типичные ошибки и способы проверить, что должность действительно появилась и доступна для приёма сотрудников.

Проверьте настройки учёта перед добавлением должности

Способ добавления должности определяется настройками штатного расписания. Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» и посмотрите, какие флажки установлены. Ключевой параметр — «Ведётся история изменений штатного расписания». Если он включён, любые изменения оформляются только документами, и прямое редактирование списка позиций будет заблокировано.

Там же проверьте флажки «Используются разряды и категории должностей», «Ведётся работа с вилками окладов» и настройку индексации. От них зависит, какие поля будут доступны при создании позиции: например, при включённой вилке вместо одного оклада вы будете указывать минимальное и максимальное значения.

Если учёт только начинается и штатное расписание пустое, программа предложит создать документ «Утверждение штатного расписания» — это стартовая точка, с которой начинается история. Не пытайтесь вводить позиции «задним числом» после того, как по сотрудникам уже проведены приёмы: это приведёт к расхождениям в отчётах.

Как добавить должность при выключенной истории изменений

Если история изменений не ведётся, работа проще. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Откроется список позиций, который можно редактировать напрямую. Нажмите «Создать» — откроется карточка новой позиции штатного расписания.

В карточке укажите организацию (если в базе их несколько), подразделение и должность. Если нужной должности нет в справочнике, создайте её прямо из поля выбора: в карточке должности заполните наименование, при необходимости — категорию, разряд и условия труда. Затем задайте количество ставок (можно дробное, например 0,5), дату начала действия позиции и размер оплаты: оклад или тариф, а также постоянные надбавки, если они закреплены за позицией.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Позиция сразу становится активной: её можно выбрать в документах приёма на работу и кадрового перевода. Никакого утверждения в этом режиме не требуется.

Как добавить должность через документ «Изменение штатного расписания»

При включённой истории откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Изменить штатное расписание» — программа создаст новый документ изменения. Альтернативный путь: журнал документов «Штатное расписание (изменения)» → «Создать». Укажите организацию и дату, с которой изменения вступают в силу.

В табличной части документа нажмите «Добавить» → «Позицию» (в некоторых релизах — просто «Добавить»). Заполните строку: подразделение, должность, количество ставок, оклад или вилку, надбавки. Чтобы заполнить детали позиции, дважды щёлкните по строке — откроется форма позиции с вкладками «Оплата труда», «Дополнительно» и другими.

Проверьте дату утверждения: именно с неё позиция станет доступна для приёма сотрудников. Если принять человека нужно раньше этой даты, документ приёма выдаст предупреждение или не даст выбрать позицию. После проверки нажмите «Провести и закрыть». Документ сохранит прежнюю версию расписания в истории, и вы всегда сможете посмотреть, что и когда менялось.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Изменить штатное расписание»
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Добавьте строку: подразделение, должность, количество ставок, оклад
4. 4
   Проверьте надбавки и дополнительные реквизиты позиции
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что позиция появилась в списке штатного расписания
6. 6
   Проверьте доступность позиции через пробный документ приёма на работу

Что заполнить в карточке позиции

Минимально необходимые поля — подразделение, должность, количество ставок и размер оплаты. Без оклада или тарифа позиция сохранится, но при приёме сотрудника на неё начисления не подтянутся, и расчёт зарплаты придётся донастраивать вручную.

Обратите внимание на вкладку «Оплата труда»: здесь задаются постоянные начисления позиции — оклад, районный коэффициент, надбавки за вредность и т.п. Если надбавка должна начисляться всем сотрудникам на этой позиции, добавьте её здесь, а не в каждом приёме отдельно. На вкладке «Дополнительно» можно указать условия труда по итогам спецоценки — эти данные попадут в отчётность и печатные формы трудовых договоров.

Поле «Особые условия труда» и связь с графиком работы заполняйте, если позиция предполагает нестандартный режим. Если график не указан в позиции, при приёме программа подставит график по умолчанию из настроек организации или подразделения.

Проверка результата после добавления

После проведения документа откройте список «Штатное расписание» и убедитесь, что новая позиция отображается в нужном подразделении с корректным количеством ставок и окладом. Если позиции нет в списке, проверьте, проведён ли документ изменения — непроведённый документ не меняет расписание.

Сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → отчёты по штатной расстановке) на дату после утверждения. Позиция должна попасть в отчёт со всеми начислениями. Это же проверка покажет, не задвоились ли ставки, если похожая позиция уже существовала.

Финальная проверка — создайте черновик документа «Приём на работу» и попробуйте выбрать новую позицию. Если она выбирается и начисления подтягиваются автоматически, настройка выполнена корректно. Черновик после этого можно просто закрыть без проведения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке штатного расписания

Норма

Видна в нужном подразделении со ставками и окладом

Тревожный признак

Отсутствует — документ изменения не проведён

Отчёт «Штатное расписание»

Норма

Позиция попадает в отчёт на дату после утверждения

Тревожный признак

Не попадает — проверьте дату утверждения

Выбор в приёме на работу

Норма

Позиция выбирается, начисления заполняются

Тревожный признак

Не выбирается — дата приёма раньше даты утверждения позиции

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка отредактировать список позиций напрямую при включённой истории. Программа заблокирует такое редактирование, и это нормально: используйте документ изменения. Вторая распространённая ситуация — создание дубля должности в справочнике «Должности» вместо выбора существующей. Дубли мешают отчётности и поиску, поэтому перед созданием новой должности проверьте справочник поиском.

Ограничение, о котором часто забывают: закрытую (сокращённую) позицию нельзя «воскресить» редактированием — нужно создать новую позицию документом изменения с новой датой. Также нельзя удалить позицию, по которой есть принятые сотрудники или кадровые документы: сначала оформляется сокращение, и только после освобождения всех ставок позиция закрывается.

Если в базе несколько организаций, убедитесь, что документ изменения создан по нужной организации. Позиция, созданная в другой организации, не будет доступна при приёме — визуально в списке она может быть похожа, и ошибка вскроется только на этапе кадрового документа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли добавить должность без документа, если история включена?

Нет. При включённой истории изменений все правки штатного расписания выполняются только документами «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания». Прямое редактирование списка позиций блокируется программой.

Как добавить полставки (0,5 ставки)?

В поле «Количество ставок» при создании позиции укажите дробное значение, например 0,5 или 1,5. Программа корректно учтёт неполные ставки в отчётах по штатной расстановке и при расчёте фонда оплаты труда.

Почему новая позиция не выбирается в документе приёма?

Чаще всего дата приёма раньше даты утверждения позиции. Проверьте дату документа изменения штатного расписания. Также убедитесь, что документ проведён и создан по той же организации, в которую принимается сотрудник.

Чем позиция штатного расписания отличается от должности?

Должность — элемент справочника «Должности» (например, «бухгалтер»). Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность + количество ставок + оплата». Одна должность может порождать несколько позиций в разных подразделениях с разными окладами.

Как изменить оклад по уже добавленной должности?

При включённой истории создайте документ «Изменение штатного расписания», подберите нужную позицию и укажите новый размер оплаты с даты изменения. При выключенной истории откройте карточку позиции и отредактируйте оклад напрямую. Для массового повышения окладов используйте документ «Индексация штатного расписания».