Другое · 10 мин
Как проводить договоры ГПХ в 1С
Пошаговая инструкция по проведению договоров ГПХ в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: заведение исполнителя, начисление вознаграждения, взносы, удержание НДФЛ и отчётность.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С оформляется иначе, чем трудовой договор: исполнитель не становится штатным сотрудником, на его вознаграждение не начисляются взносы на случай временной нетрудоспособности, а НДФЛ удерживается с каждой выплаты. Ошибки в настройке приводят к неверному расчёту страховых взносов, штрафам по отчётности и спорам с исполнителями.
Основной инструмент для работы с договорами ГПХ — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В «1С:Бухгалтерии» тоже можно начислить вознаграждение, но функциональность ограничена: нет полноценного учёта этапов работ, актов и персонифицированной отчётности по подрядчикам. Ниже разобран порядок действий в ЗУП с уточнениями для бухгалтерии.
Ключевой принцип: каждый договор ГПХ проводится отдельным документом с указанием срока действия, суммы и способа отражения в учёте. Начисление выполняется либо разово по акту, либо помесячно — в зависимости от условий договора. Далее — пошаговый разбор всех этапов.
Подготовка: что проверить перед заведением договора
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно настроены виды начислений для ГПХ. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите предопределённое начисление «Оплата по договорам ГПХ» (название может отличаться в разных релизах). Проверьте, что в его настройках указано: облагается НДФЛ, облагается страховыми взносами на ОПС и ОМС, но не облагается взносами на ВНиМ (временную нетрудоспособность).
Также проверьте учётную политику организации: в разделе настроек налогов и взносов должен быть указан актуальный тариф страховых взносов. Если организация применяет пониженные тарифы (например, для субъектов МСП), это отразится и на взносах с выплат по ГПХ.
Шаг 1. Заведение исполнителя в справочник
Исполнитель по договору ГПХ заводится как физическое лицо, а не как штатный сотрудник. В ЗУП перейдите: «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать». При создании укажите ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные — они понадобятся для отчётности по НДФЛ и персонифицированных сведений.
Важный нюанс: если человек уже есть в базе как сотрудник (например, работает по трудовому договору и параллельно выполняет работы по ГПХ), не создавайте дубль физического лица. Программа сама предложит привязать договор к существующей карточке. Дубли физлиц — частая причина ошибок при формировании 6-НДФЛ и справок о доходах.
Шаг 2. Создание документа «Договор ГПХ»
В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Оформить документ» → «Договор (работы, услуги)». Либо создайте документ из журнала: «Зарплата» → «Договоры ГПХ» → «Создать». Заполните ключевые поля:
- Организация и подразделение — влияет на отражение затрат в учёте;
- Дата начала и окончания — сроки действия договора; программа не даст начислить оплату вне этого периода;
- Сумма договора — общая стоимость работ или услуг;
- Вид начисления — выберите настроенное начисление по ГПХ;
- Способ отражения в бухучёте — счёт затрат (например, 20, 25, 26 или 44 в зависимости от характера работ);
- Порядок оплаты — единовременно по акту или помесячно.
Проведите документ. На этом этапе никаких начислений ещё не происходит — договор лишь фиксирует условия сотрудничества. Движения по регистрам появятся при начислении вознаграждения.
- 1Проверьте настройки вида начисления по ГПХ (НДФЛ и взносы)
- 2Создайте карточку физлица, избегая дублей
- 3Оформите документ «Договор (работы, услуги)» с сроками и суммой
- 4Укажите способ отражения в учёте и порядок оплаты
- 5Проведите документ и распечатайте при необходимости
Шаг 3. Начисление вознаграждения
Способ начисления зависит от условий договора. Если оплата производится один раз по акту выполненных работ, создайте документ «Зарплата» → «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)». Укажите договор, сумму по акту и дату выплаты. Программа автоматически рассчитает НДФЛ (13% или 15% с превышения порога) и страховые взносы.
Если договор предусматривает помесячные выплаты, сумма по договору будет подтягиваться в общий документ «Начисление зарплаты и взносов» при заполнении. Проверьте, что строка по подрядчику появилась на вкладке «Договоры ГПХ», а взносы рассчитались только на ОПС и ОМС.
Авторские договоры
Для договоров авторского заказа действует особый порядок: НДФЛ рассчитывается с учётом нормативного профессионального вычета (если исполнитель не подтвердил расходы документально), а база по взносам уменьшается аналогично. В ЗУП для этого используется отдельный вид начисления с соответствующим кодом дохода. Не проводите авторский договор как обычный договор подряда — это исказит и налог, и взносы.
Удобно заводить отдельный документ «Начисление по договорам» на каждый акт, а не накапливать всё в одном документе за квартал. Так проще сверяться с исполнителем и исправлять ошибки сторнированием конкретного документа.
Шаг 4. Выплата и удержание НДФЛ
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомость в банк» (или в кассу). При заполнении ведомости программа подтянет задолженность перед исполнителем по договорам ГПХ. НДФЛ удерживается в момент выплаты — именно дата ведомости определяет дату удержания налога для отчётности.
Проверьте сумму к выплате: она должна равняться начисленному вознаграждению минус НДФЛ. Если суммы не сходятся, откройте расчётный листок исполнителя и проверьте, не попали ли в расчёт лишние начисления или вычеты.
Как проверить результат начисления
Начислены только взносы на ОПС и ОМС
Присутствуют взносы на ВНиМ — ошибка в настройке начисления
13% от суммы (или 15% с превышения), удержан при выплате
Налог не рассчитан или удержан дважды
Начислено минус НДФЛ
Расхождение с актом или расчётным листком
Затраты на нужном счёте по проводкам
Проводки на счёте по умолчанию 70/76 без аналитики договора
Шаг 5. Отражение в отчётности
Выплаты по договорам ГПХ попадают в несколько форм отчётности. В 6-НДФЛ вознаграждение отражается как доход физлица с соответствующими датами получения дохода и удержания налога. В расчёте по страховым взносам (РСВ) суммы включаются в облагаемую базу, а исполнитель указывается в подразделе 3 как застрахованное лицо.
Кроме того, сведения о договорах ГПХ передаются в СФР (Социальный фонд России) в составе персонифицированных сведений о физлицах и отчёта по форме ЕФС-1 — при заключении и расторжении договора подаются соответствующие сведения. В ЗУП эти формы формируются автоматически на основании проведённых документов, если даты договора заполнены корректно.
Особенности проведения ГПХ в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» нет полноценного кадрового учёта подрядчиков, но начислить вознаграждение можно. Для этого физлицо заводится в справочнике «Сотрудники» с видом договора «ГПХ», а начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» с выбором соответствующего сотрудника, либо вручную операцией с проводками Дт 20 (25, 26, 44) Кт 76.10.
Ограничение бухгалтерской конфигурации: персонифицированная отчётность по подрядчикам и учёт этапов работ там реализованы слабо. Если договоров ГПХ много или они регулярные, рациональнее вести расчёты в ЗУП и синхронизировать данные с бухгалтерией.
Где вести договоры ГПХ
Полный цикл: договор, акты, взносы, выплаты, вся отчётность. Подходит при регулярной работе с подрядчиками.
Разовые начисления и проводки. Подходит при единичных договорах, но отчётность по подрядчикам придётся контролировать вручную.
Расчёты в ЗУП, проводки переносятся в бухгалтерию автоматически. Оптимально для средних и крупных организаций.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить договор ГПХ на штатного сотрудника?
Да, законодательство не запрещает заключать ГПХ с работником организации, если предмет договора не дублирует его трудовую функцию. В 1С договор заводится на то же физлицо — создавать вторую карточку не нужно. Учтите, что регулярные выплаты по ГПХ штатному сотруднику за работу, аналогичную его должностным обязанностям, — риск переквалификации договора в трудовой при проверке.
Почему программа не начисляет взносы по договору ГПХ?
Чаще всего причина в настройках вида начисления: проверьте, что в разделе «Налоги и взносы» начисления выбран вид дохода, облагаемый взносами на ОПС и ОМС. Вторая причина — дата начисления выходит за пределы срока действия договора. Третья — в карточке физлица не заполнен СНИЛС, из-за чего расчёт взносов блокируется в некоторых релизах.
Как провести частичную оплату по договору?
Создайте документ «Начисление по договорам» на сумму конкретного этапа или акта, а не на полную сумму договора. Остаток начислите следующим документом, когда будет подписан следующий акт. Программа отслеживает накопленный итог по договору, но контроль лимита лучше вести вручную через отчёт по договорам.
Нужно ли платить взносы на травматизм по ГПХ?
Только если это прямо предусмотрено условиями договора. По умолчанию взносы на страхование от несчастных случаев на выплаты по ГПХ не начисляются. Если в договоре такое условие есть, включите соответствующую настройку в виде начисления — иначе база по травматизму будет занижена.
Как исправить ошибку в уже проведённом начислении по ГПХ?
Если период не закрыт, отмените проведение документа начисления и создайте его заново с правильными данными. Если период закрыт и отчётность сдана, используйте документ «Сторнирование начислений» — он создаст обратные движения в текущем периоде, после чего оформите корректное начисление. При расхождениях в отчётности подайте уточнённые формы.
Какой код дохода указывается для выплат по ГПХ в 6-НДФЛ?
Для обычных договоров подряда и оказания услуг применяется код дохода 2010. Для авторских вознаграждений — коды серии 2200 в зависимости от вида произведения. В ЗУП код подтягивается из настроек вида начисления, поэтому важно изначально выбрать правильный шаблон начисления.
Что важно запомнить
Договор ГПХ в 1С проводится отдельным документом на физлицо без дублей в справочнике. Корректная настройка вида начисления определяет расчёт НДФЛ и взносов: ОПС и ОМС начисляются, ВНиМ — нет. Выплата оформляется ведомостью, а данные автоматически попадают в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированную отчётность при правильно заполненных датах договора.