Другое · 8 мин
Как в 1С завести договор ГПХ с физическим лицом
Как оформить договор ГПХ с физическим лицом в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: карточка сотрудника, начисления, взносы, НДФЛ, акты и отчётность.
Договор гражданско-правового характера с физическим лицом в 1С оформляется не как обычный приём на работу, а через отдельный механизм — документ «Договор (работы, услуги)» в 1С:ЗУП или через контрагента с видом договора в 1С:Бухгалтерии. Ошибка на этом этапе приводит к неверному расчёту взносов: по ГПХ не начисляются взносы на травматизм и взносы на случай временной нетрудоспособности, а программа должна это учесть автоматически.
Ниже разобран порядок действий для двух самых распространённых конфигураций — 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3, — а также нюансы начисления вознаграждения, удержания НДФЛ и сдачи отчётности по подрядчику.
Что проверить перед оформлением договора
Прежде чем заводить договор в программе, убедитесь, что у вас есть полные данные физического лица: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации и реквизиты для выплаты. Без СНИЛС и ИНН не получится корректно сдать персонифицированную отчётность и справку о доходах.
Также проверьте настройки учётной политики: в 1С:ЗУП в карточке организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации») должны быть заполнены тарифы страховых взносов. От этого зависит, как программа рассчитает пенсионные и медицинские взносы с вознаграждения по ГПХ.
Создание карточки физического лица в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физлицо уже есть в базе (например, ранее работало по трудовому договору), программа предложит выбрать существующую карточку — не создавайте дубликат, иначе отчётность по физлицу раздвоится.
Заполните ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылкам в карточке внесите ИНН, СНИЛС и паспортные данные. Поле «Вид занятости» для подрядчика по ГПХ обычно оставляют «Внешний совместитель» либо оформляют без привязки к штатному расписанию — ключевое значение имеет не оно, а тип создаваемого далее документа-договора.
Оформление документа «Договор (работы, услуги)» в 1С:ЗУП
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» либо «Кадры» → «Договоры подряда» — название пункта зависит от релиза. Нажмите «Создать» и выберите «Договор (работы, услуги)».
В документе укажите организацию, сотрудника, даты начала и окончания договора, подразделение и сумму вознаграждения. Проверьте, что в поле вида расчёта выбрано начисление с правильным налогообложением: оплата по договору ГПХ облагается НДФЛ и взносами на ОПС и ОМС, но не облагается взносами на ВНиМ.
Если работы сдаются поэтапно, можно оформить несколько договоров или начислять вознаграждение частями через документ «Начисление по договорам» по мере подписания актов. Дата актуального начисления важна для НДФЛ: доход по ГПХ признаётся на дату выплаты.
- 1Создайте карточку сотрудника с ИНН и СНИЛС
- 2Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)»
- 3Создайте документ «Договор (работы, услуги)», укажите сумму и сроки
- 4Проверьте вид расчёта и налогообложение начисления
- 5Проведите документ и сформируйте начисление по акту
- 6Проверьте НДФЛ и взносы в отчёте «Анализ взносов в фонды»
Как завести договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации без зарплатного модуля физлицо-подрядчик заводится как контрагент: раздел «Справочники» → «Контрагенты» → «Создать» → вид «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН и реквизиты, создайте договор с видом «С поставщиком» или аналогичным.
Если в программе включён учёт зарплаты, используйте раздел «Зарплата и кадры» → «Договоры ГПХ» (в свежих релизах) либо оформляйте начисление документом «Начисление зарплаты» с ручным добавлением начисления «Оплата по договорам ГПХ». Убедитесь, что в настройках начисления выбран правильный код дохода по НДФЛ (обычно 2010 для договоров подряда) и корректная категория для страховых взносов.
Сравнение вариантов
Полноценный кадровый учёт подрядчиков, автоматический расчёт взносов и НДФЛ, интеграция с отчётностью. Подходит при регулярной работе с ГПХ.
Достаточно для разовых договоров: начисление, НДФЛ, взносы и РСВ считаются в одной программе.
Физлицо как контрагент, выплата через банк, НДФЛ и взносы считаются вручную или в отдельной программе. Только для редких разовых выплат.
Начисление вознаграждения, НДФЛ и взносы
Начисление по договору оформляется после подписания акта выполненных работ. В 1С:ЗУП используйте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторские)» либо включите подрядчика в общее «Начисление зарплаты и взносов» — программа подтянет сумму из договора.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке, действующей для налоговых резидентов, и взносы на ОПС и ОМС. Взносы на случай временной нетрудоспособности и на травматизм по договорам ГПХ не начисляются, если иное прямо не прописано в договоре в части травматизма. Проверьте расчёт через отчёт «Анализ взносов в фонды» и «Расчётный листок» сотрудника.
Отчётность по подрядчику и проверка результата
Подрядчик по ГПХ попадает в расчёт по страховым взносам (раздел 3 РСВ), в персонифицированные сведения о физлицах и в справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в составе 6-НДФЛ. В 1С:ЗУП эти формы заполняются автоматически, если договор и начисления оформлены корректными документами.
Перед сдачей отчётности сформируйте «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и сверьте: сумма начисленного вознаграждения, удержанный НДФЛ и база взносов должны сходиться с первичными актами. Расхождения чаще всего вызваны ручными корректировками или дубликатами карточек.
Как проверить результат
Одна карточка на человека, заполнены ИНН и СНИЛС
Дубликаты физлица или пустые регистрационные данные
Начислены только ОПС и ОМС, ВНиМ и травматизм отсутствуют
Есть взносы на ВНиМ по договору ГПХ без особых условий
Налог рассчитан с полной суммы вознаграждения на дату выплаты
НДФЛ не рассчитан или рассчитан с части суммы
Подрядчик попал в РСВ и перссведения
Физлицо отсутствует в разделе 3 РСВ
Что важно запомнить
Договор ГПХ в 1С:ЗУП оформляется отдельным документом после создания карточки физлица с ИНН и СНИЛС. Ключевые контрольные точки: правильный код дохода по НДФЛ, отсутствие взносов на ВНиМ, признание дохода на дату выплаты и попадание подрядчика в РСВ и персонифицированные сведения.
Частые вопросы
Можно ли оформить договор ГПХ на действующего сотрудника?
Да, но только на работы, не входящие в его трудовые обязанности. В 1С на ту же карточку физлица создаётся отдельный документ «Договор (работы, услуги)», доходы суммируются для НДФЛ, а взносы считаются по каждому виду договора отдельно.
Нужно ли включать подрядчика в штатное расписание?
Нет. Договор ГПХ не связан со штатным расписанием и не создаёт ставку. В 1С:ЗУП документ договора оформляется без привязки к позиции штатного расписания.
Как отразить выплату аванса по договору ГПХ?
Аванс подрядчику проводится как обычная выплата через ведомость в банк или кассу. НДФЛ удерживается при каждой выплате, поскольку доход по ГПХ признаётся на дату фактической выплаты, а не на дату подписания акта.
Что делать, если программа начислила взносы на ВНиМ по договору ГПХ?
Проверьте вид расчёта в договоре: у начисления должна стоять категория, облагаемая только взносами на ОПС и ОМС. Если ошибка уже попала в расчётный период, сделайте сторнирующий документ и сдайте уточнённый РСВ.
Как закрыть договор ГПХ после завершения работ?
Отдельного документа «увольнения» для ГПХ не требуется: договор завершается датой окончания, указанной в документе. Достаточно провести финальное начисление по акту, выплатить вознаграждение и удержать НДФЛ. Подрядчик автоматически перестанет попадать в списки действующих сотрудников после даты окончания договора.