Другое · 10 мин
Как в 1С занести материальную помощь
Как начислить материальную помощь в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка вида начисления, оформление документа, НДФЛ, взносы и отражение в отчётности.
Материальная помощь — выплата сотруднику, не связанная с выполнением трудовых обязанностей: к отпуску, в связи с рождением ребёнка, смертью близкого родственника, стихийным бедствием или по иным основаниям. В программах 1С такая выплата оформляется отдельным начислением, потому что к ней применяются особые правила налогообложения: часть суммы не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а порядок льгот зависит от основания выплаты.
Порядок действий зависит от того, в какой конфигурации вы работаете. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) материальная помощь вводится документом «Материальная помощь» или в составе отпуска и премии, а в «1С:Бухгалтерии» — документом «Начисление зарплаты» с предварительно созданным видом начисления. Ниже разобраны оба сценария, настройка налогов и проверка результата.
Перед вводом выплаты убедитесь, что у вас есть основание: заявление сотрудника и приказ руководителя. Эти документы не формируются автоматически, но программа позволяет распечатать приказ по шаблону. От правильности указанного основания зависит, какая часть суммы попадёт в необлагаемый лимит.
Какие бывают виды материальной помощи и почему это важно
От основания выплаты зависят код дохода по НДФЛ и необлагаемый лимит. Наиболее распространённые варианты: помощь к отпуску или по прочим основаниям (необлагаемая часть — до установленного лимита в год, код вычета 503), помощь при рождении (усыновлении) ребёнка — не облагается в пределах установленной суммы на каждого ребёнка при выплате в течение первого года, помощь в связи со смертью члена семьи и при чрезвычайных обстоятельствах — не облагается полностью.
В 1С:ЗУП эти различия зашиты в предопределённые виды расчёта: «Материальная помощь», «Материальная помощь при рождении ребёнка», «Материальная помощь в связи со стихийным бедствием» и другие. Если использовать неподходящий вид начисления, программа применит неверный код дохода, и в отчётах 6-НДФЛ и РСВ сумма отразится с ошибкой.
Проверка и настройка вида начисления
Прежде чем заносить сумму, откройте настройки начисления. В 1С:ЗУП это раздел «Настройка — Начисления». Найдите «Материальную помощь» в списке и проверьте вкладки «Налоги, взносы, учёт». По НДФЛ для обычной помощи должен стоять код дохода 2760 с вычетом 503, по страховым взносам — вид дохода, учитывающий необлагаемый лимит. Если организация вводит свой вид начисления, скопируйте типовой и не меняйте налоговые настройки без необходимости.
В 1С:Бухгалтерии перейдите в «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Расчёт зарплаты — Начисления» и создайте новый элемент, если его нет. Укажите код дохода по НДФЛ, вид дохода по страховым взносам и статью затрат (обычно счёт 91.02 «Прочие расходы», так как материальная помощь не относится к расходам на оплату труда для целей налога на прибыль, если иное не предусмотрено локальными актами и коллективным договором).
Как занести материальную помощь в 1С:ЗУП
Основной способ — отдельный документ. Откройте раздел «Зарплата» и выберите «Материальная помощь» (если пункт не виден, включите его в «Настройка — Состав начислений и удержаний», флажок «Материальная помощь выплачивается»). Создайте документ, укажите организацию, месяц начисления и дату выплаты — от даты зависит, в какой период попадёт НДФЛ.
По кнопке «Подбор» или «Добавить» внесите сотрудника, выберите вид материальной помощи (основание) и введите сумму. Программа автоматически рассчитает НДФЛ с учётом необлагаемой части и начислит взносы сверх лимита. Если помощь выплачивается вместе с зарплатой или отпускными, её можно внести и внутри соответствующего документа на вкладке дополнительных начислений.
- 1Проверьте вид начисления в «Настройка — Начисления»: код дохода НДФЛ и вид дохода по взносам
- 2Откройте «Зарплата — Материальная помощь» и создайте новый документ
- 3Укажите месяц начисления, дату выплаты и подразделение
- 4Добавьте сотрудника, выберите основание и введите сумму
- 5Проверьте автоматически рассчитанные НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
- 6Проведите документ и включите выплату в ведомость
Помощь к отпуску
Если материальная помощь выплачивается к ежегодному отпуску, её удобно ввести прямо в документе «Отпуск»: на вкладке начислений есть поле для материальной помощи к отпуску. Тогда выплата попадёт в одну ведомость с отпускными, а НДФЛ будет удержан в тот же срок.
Помощь при рождении ребёнка
Для этого основания выберите специальный вид начисления «Материальная помощь при рождении ребёнка». Проверьте, что выплата производится в течение первого года жизни ребёнка — только тогда применяется необлагаемый лимит. Реквизиты свидетельства о рождении фиксируются в заявлении сотрудника вне программы.
Как занести материальную помощь в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» отдельного документа для материальной помощи нет, поэтому выплата вводится через «Зарплата и кадры — Все начисления» или документ «Начисление зарплаты». Сначала убедитесь, что в справочнике «Начисления» создан вид «Материальная помощь» с корректными налоговыми настройками.
Создайте документ начисления, добавьте сотрудника, в строке начисления выберите вид «Материальная помощь» и укажите сумму. При проведении программа сформирует проводки по дебету счёта затрат (чаще 91.02) и кредиту 70, а также рассчитает НДФЛ и взносы по настройкам вида начисления. Выплата оформляется стандартной ведомостью.
Сравнение вариантов ввода
Подходит для разовых выплат вне графика зарплаты; удобен, когда дата выплаты отличается от расчётной. Требует включённого флажка в настройках.
Удобно при выплате к отпуску или вместе с премией: одна ведомость и один срок перечисления НДФЛ. Не подходит для отдельных выплат.
Единственный штатный путь в 1С:Бухгалтерии. Требует предварительного создания вида начисления с верными кодами.
НДФЛ и страховые взносы: что проверить после ввода
После проведения документа откройте вкладки «НДФЛ» и «Взносы» в самом документе или сформируйте расчётный листок сотрудника. Для обычной материальной помощи необлагаемая часть в пределах годового лимита должна отразиться как вычет с кодом 503, а НДФЛ — начислиться только с превышения. Если сотрудник уже получал материальную помощь в этом году, программа учитывает остаток лимита автоматически.
По страховым взносам логика аналогична: сумма в пределах лимита не входит в базу, превышение облагается. Проверить итог можно отчётами «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» (в ЗУП) или регистрами учёта (в Бухгалтерии). В 6-НДФЛ материальная помощь отражается с кодом дохода 2760, а полностью необлагаемые виды (например, при чрезвычайных обстоятельствах) в расчёт могут не включаться вовсе — это нормально.
Как проверить результат
Налог рассчитан только с суммы сверх необлагаемого лимита, виден вычет 503
НДФЛ взят со всей суммы или не рассчитан вовсе при облагаемом основании
В отчётах стоит код 2760 с вычетом 503 (для обычной помощи)
Код 2000 (оплата труда) или отсутствие вычета
Дт 91.02 (или иной счёт по учётной политике) — Кт 70
Проводок нет или сумма попала на счёт расходов на оплату труда вопреки учётной политике
Материальная помощь видна отдельной строкой, не входит в средний заработок
Сумма влияет на расчёт отпускных и больничных
Типичные ошибки при занесении материальной помощи
Самая частая проблема — использование произвольного начисления «Премия» или «Прочий доход» вместо специального вида материальной помощи. В этом случае вся сумма облагается НДФЛ и взносами, сотрудник теряет деньги, а организация получает неверную отчётность. Вторая типичная ошибка — неверная дата выплаты в документе: НДФЛ попадает не в тот отчётный период, и 6-НДФЛ приходится уточнять.
Также встречается двойной ввод: бухгалтер заносит помощь отдельным документом и повторно включает её в «Начисление зарплаты». Перед проведением итогового документа сверяйте итоговые суммы по сотруднику через расчётный листок.
Частые вопросы
Нужно ли включать материальную помощь в расчёт среднего заработка?
Нет. Материальная помощь относится к выплатам социального характера и не учитывается при расчёте среднего заработка для отпускных, командировок и больничных. В 1С это обеспечивается настройкой вида начисления — проверьте, что в нём не установлено включение в базу среднего заработка.
Что делать, если в списке документов ЗУП нет пункта «Материальная помощь»?
Откройте «Настройка — Реквизиты и настройки — Состав начислений и удержаний» и установите флажок о выплате материальной помощи. После этого соответствующие виды начислений и документ станут доступны в разделе «Зарплата».
Можно ли выплатить материальную помощь бывшему сотруднику?
Да, законодательство не запрещает такую выплату, но применение необлагаемых лимитов зависит от основания. В 1С выплату оформляют тем же документом, выбирая уволенного сотрудника; при необходимости сначала снимают ограничение на выбор уволенных в подборе.
Как исправить ошибочно введённую материальную помощь?
Если документ ещё не выплачен, отмените его проведение и введите корректный. Если выплата прошла и отчётность сдана, используйте документ «Сторнирование начислений» (в ЗУП) или ручную корректировку, после чего сформируйте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ за затронутый период.
Облагается ли материальная помощь взносами на травматизм?
По общему правилу применяются те же лимиты, что и для взносов на обязательное социальное страхование: сумма в пределах установленного лимита не облагается, превышение включается в базу. В 1С это контролируется видом дохода по взносам в настройке начисления.
Что важно запомнить
Материальная помощь вводится специальным видом начисления с корректным кодом дохода и льготами: в ЗУП — документом «Материальная помощь», в Бухгалтерии — через «Начисление зарплаты». После ввода обязательно проверьте расчёт НДФЛ с учётом необлагаемого лимита, проводки и отражение в отчётности.