Как освободить ставку в 1С: подробная инструкция

Освобождение ставки в 1С — типовая задача кадровика и расчётчика зарплаты, которая возникает при увольнении сотрудника, переводе его на другую позицию или сокращении штатного расписания. От корректности этой операции зависит точность отчётов по штатной расстановке: если ставка «зависнет» за уволенным сотрудником, программа будет показывать неверное количество вакантных позиций и искажать плановый ФОТ.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ставки учитываются в штатном расписании, и их занятость определяется кадровыми документами. В 1С:Бухгалтерии штатное расписание ведётся в упрощённом виде, поэтому там освобождение ставки сводится к увольнению сотрудника. Ниже разобраны оба сценария, а также ситуации с частичным освобождением ставки и типичные ошибки.

Как устроен учёт ставок в 1С

Прежде чем освобождать ставку, важно понимать, где именно она учитывается. В 1С:ЗУП основой служит справочник «Штатное расписание»: каждая позиция содержит подразделение, должность и количество ставок. Занятость ставки определяется кадровыми приказами — приёмами на работу, переводами и увольнениями. Программа сама считает, сколько ставок занято, а сколько вакантно.

В 1С:Бухгалтерии полноценного механизма штатного расписания нет: есть только справочник «Сотрудники» и документы приёма и увольнения. Поэтому «освободить ставку» там означает просто оформить увольнение — отдельного учёта вакантных ставок не ведётся. Если компании нужен контроль вакансий и планового ФОТ, используют ЗУП.

Подготовка: что проверить перед освобождением ставки

Сначала убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика» (в ЗУП также есть настройка «Штатное расписание» в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт»). Если штатное расписание не ведётся, понятие занятой ставки отсутствует, и освобождать нечего.

Затем проверьте текущую занятость позиции. В ЗУП откройте «Кадры» → «Штатное расписание», найдите нужную позицию и посмотрите колонки «Количество ставок» и «Занято». Также полезен отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»): он показывает, какой сотрудник какую долю ставки занимает на выбранную дату.

Отдельно проверьте, не занимает ли сотрудник несколько ставок одновременно — например, основную и по внутреннему совместительству. Увольнение по основному месту работы не освобождает ставку совместителя автоматически: это разные кадровые документы.

Освобождение ставки при увольнении сотрудника в 1С:ЗУП

Стандартный сценарий: сотрудник увольняется, и его ставка должна стать вакантной. В ЗУП это происходит автоматически при проведении документа «Увольнение» — отдельной операции «освободить ставку» не требуется.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату увольнения и основание
3. 3
   Проверьте вкладку с начислениями и компенсацией отпуска
4. 4
   Проведите документ
5. 5
   Откройте отчёт «Штатная расстановка» на дату после увольнения и убедитесь, что ставка стала вакантной

После проведения приказа программа с даты увольнения считает ставку свободной. Обратите внимание: занятость считается по датам, поэтому в день увольнения сотрудник ещё числится на ставке, а вакантной она становится со следующего дня. Это нормальное поведение, а не ошибка.

Если увольнение оформляется задним числом или сотрудник уже отработал, проверьте, чтобы дата документа соответствовала фактическому последнему рабочему дню. Неверная дата приведёт к тому, что ставка освободится раньше или позже реального срока, что исказит отчётность и расчёт компенсаций.

Освобождение ставки при переводе и сокращении

Перевод на другую позицию

При переводе сотрудника на другую должность или в другое подразделение оформляется документ «Кадровый перевод» («Кадры» → «Все кадровые документы» → «Кадровый перевод»). После его проведения прежняя ставка освобождается, а новая становится занятой. Проверьте результат через отчёт «Штатная расстановка»: старая позиция должна показать увеличение вакантных ставок.

Сокращение позиции штатного расписания

Если ставку нужно не просто освободить, а исключить из штатного расписания, используется документ «Изменение штатного расписания» (в ЗУП 3.1 — «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменить»). В документе уменьшите количество ставок по позиции или закройте позицию целиком с указанием даты. Программа не позволит сократить ставку, которая ещё занята, — сначала нужно уволить или перевести сотрудника.

Освобождение части ставки и работа с совместительством

Сотрудник может занимать не целую ставку, а её долю — например, 0,5. При увольнении такого сотрудника освобождается именно его доля. Если на одной позиции числятся несколько работников по частичным ставкам, увольнение одного из них освобождает только его часть, остальные доли остаются занятыми.

Сложнее ситуация с внутренним совместительством. В ЗУП совместитель оформляется как отдельный сотрудник с собственным приказом о приёме. Чтобы полностью освободить ставку, нужно уволить и основного работника, и совместителя — двумя отдельными документами «Увольнение». Если забыть про совместителя, в отчётах позиция будет числиться частично занятой.

Проверить, все ли занятые доли закрыты, помогает отчёт «Остатки отпусков» — нет, для ставок нужен другой инструмент: отчёт «Штатная расстановка» или «Занятые ставки» (в зависимости от релиза название может отличаться). Сформируйте его по интересующей позиции и сверьте список занимающих сотрудников.

Освобождение ставки в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 нет механизма учёта вакантных ставок, поэтому задача сводится к корректному увольнению. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение», выберите сотрудника, укажите дату и основание, проведите документ. После этого сотрудник перестанет попадать в списки действующих, а в справочнике «Сотрудники» у него появится отметка об увольнении.

Если уволенный сотрудник продолжает отображаться в отчётах как действующий, проверьте, проведён ли документ и не создан ли после увольнения новый приём на работу с той же датой. Также убедитесь, что в карточке сотрудника не стоит пометка актуального договора ГПХ — договоры гражданско-правового характера закрываются отдельно.

Сравнение конфигураций

1С:ЗУП

Полный учёт ставок: занятость, вакансии, история изменений штатного расписания. Подходит, если нужен контроль вакансий и планового ФОТ

1С:Бухгалтерия

Учёт только факта приёма и увольнения, вакантные ставки не отслеживаются. Достаточно для небольших компаний без сложной штатной структуры

Проверка результата и типичные ошибки

После всех операций сформируйте контрольные отчёты. В ЗУП это «Штатная расстановка» и «Штатное расписание» на дату после увольнения: количество вакантных ставок по позиции должно увеличиться на освобождённую долю. Дополнительно откройте карточку позиции — история занятости должна показывать дату освобождения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Ставка показана вакантной с даты после увольнения

Тревожный признак

Ставка числится занятой или занята частично

Карточка сотрудника

Норма

Есть проведённое увольнение, сотрудник не в списке действующих

Тревожный признак

Документ не проведён или есть второй активный приём

Занятость позиции

Норма

Сумма занятых долей равна ожидаемой

Тревожный признак

Осталась доля совместителя или внешнего совместителя

Если ставка всё равно не освобождается, последовательно проверьте: проведён ли документ увольнения, нет ли у сотрудника второго приёма на эту же позицию, не создан ли более поздний кадровый перевод, который «перекрыл» увольнение. В редких случаях помогает перепроведение кадровых документов по сотруднику в хронологическом порядке.

Частые вопросы

Можно ли освободить ставку без увольнения сотрудника?

Нет, занятость ставки в ЗУП определяется только кадровыми документами. Пока сотрудник числится на позиции, ставка занята. Альтернатива — оформить кадровый перевод на другую позицию, если человек фактически перешёл на другое место.

Почему после увольнения ставка не стала вакантной?

Чаще всего документ увольнения не проведён, указана неверная дата или у сотрудника есть второй приём на эту позицию (совместительство). Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» и посмотрите, кто числится на позиции.

Как освободить полставки, если сотрудник работает на 0,5?

Оформите обычное увольнение — программа освободит ровно ту долю, которую занимал сотрудник, то есть 0,5. Если нужно изменить долю без увольнения, используйте кадровый перевод с указанием нового количества занимаемых ставок.

Что делать, если уволили сотрудника ошибочно и ставка освободилась?

Используйте механизм отмены увольнения: в ЗУП в документе увольнения есть команда отмены, либо создайте новый приём на работу. После этого ставка снова станет занятой. Учтите, что отмена возможна только до окончательного расчёта и сдачи отчётности.

Нужно ли освобождать ставку при увольнении внешнего совместителя?

Да, внешний совместитель занимает ставку (или её часть) так же, как основной работник. Оформите отдельный документ «Увольнение» по нему — ставка освободится автоматически после проведения.

Как посмотреть все вакантные ставки организации?

В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка» или «Штатное расписание» и установите отбор по наличию вакантных ставок. Отчёт покажет позиции, по которым количество занятых ставок меньше планового.