Как в 1С ЗУП 8 рассчитать выходное пособие при сокращении за второй месяц

При сокращении штата работодатель обязан выплатить уволенному сотруднику выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранять средний заработок на период трудоустройства — не более двух месяцев со дня увольнения (ст. 178 ТК РФ). Выплата за первый месяц оформляется в день увольнения, а компенсация за второй месяц выплачивается позже — по заявлению работника, если он не трудоустроился. В 1С:ЗУП 8 эти две выплаты оформляются по-разному, и именно расчет за второй месяц чаще всего вызывает вопросы у расчетчиков.

Главная сложность в том, что на момент увольнения невозможно заранее знать, понадобится ли выплата за второй месяц. Поэтому в типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) пособие за второй месяц рассчитывается отдельным документом уже после увольнения сотрудника, когда он предъявил заявление и подтвердил отсутствие новой работы. В статье разберем настройку вида расчета, порядок оформления, нюансы налогообложения и типичные ошибки.

Что говорит закон о выплате за второй месяц

По ст. 178 ТК РФ средний заработок за второй месяц сохраняется за работником, если он в течение этого месяца не трудоустроился. Основание для выплаты — письменное заявление бывшего работника и подтверждение отсутствия записи о новой работе (как правило, сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка). В исключительных случаях средний заработок может сохраняться и за третий месяц — по решению службы занятости.

Важно понимать период расчета: оплачивается не календарный месяц, а рабочие дни по графику работника, приходящиеся на второй месяц со дня увольнения (или со дня, следующего за днем увольнения — в зависимости от принятой в организации методики и судебной практики по конкретному региону). Если работник устроился на новую работу в середине второго месяца, пособие выплачивается пропорционально — только за дни до трудоустройства.

Настройка вида расчета в 1С ЗУП 8

Перед расчетом убедитесь, что в программе существует корректный вид начисления. Перейдите в раздел «Настройка» → «Начисления». В типовой поставке обычно уже есть предопределенный вид расчета «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства» (или аналогичный по названию). Если его нет — создайте копированием выходного пособия.

Проверьте ключевые параметры вида расчета:

• назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты» или оплата времени сохраняемого среднего заработка;
• расчет выполняется по среднему заработку, результат = средний дневной заработок × количество рабочих дней;
• на вкладке «Налоги, взносы, учет»: НДФЛ — не облагается (в пределах трехкратного среднего месячного заработка совокупно с пособием при увольнении), страховые взносы — аналогично не облагаются в пределах того же лимита;
• способ отражения в бухучете — по настройкам организации или сотрудника.

Оформление выплаты за второй месяц: пошагово

Когда бывший работник предъявил заявление и подтверждающие документы, порядок действий в ЗУП 3.1 следующий. Сначала определите оплачиваемый период: второй месяц отсчитывается со дня, следующего за днем окончания первого месячного периода, на который было выплачено пособие при увольнении. Посчитайте рабочие дни в этом периоде по производственному календарю или индивидуальному графику сотрудника.

Далее создайте документ начисления. На практике используют два подхода: документ «Разовое начисление» (Зарплата → Разовые начисления) с выбором созданного вида расчета и указанием периода, либо — если пособие за второй месяц известно сразу при увольнении (например, выплачивается авансом по соглашению) — оно указывается прямо в документе «Увольнение» на вкладке «Начисления и удержания» в поле компенсаций при увольнении.

Налогообложение: НДФЛ и страховые взносы

Выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в совокупном размере, не превышающем трехкратный средний месячный заработок (шестикратный — для работников Крайнего Севера). Это значит, что пособие за первый и второй месяцы суммируются для контроля лимита.

В ЗУП 3.1 контроль лимита выполняется автоматически, если оба начисления имеют корректные настройки налогообложения (код дохода для необлагаемых выплат). Если лимит превышен — сумма превышения облагается НДФЛ и взносами в общем порядке. Проверьте это в расчетном листке сотрудника и в отчете по НДФЛ.

Типичные ошибки расчетчиков

Самая частая ошибка — оплата календарных дней вместо рабочих. Второй распространенный сценарий — пересчет среднего заработка заново на дату выплаты за второй месяц, хотя по нормам используется средний заработок, определенный на дату увольнения. Еще одна ошибка — оформление выплаты документом «Премия» или «Материальная помощь», что искажает налоговый учет и средний заработок в дальнейшем.

Особые сценарии

Работник трудоустроился в середине второго месяца

Пособие выплачивается пропорционально: оплачиваются рабочие дни с начала второго месячного периода до дня, предшествующего новому трудоустройству. Основание — заявление работника с указанием даты выхода на новую работу и подтверждающие сведения.

Выплата авансом при увольнении

По соглашению сторон работодатель может выплатить компенсацию за второй месяц сразу при увольнении. В этом случае сумма указывается в документе «Увольнение», и отдельное начисление позже не требуется. Учтите: если работник трудоустроится раньше, удержать излишне выплаченное пособие будет затруднительно.

Суммированный учет рабочего времени

Для сотрудников с суммированным учетом пособие рассчитывается исходя из среднего часового заработка, умноженного на количество рабочих часов по графику в оплачиваемом периоде. Проверьте, что в виде расчета выбран корректный порядок расчета среднего (часовой, а не дневной).

Удобно завести отдельный календарный контроль: через месяц после массового сокращения расчетчик получает список уволенных и отслеживает, кто обратился за выплатой за второй месяц. Это снижает риск пропустить заявление и споры с бывшими работниками.

FAQ

Можно ли рассчитать пособие за второй месяц сразу в документе «Увольнение»?

Да, если выплата производится авансом по соглашению сторон. В документе «Увольнение» укажите количество дней сохраняемого заработка на период трудоустройства. Если выплата оформляется позже по заявлению — используйте отдельный документ начисления.

Какой средний заработок брать — на дату увольнения или на дату второй выплаты?

Используется средний заработок, рассчитанный на дату увольнения: именно он определяет размер сохраняемых выплат за период трудоустройства. Пересчитывать его на дату второй выплаты не нужно.

Облагается ли пособие за второй месяц НДФЛ?

Не облагается, если совокупная сумма всех выплат при сокращении (пособие при увольнении плюс средний заработок за месяцы трудоустройства) не превышает трехкратный средний месячный заработок. Сумма превышения облагается НДФЛ и взносами.

Что делать, если сотрудник был на суммированном учете рабочего времени?

Расчет ведется от среднего часового заработка: он умножается на количество рабочих часов по графику сотрудника в оплачиваемом периоде. Проверьте настройку вида расчета и график работы сотрудника.

Какими документами подтверждается право на выплату за второй месяц?

Письменным заявлением бывшего работника и подтверждением отсутствия новой работы — как правило, сведениями о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или трудовой книжкой без записи о трудоустройстве.

Работник устроился на работу 10-го числа второго месяца. Как рассчитать пособие?

Оплатите только рабочие дни с начала второго месячного периода по 9-е число включительно по графику сотрудника. Средний дневной заработок умножается на это количество дней.