Другое · 11 мин
Как начислить аванс в 1С ЗУП 3
Как начислить аванс в 1С ЗУП 3: настройка способа расчёта, документ «Начисление за первую половину месяца», выплата и типичные ошибки расчётчиков.
Аванс в 1С ЗУП 3 формально называется «начислением за первую половину месяца». Программа умеет рассчитывать его тремя способами: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) или расчётом по фактически отработанному времени за первую половину месяца. Выбор способа определяется настройками учётной политики и кадровыми документами сотрудника.
Чаще всего расчётчики используют документ «Начисление за первую половину месяца», который автоматически подбирает сотрудников, считает суммы и удерживает НДФЛ при выплате. Однако если в настройках выбран аванс «фиксированной суммой» или «процентом», отдельный документ начисления может вообще не понадобиться — сумма подтянется прямо в ведомость на выплату.
Ниже разобраны настройки, пошаговый порядок начисления и выплаты, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых аванс не считается или считается неверно.
Как программа определяет способ расчёта аванса
Способ расчёта аванса задаётся в учётной политике организации: «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты», либо через «Настройки зарплаты». Там же указывается дата выплаты аванса — по трудовому законодательству зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а конкретная дата закрепляется во внутренних документах организации.
Доступны три варианта: «Фиксированной суммой», «Процентом от тарифа» и «Расчётом за первую половину месяца». Первые два способа не требуют расчётного документа: сумма аванса хранится в кадровых данных сотрудника и подставляется в ведомость на выплату автоматически. Третий способ требует создания документа «Начисление за первую половину месяца» и учитывает фактические отработанные дни.
Индивидуально для сотрудника размер аванса можно изменить документами «Кадровый перевод» или «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» или «Кадры» → «Изменения оплаты сотрудников»). Это удобно, когда большинству платят процент от оклада, а отдельным работникам — фиксированные суммы.
Сравнение способов расчёта аванса
Подходит при стабильных окладах. Не требует документа начисления, но не учитывает фактически отработанное время — при болезни или отпуске в первой половине месяца возможна переплата.
Сумма следует за изменением оклада автоматически. Как и фиксированный вариант, не учитывает невыходы — контроль ложится на расчётчика.
Наиболее точный и безопасный с точки зрения проверок способ: учитывает отработанные дни. Требует введённых данных об отсутствиях до даты расчёта и отдельного документа начисления.
Настройка учётной политики перед расчётом
Откройте «Настройка» → «Организации», выберите нужную организацию и перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». В поле «Аванс» установите нужный способ и укажите дату выплаты аванса (число месяца). Эта дата будет подставляться в ведомости и влиять на дату фактического получения дохода для НДФЛ.
Если выбран расчёт за первую половину месяца, убедитесь, что в настройках состава начислений и удержаний («Настройка» → «Расчёт зарплаты») включены нужные начисления. Важно: в расчёт аванса попадают только те начисления, у которых в настройках вида расчёта установлен признак «Начисляется за первую половину месяца». Премии и разовые доплаты по умолчанию в аванс обычно не включаются.
Проверьте также график работы сотрудников: расчёт за первую половину месяца опирается на норму и факт по графику. Если график не заполнен или в нём ошибки, сумма аванса будет некорректной.
Начисление аванса фиксированной суммой или процентом
При этих способах документ начисления не создаётся. Размер аванса хранится в карточке сотрудника: его можно посмотреть и изменить в форме сотрудника по ссылке «Аванс» или массово документом «Изменение аванса». При приёме на работу программа предложит указать аванс сразу в документе «Приём на работу».
Для выплаты достаточно создать ведомость («Зарплата» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу»), в поле «Выплачивать» выбрать «Аванс» и указать месяц. Кнопка «Заполнить» подберёт сотрудников и подставит суммы аванса из кадровых данных. Программа автоматически исчислит НДФЛ с выплачиваемой суммы.
Главный риск этого способа — переплата при невыходах. Если сотрудник болел всю первую половину месяца, а аванс выплачен фиксированной суммой, образуется излишне выплаченная сумма, которую придётся удерживать при окончательном расчёте. Поэтому перед формированием ведомости сверяйте данные об отсутствиях.
Начисление аванса расчётом за первую половину месяца
При этом способе перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте новый документ. Укажите организацию, месяц начисления и подразделение (если считаете по подразделениям). Дата документа должна попадать в первую половину месяца или на дату расчёта.
Нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, у которых способ аванса «расчётом», и рассчитает суммы пропорционально отработанному времени с 1 по 15 число по графику работы. Если данные об отсутствиях (больничные, отпуска, командировки) введены в программу до расчёта, они будут учтены автоматически.
Откройте строку сотрудника по кнопке «Подробнее» или двойным щелчком, чтобы увидеть расшифровку: какие начисления вошли в расчёт, сколько дней и часов учтено. При необходимости сумму можно скорректировать вручную, но лучше исправлять исходные данные — ручные правки легко потерять при перезаполнении документа.
После проверки проведите документ. На его основании формируется ведомость на выплату: кнопка «Выплатить» прямо из документа создаст ведомость с видом «Аванс» и заполнит её рассчитанными суммами.
- 1Проверьте, что все отсутствия за первую половину месяца введены (больничные, отпуска, командировки)
- 2Создайте документ: Зарплата → Начисления за первую половину месяца → Создать
- 3Укажите организацию и месяц, нажмите «Заполнить»
- 4Проверьте суммы по сотрудникам, при необходимости откройте детализацию расчёта
- 5Проведите документ и нажмите «Выплатить» для создания ведомости
- 6Проверьте в ведомости суммы к выплате и исчисленный НДФЛ, проведите ведомость
Выплата аванса и НДФЛ
Выплата оформляется ведомостью: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (при выплате на карты), «Ведомости через раздатчика», «Ведомости в кассу» или «Ведомости на счета». В поле «Выплачивать» выберите «Аванс». Программа заполнит таблицу сотрудниками с назначенным авансом и автоматически исчислит НДФЛ — при выплате аванса налог удерживается, так как датой получения дохода по зарплате считается день выплаты.
Если сотруднику положены вычеты по НДФЛ, программа может применить их уже при выплате аванса — это зависит от настроек учётной политики по НДФЛ. Проверьте колонку «НДФЛ» в ведомости: нулевой налог у сотрудника с вычетами — нормальная ситуация, а не ошибка.
После проведения ведомости сумма аванса попадёт в расчётные листки и уменьшит итоговую выплату за месяц. При окончательном расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» учтёт выплаченный аванс, а ведомость за месяц покажет остаток к выплате.
Как проверить результат
Аванс отображается как выплаченный в разделе «Выплачено», долг на конец месяца корректен
Аванс не отображается или задолженность удвоена
Колонка НДФЛ заполнена, сумма к выплате равна авансу минус НДФЛ
Пустые суммы, сотрудники без назначенного аванса
Начисление за первую половину месяца присутствует отдельной строкой
Строка отсутствует при способе «расчётом» — документ не проведён
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — пустой документ «Начисление за первую половину месяца» после нажатия «Заполнить». Причины: у сотрудников в кадровых данных выбран другой способ аванса, в видах расчёта не установлен признак начисления за первую половину месяца, или сотрудники приняты позже 15-го числа. Проверяйте настройки в указанном порядке.
Вторая распространённая ситуация — аванс рассчитался без учёта больничного. Это происходит, когда больничный введён в программу после расчёта аванса. Решение: отмените проведение документа начисления аванса, введите отсутствие, перезаполните и перепроведите документ, затем скорректируйте ведомость.
Третья ошибка — двойной аванс в ведомости: сотруднику назначен и фиксированный аванс, и расчёт за первую половину. Такое бывает после кадровых переводов, когда индивидуальная настройка конфликтует с учётной политикой. Откройте карточку сотрудника и приведите способ аванса к единому варианту.
Проверка итогов перед закрытием месяца
Перед окончательным расчётом зарплаты сверьте выплаченные авансы с начисленными. Используйте отчёты «Расчётный листок», «Свод начисленной зарплаты» и «Анализ зарплаты по сотрудникам» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Все выплаченные авансы должны находить отражение в расчётных листках.
Обратите внимание на сотрудников, у которых аванс превысил итоговое начисление за месяц — например, при отпуске без сохранения во второй половине месяца. Для таких случаев заранее продумайте порядок удержания или возврата, чтобы не получить отрицательное сальдо при увольнении.
Если расчёт аванса регулярно вызывает расхождения, пересмотрите выбранный способ: для организаций с частыми отсутствиями и нестабильными графиками расчёт за первую половину месяца надёжнее фиксированных сумм.
Что важно запомнить
Способ аванса задаётся в учётной политике: фиксированная сумма, процент от тарифа или расчёт за первую половину месяца. При расчётном способе создаётся документ «Начисление за первую половину месяца», выплата всегда оформляется ведомостью с видом «Аванс», НДФЛ исчисляется при выплате. Перед заполнением проверяйте отсутствия и настройки видов расчёта — это главные причины ошибок.
Частые вопросы
Почему документ «Начисление за первую половину месяца» заполняется пустым?
Чаще всего у сотрудников в кадровых данных указан другой способ аванса (фиксированный или процентом), либо в настройках видов начислений не установлен признак участия в расчёте за первую половину месяца. Также проверьте, что сотрудники приняты на работу до 15-го числа расчётного месяца.
Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?
Да. По действующим правилам датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и удерживается при каждой выплате, включая аванс. Программа делает это автоматически при проведении ведомости.
Можно ли выплатить аванс без документа начисления?
Да, если в учётной политике выбран способ «фиксированной суммой» или «процентом от тарифа». В этом случае сумма аванса берётся из кадровых данных сотрудника и подставляется прямо в ведомость на выплату.
Как изменить аванс только одному сотруднику?
Создайте документ «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» или «Кадры» → «Изменения оплаты сотрудников»), укажите сотрудника, новый способ и размер аванса. Индивидуальная настройка будет иметь приоритет над общей учётной политикой.
Что делать, если аванс выплачен, а сотрудник ушёл на больничный задним числом?
Введите больничный в программу. При окончательном расчёте за месяц документ «Начисление зарплаты и взносов» пересчитает причитающиеся суммы, а излишне выплаченный аванс уменьшит итоговую выплату. Если переплата значительна, сумму к выплате за месяц можно скорректировать в ведомости.
Входит ли премия в расчёт аванса?
Только если в настройках вида начисления премии установлен признак расчёта за первую половину месяца. По умолчанию премии в аванс обычно не включаются — это соответствует практике, поскольку премии чаще начисляются по итогам полного месяца.