Как в 1С занести отпуск по уходу за ребенком до 3 лет

Отпуск по уходу за ребенком до трех лет в программах 1С оформляется кадровым документом, который одновременно приостанавливает начисление зарплаты и назначает пособия. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен документ «Отпуск по уходу за ребенком», а в 1С:Бухгалтерии используется кадровый приказ с последующим отражением пособия вручную или через данные ФСС. Правильное оформление важно, потому что от него зависят расчет среднего заработка, отчетность в СФР и корректность табеля.

Отпуск делится на два периода: до полутора лет, когда выплачивается ежемесячное пособие, и от полутора до трех лет, когда обязательного пособия за счет ФСС нет, но отпуск и кадровое состояние сохраняются. В программе оба периода можно занести одним документом с указанием даты окончания «по 3 года» — тогда пособие автоматически прекратится после достижения ребенком полутора лет.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 как наиболее распространенной конфигурации для расчета зарплаты, а также особенности для пользователей 1С:Бухгалтерии. Перед началом работы убедитесь, что у сотрудницы завершен отпуск по беременности и родам — отпуск по уходу обычно начинается со дня, следующего за его окончанием.

Что подготовить перед вводом документа

Перед тем как заносить отпуск в программу, соберите основание: заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и сведения о ребенке (дату рождения — от нее считаются даты окончания периодов). Если пособие будет назначаться, потребуются справка о неполучении пособия вторым родителем и, при необходимости, сведения о заработке с других мест работы для расчета среднего.

Проверьте в карточке сотрудницы актуальность данных: СНИЛС, ИНН, реквизиты для перечисления пособия (если выплата идет напрямую через СФР, часть данных передается в фонд). Ошибки в этих полях приводят к отказам при отправке реестров.

Также определите, будет ли сотрудница работать во время отпуска на условиях неполного рабочего времени — от этого зависит настройка документа. При работе неполный день пособие до полутора лет сохраняется, и это нужно отразить в программе отдельным графиком работы.

Ввод документа «Отпуск по уходу за ребенком» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Отпуска по уходу за ребенком» (в некоторых настройках документ доступен также из раздела «Зарплата» → «Отпуска по уходу за ребенком и возвраты из отпуска»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: организацию, дату приказа и сотрудницу.

В поле периода укажите дату начала отпуска — как правило, это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам. В поле «по» введите дату исполнения ребенку трех лет. Если отпуск оформляется только до полутора лет с последующим продлением, можно указать более раннюю дату, но проще занести сразу весь период до трех лет.

На вкладке пособий установите флаг выплаты пособия по уходу за ребенком до полутора лет и укажите количество детей и дату рождения ребенка. Программа рассчитает пособие исходя из среднего заработка сотрудницы за расчетный период; при необходимости расчет можно открыть и проверить по кнопке с суммой среднего заработка.

Если на период отпуска на место сотрудницы принимается другой работник, отметьте «Освободить ставку на период отпуска» — тогда позиция штатного расписания станет доступной для временного приема. Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по форме Т-6 или по самостоятельно утвержденной форме.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» и создайте документ
2. 2
   Заполните организацию, дату и сотрудницу
3. 3
   Укажите период: с даты после больничного по БиР до дня исполнения ребенку 3 лет
4. 4
   На вкладке пособий включите выплату до 1,5 лет и введите данные ребенка
5. 5
   Проверьте расчет среднего заработка и при необходимости освободите ставку
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа

Настройка пособий и расчет среднего заработка

Пособие до полутора лет рассчитывается от среднего заработка за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. В ЗУП расчет выполняется автоматически, но его следует проверить: откройте форму расчета среднего и убедитесь, что в базу попали все начисления, а периоды больничных и прошлых отпусков исключены из дней расчетного периода.

Если сотрудница недавно принята на работу и справки о заработке с предыдущего места нет, расчет будет выполнен по имеющимся данным, что может занизить пособие. После предоставления справки внесите ее документом «Справка о заработке для расчета пособий» и пересчитайте отпуск.

С полутора до трех лет обязательного ежемесячного пособия за счет фонда нет. Если в организации приняты дополнительные выплаты (например, по коллективному договору), их вводят отдельным разовым начислением или назначают в документе отпуска в зависимости от настроек конфигурации.

Особенности для 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного расчета пособий нет, поэтому отпуск отражается кадровым приказом. Создайте документ «Кадровый перевод» не нужно — используйте «Отсутствия» или кадровый приказ об отпуске: перейдите в «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и оформите отпуск без сохранения зарплаты на период до трех лет.

Пособие до полутора лет в бухгалтерской конфигурации начисляется вручную: сумма рассчитывается вне программы (или по данным СФР) и вводится документом начисления зарплаты с соответствующим видом начисления. При прямых выплатах пособие вообще не проходит через расчетную ведомость работодателя — оно отражается только в отчетности для фонда.

Если штат сотрудников небольшой и расчет ведется в Бухгалтерии, рассмотрите вариант вести кадровый учет отпусков там, а расчет пособий доверить данным, которые фонд запрашивает напрямую. Это снижает риск ошибки в ручном расчете среднего заработка.

Где оформлять отпуск

1С:ЗУП 3.1

Полный цикл: документ отпуска, автоматический расчет пособия, реестры в СФР, печать Т-6. Подходит организациям с регулярными кадровыми событиями.

1С:Бухгалтерия 8

Кадровый приказ и ручное отражение пособия. Подходит для микробизнеса, но требует внешнего расчета среднего заработка.

Досрочный выход, прерывание и возврат из отпуска

Сотрудница вправе прервать отпуск в любой момент до исполнения ребенку трех лет. Для этого в ЗУП используется документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры»). В нем укажите дату фактического выхода на работу — с этой даты прекращается пособие и возобновляется начисление зарплаты по окладу.

Если сотрудница выходит на неполный рабочий день с сохранением пособия до полутора лет, сначала создайте для нее график неполного рабочего времени, затем оформите кадровый перевод на этот график, не прерывая сам отпуск. В документе отпуска при этом должен быть установлен признак работы на условиях неполного времени.

После окончания отпуска по достижении ребенком трех лет отдельный документ возврата обычно не требуется — программа автоматически возобновляет начисления со дня, следующего за датой окончания отпуска. Проверьте это в документе начисления зарплаты за первый месяц после отпуска.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа убедитесь, что отпуск отразился корректно. Откройте табель учета рабочего времени (отчет «Табель Т-13») за первый месяц отпуска: дни должны быть отмечены кодом «ОЖ» без начисления зарплаты. Затем сформируйте расчетный листок сотрудницы — в нем должно присутствовать только пособие до полутора лет, без оклада.

Проверьте штатное расписание: если ставка освобождалась, позиция должна числиться занятой временно отсутствующим сотрудником и быть доступной для приема замещающего работника. Также убедитесь, что в отчетах для СФР сформировались сведения о застрахованном лице и реестр пособия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц отпуска

Норма

Код ОЖ, рабочих часов нет

Тревожный признак

Проставлены явки или пустые дни без кода

Расчетный листок

Норма

Только пособие до 1,5 лет, оклад не начисляется

Тревожный признак

Продолжает начисляться оклад или пособие отсутствует

Штатное расписание

Норма

Ставка помечена как временно освобожденная

Тревожный признак

Позиция выглядит свободной без признака отпуска

Реестр в СФР

Норма

Реестр сформирован и принят фондом

Тревожный признак

Ошибки в СНИЛС или реквизитах, реестр отклонен

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребенком на отца или бабушку в 1С?

Да, закон позволяет оформить отпуск на любого родственника, фактически ухаживающего за ребенком. В программе документ вводится точно так же — на того сотрудника, который уходит в отпуск. Дополнительно потребуется справка с места работы матери о том, что она отпуск не использует и пособие не получает.

Что делать, если сотрудница вышла из отпуска, а потом снова захотела в него вернуться?

Право на отпуск сохраняется до исполнения ребенку трех лет. Оформите новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» с даты повторного ухода и до дня исполнения 3 лет. Если ребенку еще нет полутора лет, пособие возобновится; расчет при этом пересчитывается по правилам текущего периода.

Как в 1С отразить работу на неполный день во время отпуска?

Создайте график работы с сокращенной продолжительностью, оформите сотруднице кадровый перевод на этот график, а в документе отпуска укажите, что она работает на условиях неполного рабочего времени. Пособие до 1,5 лет при этом сохраняется, зарплата начисляется пропорционально отработанному времени.

Почему после окончания отпуска зарплата не начисляется автоматически?

Чаще всего причина в том, что отпуск был прерван документом возврата с ошибочной датой или сотруднице не назначен действующий плановый оклад после перевода. Проверьте историю кадровых документов и назначение плановых начислений в карточке сотрудницы.

Нужно ли вносить отпуск до 3 лет, если сотрудница оформила его только до 1,5 лет?

По закону отпуск предоставляется до трех лет единым периодом, и проще сразу указать в документе дату окончания «по 3 года». Если оформили только до полутора, по заявлению сотрудницы создайте второй документ на оставшийся период — пособие в нем уже не назначается.