Другое · 11 мин
Как депонировать зарплату в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по депонированию зарплаты в 1С ЗУП 3.1: настройка, документы, проводки, выплата депонированных сумм, списание по сроку исковой давности.
Депонирование зарплаты применяется в ситуации, когда сотрудник не получил начисленные суммы в установленный день выплаты — например, находился на больничном, в командировке, в отпуске без сохранения или просто не явился в кассу. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен штатный механизм: невыплаченные суммы переводятся в статус депонированных, а расчёты с сотрудником не закрываются до фактической выплаты.
Механизм работает по-разному в зависимости от способа выплаты. При выплате через кассу депонирование оформляется прямо в документе «Ведомость в кассу» одной кнопкой. При выплате через банк логика иная: суммы, не зачисленные на карту сотрудника, возвращаются на расчётный счёт организации и фиксируются как депонированные отдельной операцией.
Важно понимать, что депонирование — это не отмена начисления и не сторно. Начисленная зарплата остаётся задолженностью организации перед сотрудником, просто в учёте она переносится со счёта расчётов по оплате труда на счёт расчётов по депонированным суммам (76.04 в типовом плане счетов). НДФЛ и взносы при этом уже считаются удержанными и начисленными в обычном порядке.
Когда депонирование обязательно и как это работает в программе
Депонировать зарплату нужно, если организация выплачивает её наличными через кассу и сотрудник не получил деньги в течение установленного периода выплаты. Трудовой кодекс требует выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца, а кассовая дисциплина ограничивает срок нахождения выданных под выплату денег в кассе — как правило, это несколько рабочих дней, включая день получения наличных в банке.
По истечении этого срока кассир обязан в платёжной ведомости напротив фамилий не получивших деньги сотрудников поставить отметку «депонировано», составить реестр депонированных сумм и сдать неизрасходованные деньги в банк. В 1С ЗУП эти действия отражаются документально: программа формирует реестр и переносит суммы в учёте.
Если зарплата перечисляется на карты в рамках зарплатного проекта, формального депонирования в классическом смысле не возникает — деньги зачисляются на счёт сотрудника независимо от его присутствия. Но если банк вернул платёж (карта заблокирована, счёт закрыт, ошибка в реквизитах), возвращённая сумма должна быть отражена как депонированная, чтобы расчёты с сотрудником не зависли в некорректном состоянии.
Настройка программы перед работой с депонированными суммами
Перед первым депонированием проверьте настройки учётной политики зарплаты. Откройте раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь задаётся способ отражения зарплаты в учёте и дата выплаты, которая влияет на формирование ведомостей.
Убедитесь, что в настройках обмена с бухгалтерской программой корректно настроено сопоставление счетов: депонированные суммы должны выгружаться на счёт 76.04. В типовой конфигурации это сопоставление задано по умолчанию, но при доработанных способах отражения стоит проверить его вручную в разделе «Отчётность, справки» → «Отражение зарплаты в бухучёте».
Дополнительно проверьте, что у пользователя, выполняющего депонирование, есть права на документы выплаты зарплаты и на регистры расчётов. Обычно это профиль «Расчётчик зарплаты» или «Кассир» в зависимости от того, как распределены роли в вашей организации.
Депонирование зарплаты при выплате через кассу
Основной сценарий выглядит так. Зарплата начислена документом «Начисление зарплаты и взносов», сформирована «Ведомость в кассу», деньги получены в банке и выплачивались в течение установленных дней. Часть сотрудников деньги не получила. После окончания срока выплаты откройте ведомость в разделе «Выплаты» → «Ведомости в кассу».
В форме ведомости нажмите кнопку «Депонировать» (в некоторых релизах она находится в меню «Ещё» или на панели действий). Программа создаст документ «Депонирование зарплаты», в который автоматически попадут сотрудники с невыплаченными суммами. Проверьте список: если кто-то из сотрудников получил деньги, но не расписался, а фактически выплата состоялась — его в реестр депонированных включать нельзя.
Проведите документ «Депонирование зарплаты». После проведения в регистрах расчётов суммы будут перенесены в разряд депонированных, а при синхронизации с бухгалтерией сформируется проводка Дт 70 Кт 76.04. Печатную форму реестра депонированных сумм можно вывести из документа — она пригодится для кассовой отчётности.
- 1Убедитесь, что срок выплаты по ведомости истёк и кассовый день закрыт
- 2Откройте документ «Ведомость в кассу» в разделе «Выплаты»
- 3Нажмите «Депонировать» — программа создаст документ «Депонирование зарплаты»
- 4Проверьте список сотрудников и суммы в документе
- 5Проведите документ и распечатайте реестр депонированных сумм
- 6Сдайте невыплаченные деньги в банк по объявлению на взнос наличными
- 7Проверьте проводку Дт 70 Кт 76.04 после синхронизации с бухгалтерией
Депонирование при возврате банковского перевода
Если зарплата перечисляется через зарплатный проект и банк вернул часть сумм (например, из-за закрытого счёта сотрудника), действия отличаются. Получив из банка подтверждение возврата, откройте соответствующую «Ведомость в банк» в разделе «Выплаты» → «Ведомости в банк».
В ведомости предусмотрена возможность отразить незачисление сумм: используйте команду обновления статуса выплаты или вручную отметьте сотрудников, чьи переводы вернулись. Далее оформляется депонирование этих сумм, чтобы задолженность перед сотрудником сохранилась в учёте корректно, а в бухгалтерии сумма перешла на счёт 76.04.
После устранения причины возврата (сотрудник предоставил новые реквизиты) депонированную сумму выплачивают либо новой ведомостью в банк, либо через кассу — в зависимости от договорённости с сотрудником. Не создавайте дублирующую ведомость на ту же сумму без закрытия депонированной задолженности: это приведёт к двойному отражению долга.
Выплата депонированной зарплаты сотруднику
Депонированная зарплата выплачивается по заявлению или устному требованию сотрудника — обычно в ближайший день выплаты зарплаты или в согласованную дату. В ЗУП 3.1 для этого создаётся новая ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в кассу» (или «Ведомости в банк») → «Создать».
В новой ведомости в поле «Выплачивать» выберите значение «Депонированную зарплату». Затем по кнопке «Подобрать» программа покажет сотрудников с невыплаченными депонированными суммами. Выберите нужного сотрудника — сумма подставится автоматически из регистров учёта.
Проведите ведомость и выполните выплату. В бухгалтерском учёте при синхронизации сформируется проводка Дт 76.04 Кт 50 (или 51). После выплаты проверьте, что задолженность по депонированным суммам перед сотрудником закрылась — для этого подойдёт отчёт «Задолженность по зарплате» или «Расчётный листок».
Как проверить результат
Проведён, суммы совпадают с невыплаченными по ведомости
Документ не создан или суммы отличаются от кассового реестра
Дт 70 Кт 76.04 на депонированную сумму
Проводки нет или сумма зависла на счёте 70
Видна задолженность как депонированная, после выплаты — закрыта
Долг числится как обычная невыплаченная зарплата
Совпадает с реестром депонированных сумм
Есть расхождения между учётом и реестром
Списание депонированных сумм по истечении срока давности
Если сотрудник не обращается за депонированной зарплатой длительное время, организация вправе списать задолженность по истечении срока исковой давности — в общем случае три года. Списанная сумма включается в состав прочих доходов организации. До этого момента списывать депонированные суммы нельзя, даже если сотрудник уволен.
В типовой ЗУП 3.1 автоматической обработки списания депонированных сумм по сроку давности, как правило, нет — операция выполняется на стороне бухгалтерской программы документом списания задолженности либо ручной операцией. Перед списанием сформируйте реестр депонированных сумм, сверьте его с остатками по счёту 76.04 и оформите бухгалтерскую справку-обоснование.
Учтите налоговые последствия: при списании депонированной зарплаты у физического лица может возникнуть налогооблагаемый доход, и вопрос отражения этой суммы в отчётности по НДФЛ следует согласовать с бухгалтерией. Конкретный порядок зависит от ситуации и действующих разъяснений контролирующих органов.
Контроль и отчётность по депонированным суммам
Для регулярного контроля используйте отчёты раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Отчёт «Задолженность по зарплате» покажет общую картину расчётов, а детализацию по депонированным суммам можно получить через универсальный отчёт по регистрам расчётов или через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.04 в бухгалтерской программе.
Реестр депонированных сумм формируется из документа «Депонирование зарплаты» по кнопке печати. Храните реестры вместе с кассовыми документами — при проверке кассовой дисциплины именно они подтверждают правомерность сдачи невыплаченных денег в банк.
Рекомендуется ежемесячно сверять остаток по счёту 76.04 с реестрами депонированных сумм и с данными ЗУП. Расхождения обычно возникают из-за ручных операций в бухгалтерии или выплат, проведённых мимо документа депонирования, — их проще исправить сразу, чем накапливать к концу года.
Что важно запомнить
Депонирование в 1С ЗУП оформляется из ведомости в кассу кнопкой «Депонировать» после окончания срока выплаты. Невыплаченные суммы уходят на счёт 76.04, выплачиваются отдельной ведомостью с видом «Депонированная зарплата» и списываются только после истечения срока исковой давности.
Частые вопросы
Можно ли депонировать зарплату, перечисляемую на карты?
Нет, в классическом смысле депонирование применяется только к наличным выплатам через кассу. Если банк вернул перевод на зарплатную карту, возвращённая сумма отражается как депонированная отдельной операцией, но только после официального подтверждения возврата от банка.
Куда девается НДФЛ при депонировании?
НДФЛ удерживается при начислении в обычном порядке, депонирование на него не влияет. Сотруднику при выплате депонированной суммы выдаётся сумма за минусом ранее удержанного налога. Перечисление НДФЛ в бюджет выполняется по общим правилам, привязанным к факту выплаты дохода.
Как выплатить депонированную зарплату уволенному сотруднику?
Порядок тот же: создаётся ведомость с видом «Депонированная зарплата» на бывшего сотрудника. Если при увольнении окончательный расчёт не был выдан и депонирован, обязанность выплатить сумму по требованию бывшего работника сохраняется до истечения срока исковой давности.
Что делать, если кнопки «Депонировать» нет в ведомости?
Проверьте три вещи: проведена ли сама ведомость, есть ли у вас права на документы выплаты, и не создан ли уже документ «Депонирование зарплаты» по этой ведомости. Также убедитесь, что используется актуальный релиз конфигурации — в старых версиях механизм мог отличаться.
Нужно ли депонировать аванс, не полученный сотрудником?
Да, правило распространяется на любые наличные выплаты зарплаты, включая аванс. Если сотрудник не получил аванс в кассе в установленный срок, сумма депонируется тем же документом и выплачивается позже по его требованию.