Как изменить оклады в штатном расписании в 1С ЗУП

Изменение окладов в штатном расписании — одна из самых частых задач в 1С:ЗУП. Ошибка здесь опасна вдвойне: если поменять оклад неправильным документом или неверной датой, программа продолжит начислять зарплату по старому размеру, а расхождения вскроются только при проверке или жалобе сотрудника. Поэтому важно понимать, каким документом и в какой последовательности вносить изменения.

В 1С:ЗУП существует несколько способов изменить оклад: прямым изменением штатного расписания, документом индексации заработка, кадровым переводом или изменением плановых начислений конкретного сотрудника. Выбор зависит от того, меняется ли оклад по всей позиции штатного расписания или только у отдельного работника, и ведётся ли в программе история изменений штатного расписания.

Ниже разобраны все рабочие сценарии с точными действиями, проверками результата и типичными ошибками. Инструкции актуальны для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.

Проверьте настройки учётной политики перед началом

Прежде чем менять оклады, убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания и его истории. Откройте «Настройка» — «Реквизиты и настройки» — «Штатное расписание». Здесь должны быть установлены флажки «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания».

Если история изменений не ведётся, документ «Изменение штатного расписания» будет недоступен, и оклады придётся править прямо в справочнике позиций — без фиксации даты и основания. Это плохая практика: теряется связь с кадровыми документами и невозможно корректно рассчитать средний заработок за прошлые периоды.

Также проверьте настройку «Применять изменения штатного расписания к сотрудникам». От неё зависит, предложит ли программа автоматически обновить плановые начисления работников после изменения позиции, или это придётся делать отдельным документом.

Как изменить оклад по позиции через «Изменение штатного расписания»

Это основной и рекомендуемый способ, когда оклад меняется для всей штатной позиции — например, повышение оклада бухгалтерам с конкретной даты. Откройте «Кадры» — «Штатное расписание» — «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ.

В шапке документа укажите организацию, подразделение (если изменение касается одного подразделения) и дату, с которой действует новый оклад. Поле «Дата изменения» критично: именно с этой даты программа будет считать новые начисления, а не с даты проведения документа.

Нажмите «Изменить позицию» и выберите нужную позицию штатного расписания. В открывшейся форме скорректируйте размер оклада (тарифной ставки) в таблице начислений. Если меняется несколько начислений — например, оклад и надбавка — отредактируйте каждую строку. Проведите документ.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Штатное расписание» — «Изменения штатного расписания» и создайте документ
2. 2
   Укажите организацию и дату, с которой действуют новые оклады
3. 3
   Нажмите «Изменить позицию», выберите позицию и введите новый размер оклада
4. 4
   Проведите документ и проверьте, что в штатном расписании появилась новая строка с нужной датой
5. 5
   Синхронизируйте плановые начисления сотрудников, занимающих эту позицию

Как синхронизировать начисления сотрудников с новой штаткой

Изменение позиции штатного расписания само по себе не всегда меняет плановые начисления уже принятых сотрудников — это зависит от настроек программы. Если синхронизация не произошла автоматически, оклады работников останутся старыми, и зарплата продолжит считаться по-старому.

Для массового обновления используйте документ «Изменение плановых начислений» («Зарплата» — «Изменение оплаты сотрудников» — «Изменение плановых начислений»). Заполните его списком сотрудников по кнопке «Подбор» или «Заполнить», установите ту же дату изменения и новые размеры начислений.

Удобный приём: в документе «Изменение плановых начислений» есть команда заполнения по штатному расписанию — программа сама подтянет актуальные оклады из позиций. Это исключает ручной ввод и расхождения между штаткой и начислениями сотрудников.

Индексация окладов на коэффициент

Когда оклады повышаются всем сотрудникам или целому подразделению на один процент, удобнее использовать механизм индексации, а не править каждую позицию вручную. В ЗУП 3.1 для этого служит документ «Изменение плановых начислений» с установленным флажком «Учитывать как индексацию заработка».

Создайте документ, заполните список сотрудников, установите флажок индексации и введите коэффициент — например, 1,07 при повышении на 7 %. Программа пересчитает все плановые начисления сотрудников на этот коэффициент автоматически. Признак индексации важен для расчёта среднего заработка: без него отпускные и командировочные будут посчитаны без повышающего коэффициента, что занизит выплаты сотрудникам.

Параллельно не забудьте актуализировать само штатное расписание документом «Изменение штатного расписания», иначе штатка будет показывать старые оклады, а при приёме новых сотрудников программа подставит устаревшие суммы.

Сравнение вариантов

Изменение штатного расписания

Подходит для точечного изменения оклада по позиции. Ограничение: требует отдельной синхронизации начислений сотрудников.

Изменение плановых начислений с индексацией

Подходит для массового повышения на коэффициент. Ограничение: не меняет саму штатку, её нужно править отдельно.

Кадровый перевод

Подходит, когда оклад меняется только одному сотруднику индивидуально. Ограничение: не влияет на позицию штатного расписания.

Как проверить, что изменения применились корректно

После проведения документов выполните контрольные проверки. Откройте штатное расписание («Кадры» — «Штатное расписание») и убедитесь, что по изменённой позиции с нужной даты отображается новый оклад. Если включён показ с расшифровкой по датам, старые и новые значения должны различаться по периодам действия.

Затем откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» — там должен появиться новый размер оклада с корректной датой начала действия. Форма «Начисления и удержания» показывает историю: проверьте, что старое значение закрыто датой, предшествующей изменению.

Финальная проверка — расчётная: создайте черновик «Начисление зарплаты и взносов» за месяц изменения и убедитесь, что оклад посчитан по-новому. Если дата изменения попадает на середину месяца, программа должна рассчитать оплату пропорционально: часть дней по старому окладу, часть по новому.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оклад в штатном расписании

Норма

С даты изменения показывается новое значение, до неё — старое

Тревожный признак

Новое значение отсутствует или применено с неверной даты

Начисления сотрудника

Норма

В «Начисления и удержания» новая строка с новым окладом и правильной датой

Тревожный признак

Остался только старый оклад — синхронизация не выполнена

Расчёт зарплаты

Норма

Сумма соответствует новому окладу, при смене в середине месяца — пропорциональный расчёт

Тревожный признак

Начислено по старому окладу

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — изменить оклад только в штатном расписании и забыть про плановые начисления сотрудников. Штатка показывает новые суммы, отчёты по фонду оплаты труда пересчитаны, а зарплата начисляется по-старому. Всегда проверяйте начисления хотя бы одного сотрудника с изменённой позиции.

Вторая ошибка — неверная дата документа. Если поставить дату изменения первым числом следующего месяца, а повышение должно действовать с текущего, сотрудники недополучат деньги, и потребуется доначисление. Обратная ситуация — дата задним числом в закрытом периоде — приведёт к перерасчётам и необходимости сдавать корректирующую отчётность.

Третья группа ошибок связана с индексацией: бухгалтер меняет оклады обычным «Изменением плановых начислений» без флажка индексации. Формально зарплата повышена, но средний заработок для отпускных считается без повышающего коэффициента — это нарушение, которое вскрывается при проверках.

Частые вопросы

Можно ли изменить оклад только одному сотруднику, не трогая штатное расписание?

Да. Если повышение индивидуальное, используйте «Кадровый перевод» с изменением начислений или «Изменение плановых начислений» на конкретного сотрудника. Позиция штатного расписания при этом не меняется, что корректно отражает ситуацию: оклад по штатке прежний, у работника — персональный.

Что делать, если документ «Изменение штатного расписания» недоступен?

Проверьте настройку «Настройка» — «Реквизиты и настройки» — «Штатное расписание»: должны быть включены ведение штатного расписания и история его изменений. Также убедитесь, что у вашей роли есть права на кадровые документы — при ограниченных правах документ может не отображаться в интерфейсе.

Нужно ли заново утверждать штатное расписание после изменения окладов?

В программе изменение фиксируется документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты и основания — отдельного переутверждения всей штатки не требуется. Для внутреннего документооборота организации распечатайте документ изменения или обновлённое штатное расписание через печатные формы.

Как изменить оклады задним числом, если зарплата уже рассчитана?

Проведите изменение с нужной датой, после чего программа при следующем расчёте или документе «Доначисление» выполнит перерасчёт. Учтите: перерасчёт прошлых периодов влияет на страховые взносы и НДФЛ, может потребоваться уточнённая отчётность. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы.

Почему после изменения штатки в отчёте по ФОТ старые суммы?

Отчёты по фонду оплаты труда могут строиться по плановым начислениям сотрудников, а не по штатному расписанию. Если синхронизация начислений не выполнена, отчёт покажет старые данные. Обновите плановые начисления документом «Изменение плановых начислений» и пересформируйте отчёт.

Можно ли изменить оклады сразу по всем позициям подразделения?

Да, в документе «Изменение штатного расписания» можно выбрать несколько позиций и изменить каждую. Для повышения на одинаковый процент удобнее сначала провести индексацию начислений сотрудников с коэффициентом, а затем привести штатное расписание в соответствие, чтобы новым сотрудникам подставлялись актуальные оклады.