Как в 1С заполнить стаж работы сотрудника

Стаж работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) влияет на расчёт больничных, отпускных, районных надбавок и отчётность в СФР. Если данные о стаже не заполнены или заполнены с ошибкой, программа неверно определит процент оплаты пособия по нетрудоспособности или неправильно рассчитает процентную надбавку за работу в районах Крайнего Севера.

В типовой конфигурации стаж хранится в карточке физического лица и разделён по видам: страховой стаж для больничных, стаж для надбавки за выслугу лет, северный стаж, педагогический, медицинский и другие специальные виды. Каждый вид заполняется отдельно и используется своим механизмом расчёта.

Ниже разобрано, где именно вводятся данные о стаже, как программа считает стаж автоматически по трудовой деятельности, какие сведения нужно внести вручную и как проверить, что расчёт работает корректно.

Где в 1С хранятся данные о стаже

Вся информация о стаже привязана к физическому лицу, а не к конкретному приёму на работу. Это важно: если сотрудник увольнялся и принимался повторно, введённый стаж сохраняется и продолжает учитываться в расчётах.

Откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники», выберите нужного сотрудника. В карточке найдите ссылку «Трудовая деятельность» — именно здесь сосредоточены все виды стажа и сведения о предыдущих местах работы. В некоторых версиях конфигурации ссылка называется «Стажи, трудовая деятельность» или находится в группе «Труд».

Отдельно стаж можно посмотреть через карточку физического лица: раздел «Кадры» — «Физические лица». Данные синхронизированы: изменение в одном месте отразится в другом, потому что хранится информация в едином регистре.

Как заполнить стаж для оплаты больничных листов

Это самый критичный вид стажа, потому что ошибка напрямую влияет на деньги сотрудника и на принятие расходов фондом. Программа не считает его автоматически по трудовой книжке — данные нужно ввести вручную на дату приёма.

Порядок заполнения:

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность».
2. 2
   Найдите поле «Стаж для оплаты больничных листов» (или «Страховой стаж для оплаты больничных»).
3. 3
   Укажите дату отсчёта — обычно это день, предшествующий дате приёма на работу, или дата начала страхового случая, если стаж вводится задним числом.
4. 4
   Введите количество лет, месяцев и дней стажа на эту дату по данным трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.
5. 5
   Запишите изменения и проверьте расчёт на тестовом больничном листе.

Дальше программа досчитывает стаж автоматически: на каждую дату больничного она прибавляет к введённому значению время работы в вашей организации. Поэтому важно корректно указать именно начальную точку отсчёта.

Если у сотрудника есть нестраховые периоды, которые включаются в стаж (например, военная служба по призыву), их учитывают отдельной отметкой. В больничном листе есть поле для нестраховых периодов — оно заполняется в самом документе, а не в карточке сотрудника.

Как ввести сведения о предыдущих местах работы

Для отчётности и автоматического расчёта специальных видов стажа в карточке сотрудника заполняется таблица трудовой деятельности. Она отражает записи трудовой книжки: организацию, даты приёма и увольнения, должность.

В форме «Трудовая деятельность» нажмите «Добавить» в табличной части и внесите каждое место работы отдельной строкой. Даты указывайте точно по документам сотрудника — от них зависит корректность расчёта северного и других специальных стажей.

Эти же сведения используются при формировании отчётов по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) и персонифицированных сведений. Если организация сдаёт электронные сведения о трудовой деятельности, таблица должна быть заполнена полностью и без пропусков периодов.

Настройка северного и других специальных стажей

Для расчёта процентной надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях используется отдельный вид стажа. Он заполняется в той же форме «Трудовая деятельность» в полях, связанных с северным стажем, либо рассчитывается автоматически, если в настройках организации указан районный коэффициент и территориальные условия.

Чтобы автоматический расчёт работал, проверьте два условия. Во-первых, в карточке организации или подразделения должны быть заданы территориальные условия и районный коэффициент. Во-вторых, в настройках начисления надбавки должен быть выбран порядок расчёта по стажу с автоматическим увеличением процента.

Аналогично настраиваются надбавки за выслугу лет: создаётся вид расчёта с зависимостью процента от стажа, задаётся шкала (например, от 1 до 3 лет — 10%, от 3 до 5 лет — 15%), а в карточке сотрудника указывается дата отсчёта стажа для надбавки. Программа сама повышает процент при достижении очередного порога.

Стаж для отпусков и среднего заработка

Отпускной стаж программа считает самостоятельно по кадровым документам: приёмы, отпуска без сохранения, прогулы, отпуска по уходу за ребёнком. Ручной ввод здесь обычно не требуется, но есть исключение — если сотрудник принят в текущую базу не с начала трудовой деятельности и нужно учесть остатки отпусков.

В этом случае используется документ «Начальная штатная расстановка» при старте учёта или ввод остатков отпусков через специальную обработку (раздел «Кадры» — «Остатки отпусков» в отдельных версиях). Там же можно скорректировать дату, с которой считается рабочий год сотрудника.

Проверить отпускной стаж можно через справку «Остатки отпусков» в карточке сотрудника: она показывает рабочие годы, накопленные дни и периоды, исключённые из стажа.

Контрольные точки

Как проверить, что стаж заполнен правильно

Расчёт больничного листа

Норма

В документе «Больничный лист» процент оплаты соответствует стажу сотрудника, стаж отображается в шапке документа

Тревожный признак

Процент равен 60% у сотрудника с большим стажем или стаж отображается как 0 лет 0 месяцев

Северная надбавка

Норма

Процент надбавки повышается автоматически при достижении очередного полугодия или года стажа

Тревожный признак

Процент зафиксирован и не меняется со временем

Отчётность ЕФС-1

Норма

Сведения о трудовой деятельности формируются без ошибок проверки

Тревожный признак

Программа сообщает о незаполненных периодах или датах

Типичные ошибки при заполнении стажа

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за неверных исходных данных или непонимания логики расчёта. Разберите типичные ситуации до начала массового ввода данных.

Ещё одна частая ситуация — расхождение стажа в программе и в расчёте фонда. СФР считает стаж по своим данным, и если ваши сведения о предыдущих местах работы неполные, фонд может снизить процент оплаты. Поэтому данные стоит вводить по официальным документам: трудовой книжке, справкам о трудовой деятельности, выпискам из СФР.

Особенности для 1С:Бухгалтерии и других конфигураций

В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая, но упрощённая. Стаж для больничных вводится в карточке сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» — «Сотрудники») по ссылке «Страховой стаж» — указываются годы, месяцы, дни и дата отсчёта. Специальные виды стажа и автоматические надбавки там поддерживаются ограниченно.

В конфигурациях для госсектора (1С:Зарплата и кадры государственного учреждения) добавляются специфические виды: стаж государственной службы, стаж работы в учреждениях определённого типа. Они заполняются в той же форме трудовой деятельности, но используются отраслевыми начислениями.

Где заполнять стаж в разных конфигурациях

1С:ЗУП 3.1

Карточка сотрудника — «Трудовая деятельность». Полный набор видов стажа, автоматический расчёт надбавок, интеграция с больничными и отчётностью.

1С:Бухгалтерия 8

Карточка сотрудника — «Страховой стаж». Подходит для больничных, но специальные стажи и автоматические надбавки практически не поддерживаются.

1С:ЗКГУ

Аналогично ЗУП, плюс стажи госслужбы и отраслевые виды для бюджетных начислений.

Частые вопросы о заполнении стажа в 1С

Сотрудник принят давно, а стаж не заполняли. Как ввести его задним числом?

Введите стаж в карточке сотрудника с датой отсчёта, равной дате приёма (или дню перед ней). Программа применит его ко всем последующим расчётам. Уже проведённые больничные пересчитаются только после перепроведения или создания исправительных документов — сами по себе они не изменятся.

Почему в больничном листе стаж показывается нулевым?

Наиболее вероятная причина — стаж не введён в карточке сотрудника либо введён с датой отсчёта позже даты начала больничного. Проверьте форму «Трудовая деятельность»: поле стажа для оплаты больничных должно быть заполнено, а дата отсчёта должна предшествовать страховому случаю.

Как учесть службу в армии в стаже для больничного?

Период военной службы включается в страховой стаж, поэтому его нужно прибавить к вводимому значению лет, месяцев и дней. Если служба пришлась на время после 2007 года и влияет на оплату, в самом больничном листе заполните поле нестраховых периодов — оно влияет на источник финансирования части пособия.

Нужно ли заново вводить стаж при повторном приёме сотрудника?

Нет. Стаж хранится в карточке физического лица и действует для всех приёмов этого человека в организации. При повторном трудоустройстве программа продолжит отсчёт от ранее введённого значения с учётом периода работы.

Можно ли загрузить стажи массово для всех сотрудников?

Типовой обработки массовой загрузки стажей в конфигурации нет. Варианты — ввод вручную по каждому сотруднику, использование универсальной загрузки данных из табличного документа (через встроенную обработку загрузки в табличные части и регистры, если она доступна в вашей поставке) или разработка внешней обработки программистом. При любом массовом способе сначала проверьте результат на нескольких сотрудниках.

Откуда взять достоверные данные о стаже, если трудовой книжки нет?

Запросите у сотрудника сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выдаётся на бумаге или через Госуслуги), справки с предыдущих мест работы или выписку из индивидуального лицевого счёта в СФР. Эти документы являются достаточным основанием для ввода стажа в программу.