Как в 1С вывести список внешних совместителей

Задача получить список внешних совместителей возникает при подготовке отчётности, проверке кадровых документов, расчёте среднесписочной численности и перед отправкой данных в контролирующие органы. В типовых конфигурациях 1С внешний совместитель отличается от основного сотрудника видом занятости, и именно по этому признаку строится отбор.

Способ получения списка зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 удобнее всего использовать отчёт «Штатные сотрудники» или список сотрудников с отбором, в 1С:УПП и Комплексной автоматизации — отчёт «Списки работников организаций», а в старых редакциях ЗУП 2.5 — универсальный отчёт. Ниже разобраны все рабочие варианты, включая программный запрос для разработчика.

Важно не путать внешнее и внутреннее совместительство. Внешний совместитель — это сотрудник, для которого ваша организация не является основным местом работы: его трудовая книжка хранится у другого работодателя. Внутренний совместитель оформлен в той же организации по второму договору, и в списке внешних он появиться не должен.

Как 1С отличает внешнего совместителя от остальных сотрудников

При приёме на работу в документе «Приём на работу» (или «Приемы на работу в организацию» в ЗУП 3.1) кадровик указывает вид занятости. Типовые значения: «Основное место работы», «Внутреннее совместительство», «Внешнее совместительство». Именно это поле становится критерием для всех отборов и отчётов.

Данные о виде занятости хранятся в регистрах кадрового учёта: в ЗУП 3.1 это регистр сведений «Виды занятости сотрудников» в связке с «Кадровой историей сотрудников», в ЗУП 2.5 и УПП — регистр сведений «Работники организаций» с реквизитом «Вид занятости». Понимание этого помогает, когда стандартный отчёт показывает не то, что ожидалось: проблема почти всегда в том, как заполнен вид занятости в кадровых документах.

Отдельный нюанс — физическое лицо и сотрудник в 1С это разные сущности. Одно физлицо может иметь несколько записей сотрудников: основную в одной организации и совместительскую в другой. Список внешних совместителей строится по сотрудникам, а не по физлицам, поэтому один человек может присутствовать в общей численности дважды.

Вывод списка в 1С:ЗУП 3.1 через справочник сотрудников

Самый быстрый способ — отбор прямо в списке сотрудников. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В правом верхнем углу списка нажмите кнопку настройки отбора (или используйте команду «Ещё» → «Настроить список», в зависимости от релиза). Добавьте условие: поле «Вид занятости» — «Равно» — «Внешнее совместительство».

После применения отбора в списке останутся только внешние совместители. Список можно вывести на печать или сохранить в табличный документ через «Ещё» → «Вывести список»: программа предложит выбрать колонки и формат (MXL, Excel, ODS). Это удобно, когда список нужен разово и без дополнительной аналитики.

Учтите: отбор по виду занятости в списке показывает текущее состояние. Если сотрудник был совместителем, но уже уволен, он попадёт в список только при снятом флажке скрытия уволенных. Проверьте, отображаются ли уволенные сотрудники, если нужен список за прошлый период.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
3. 3
   Добавьте отбор: Вид занятости = Внешнее совместительство
4. 4
   При необходимости включите показ уволенных
5. 5
   Выведите список: «Ещё» → «Вывести список», выберите колонки и формат

Отчёт «Штатные сотрудники» и другие типовые отчёты ЗУП 3.1

Для списка с расширенными данными (подразделение, должность, дата приёма, ФОТ) используйте отчёты. Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники». В настройках отчёта добавьте отбор по виду занятости: «Настройки» → вкладка «Отбор» → «Вид занятости» равно «Внешнее совместительство». Сформируйте отчёт — получите список с кадровыми данными на выбранную дату.

Альтернатива — универсальный отчёт «Остатки и обороты» или отчёт «Сотрудники» с произвольной настройкой, где в группировках можно вывести подразделения, а в отборах — вид занятости. Преимущество отчётов перед списком справочника в том, что они умеют показывать данные на произвольную дату в прошлом и сохраняют варианты настроек для повторного использования.

Сохраните настроенный вариант отчёта под понятным именем, например «Внешние совместители — список». Тогда кадровик сможет формировать его одним кликом, не настраивая отбор заново каждый месяц.

Список внешних совместителей в 1С:УПП, КА и ЗУП 2.5

В 1С:УПП 1.3 и Комплексной автоматизации 1.1 основной инструмент — отчёт «Списки работников организаций» (раздел «Кадры» → «Отчёты»). В настройках отчёта установите отбор «Вид занятости» = «Внешнее совместительство», выберите организацию и период. Отчёт выведет список с датами приёма и увольнения.

Второй способ — «Универсальный отчёт» по регистру сведений «Работники организаций». Укажите регистр, добавьте отбор по виду занятости и организации, выведите поля: сотрудник, подразделение, должность. Этот вариант гибче, но требует аккуратности: универсальный отчёт показывает записи регистра, а не срез на дату, поэтому без правильной настройки периода можно получить дубли.

В ЗУП 2.5 также работает отбор в справочнике «Сотрудники организаций»: включите расширенный отбор и задайте условие по виду занятости. Логика та же, что в ЗУП 3.1, отличается только интерфейс.

Сравнение способов

Отбор в списке сотрудников

Быстро, подходит для разовой проверки; показывает только текущее состояние

Типовой кадровый отчёт

Даёт данные на дату, дополнительные поля и сохранение настроек; требует настройки отбора

Универсальный отчёт или запрос

Максимальная гибкость для нетиповых задач; нужны навыки и аккуратность с периодами

Программный способ: запрос к кадровым данным

Если список нужен в обработке, внешнем отчёте или для выгрузки, используйте запрос. В ЗУП 3.1 удобнее всего обращаться к виртуальной таблице кадровых данных сотрудников с отбором по виду занятости. Пример для ЗУП 3.1:

ВЫБРАТЬ
КадровыеДанные.Сотрудник КАК Сотрудник,
КадровыеДанные.Подразделение КАК Подразделение,
КадровыеДанные.Должность КАК Должность
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Период, ) КАК КадровыеДанные
ГДЕ
КадровыеДанные.ВидЗанятости = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыЗанятости.ВнешнееСовместительство)

В УПП и ЗУП 2.5 запрос строится по регистру «РаботникиОрганизаций» с условием на реквизит «ВидЗанятости». Перед использованием проверьте точные имена регистров и перечислений в своей конфигурации — в доработанных решениях они могут отличаться.

Для разовой задачи без изменения конфигурации подойдёт консоль запросов (внешняя обработка): вставьте текст, задайте параметр периода и выгрузите результат в табличный документ. Это безопасно для данных, так как запрос только читает информацию.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте его с логикой кадрового учёта. Внешний совместитель должен иметь трудовой договор с вашей организацией, но его основное место работы — в другой компании. Если в список попал сотрудник, который работает у вас и по основному месту, и по совместительству, значит, в отбор попала его вторая запись — это нормально, но при подсчёте людей (а не договоров) его нужно учесть один раз.

Частая ситуация — пустой список при заведомо работающих совместителях. Причины: в приказе о приёме вид занятости указан как «Основное место работы», отбор настроен по другой организации (в многофирменной базе), либо отчёт сформирован на дату, когда сотрудник ещё не принят или уже уволен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав списка

Норма

Только сотрудники с видом занятости «Внешнее совместительство»

Тревожный признак

Есть основные сотрудники или внутренние совместители

Дата среза

Норма

Список соответствует состоянию на нужную дату

Тревожный признак

Отсутствуют принятые недавно или присутствуют давно уволенные

Организация

Норма

Все строки относятся к нужной организации

Тревожный признак

Смешаны сотрудники нескольких юрлиц

Ограничения и нюансы отчётности

Список внешних совместителей в 1С — это оперативный кадровый инструмент, а не регламентированная форма. Для статистической отчётности помните: внешние совместители не включаются в среднесписочную численность, но учитываются отдельной строкой в ряде форм. Не используйте список совместителей как подмену расчёта среднесписочной — это разные показатели.

В многофирменных базах проверяйте отбор по организации и головной организации: сотрудник обособленного подразделения может числиться в другой организации базы. Также учитывайте, что договорники ГПХ — не совместители: они вообще не попадают в кадровые списки работников и выводятся отдельными отчётами по договорам.

Частые вопросы

Как вывести список внешних совместителей вместе с датами приёма и увольнения?

Используйте кадровый отчёт («Штатные сотрудники» в ЗУП 3.1 или «Списки работников организаций» в УПП) и добавьте в настройках поля «Дата приёма» и «Дата увольнения». Отбор по виду занятости сохранит в списке только внешних совместителей.

Почему в список попал сотрудник, который работает у нас по основному месту?

Скорее всего, у этого физлица есть вторая запись сотрудника с видом занятости «Внешнее совместительство» — например, ошибочно оформленный договор. Проверьте кадровые документы этого человека и при необходимости исправьте вид занятости корректным кадровым приказом.

Можно ли получить список совместителей за прошлый год?

Да, в отчётах с датой среза укажите нужное число — отчёт покажет, кто числился внешним совместителем на тот момент. Для списка всех, кто работал в течение года, используйте отчёт с периодом и группировкой по сотрудникам.

Чем внешний совместитель отличается от работника по договору ГПХ в 1С?

Внешний совместитель оформлен трудовым договором и отражается в кадровых регистрах работников. Исполнитель по договору ГПХ трудовых отношений не имеет и в списки работников не включается — его данные выводятся отчётами по договорам подряда.

Как сохранить настройку, чтобы не настраивать отбор каждый раз?

В отчёте после настройки отбора нажмите «Сохранить вариант» и задайте имя, например «Внешние совместители». Вариант появится в списке вариантов отчёта и будет доступен всем пользователям с соответствующими правами.

В списке пусто, хотя совместители точно есть. Что проверить в первую очередь?

Откройте приказ о приёме одного из совместителей и посмотрите поле «Вид занятости» — если там «Основное место работы», отбор работает правильно, а ошибка в кадровом документе. Также проверьте организацию в отборе и дату формирования отчёта.