Другое · 9 мин
Как в 1С вывести список уволенных сотрудников
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии вывести список уволенных сотрудников: отчеты, отборы по периоду, настройка справочника и проверка данных. Пошаговая инструкция.
Список уволенных сотрудников требуется кадровику и бухгалтеру регулярно: для сверки лицевых счетов, подготовки отчетности, архивной обработки персональных данных и контроля задолженности по расчетам. В программах 1С такая информация хранится, но выводится по-разному в зависимости от конфигурации — в 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерии 8.3 и старых версиях ЗУП 2.5 логика отличается.
Основная сложность в том, что «уволенный» в 1С — это не отдельный признак в карточке сотрудника, а результат кадрового документа «Увольнение». Поэтому список формируется либо через штатный отчет, либо через отбор в справочнике, либо через универсальный отчет по регистрам. Ниже разберем все рабочие способы с настройкой отборов и проверкой результата.
Как 1С определяет, что сотрудник уволен
В типовых конфигурациях 1С статус «уволен» не хранится как отдельный флажок, который можно просто включить в отбор. Программа анализирует кадровые документы: если по сотруднику проведен документ «Увольнение» (в ЗУП 3.1) или «Увольнение из организаций» (в ЗУП 2.5), сотрудник считается уволенным с даты, указанной в документе.
Из этого следуют два важных практических вывода. Во-первых, если увольнение оформили не документом, а просто пометили сотрудника или вручную заполнили поле, отчеты по уволенным его не покажут корректно. Во-вторых, при отборе «на дату» программа смотрит, была ли дата увольнения раньше указанной даты — поэтому списки «на начало месяца» и «за период» дадут разный результат.
Список уволенных в 1С:ЗУП 3.1 через штатные отчеты
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» основной инструмент — раздел отчетов по кадрам. Откройте «Кадры — Кадровые отчеты» и найдите отчет «Списки сотрудников» (в некоторых релизах — «Штатные сотрудники» с настройкой). Также доступен отчет «Уволенные сотрудники», если он включен в вашей версии.
Порядок работы с отчетом «Списки сотрудников»:
- Откройте «Кадры — Кадровые отчеты — Списки сотрудников».
- Нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Отбор».
- Добавьте условие: поле «Дата увольнения» — вид сравнения «Заполнено». Либо, если нужен список за период, задайте «Дата увольнения — В периоде» и укажите даты.
- На вкладке «Поля» оставьте нужные колонки: ФИО, подразделение, должность, дата приема, дата увольнения.
- Нажмите «Сформировать» и проверьте результат.
Если нужен список всех уволенных за всю историю работы базы, используйте отбор «Дата увольнения — Заполнено» без ограничения периода. Для выгрузки в Excel нажмите «Файл — Сохранить» или используйте кнопку сохранения табличного документа.
- 1Откройте Кадры — Кадровые отчеты — Списки сотрудников
- 2В настройках добавьте отбор «Дата увольнения заполнена» или период увольнений
- 3Проверьте состав полей: ФИО, подразделение, даты приема и увольнения
- 4Сформируйте отчет и сверьте количество строк с журналом документов увольнения
- 5Сохраните список в Excel при необходимости
Список уволенных в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» кадровый учет упрощенный, но список уволенных получить можно двумя способами. Первый — через справочник сотрудников: откройте «Зарплата и кадры — Сотрудники» (или «Справочники — Сотрудники»), нажмите «Еще — Настроить список» и добавьте отбор по полю, связанному с увольнением. В карточке сотрудника уволенные обычно отображаются с пометкой, а в списке можно включить колонку с датой увольнения.
Второй способ — отчет «Список сотрудников» из раздела «Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате». В настройках отчета установите отбор по периоду увольнения или по признаку увольнения, если он доступен в вашем релизе. Учтите, что в Бухгалтерии кадровые документы «Прием на работу» и «Увольнение» ведутся только при включенном полном кадровом учете — при упрощенном учете данных может быть недостаточно.
Как выбрать способ
Отбор уволенных прямо в справочнике «Сотрудники»
Быстрый способ без отчетов — настроить список справочника. В ЗУП 3.1 откройте «Кадры — Сотрудники», затем «Еще — Настроить список». Добавьте отбор: «Дата увольнения — Заполнено». Список сразу перестроится и покажет только уволенных. Чтобы видеть даты, включите отображение нужных колонок через «Еще — Изменить форму» или ориентируйтесь на данные карточки.
Этот способ удобен для оперативной сверки: можно сразу открыть карточку сотрудника, перейти в документ увольнения и проверить корректность данных. Но у него есть ограничение — список справочника не всегда показывает историю по сотруднику, если он несколько раз принимался и увольнялся: в ЗУП 3.1 каждый прием может быть отдельным элементом, а в некоторых конфигурациях история хранится внутри одной карточки.
Перед большой сверкой полезно вывести рядом два списка: журнал документов «Увольнения» за период и отчет по уволенным сотрудникам. Количество строк должно совпадать. Расхождение обычно означает непроведенный документ или увольнение, оформленное не документом, а ручной операцией.
Универсальный отчет и консоль для нестандартных задач
Если штатные отчеты не дают нужного состава полей — например, требуется список уволенных с датами последних начислений или по конкретному подразделению с группировкой — используйте «Универсальный отчет» (в ЗУП 3.1: «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки», либо через «Все функции»). Выберите источник данных — регистр сведений «Кадровая история сотрудников» — и задайте отбор по виду события «Увольнение».
Для разовой выгрузки подойдет и вариант с группировкой в любом кадровом отчете: сгруппируйте по сотруднику, добавьте поле «Дата увольнения» и отфильтруйте пустые значения. Это быстрее, чем искать специализированный отчет, если вы уже работаете в знакомой форме.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования списка сверьте его с первичными данными. Контрольные точки: количество строк в отчете равно количеству проведенных документов увольнения за период; у каждого сотрудника заполнены дата приема и дата увольнения; в список не попали сотрудники с непроведенными приказами.
Частая ситуация — в списке уволенных появляются действующие сотрудники. Обычно это происходит, когда после увольнения человека приняли снова, но отбор построен по признаку «есть документ увольнения» без учета последующего приема. В ЗУП 3.1 для корректного результата используйте отчеты, которые учитывают текущее состояние, либо добавьте в отбор условие по дате последнего кадрового события.
Как проверить результат
Совпадает с числом проведенных документов увольнения за период
Меньше — есть непроведенные приказы; больше — попали повторно принятые
Все даты заполнены и попадают в заданный период
Пустые даты или даты вне периода — ошибка в настройке отбора
В списке только реально уволенные
Есть действующие сотрудники — после увольнения был новый прием
FAQ
Как вывести список уволенных за конкретный месяц?
В отчете «Списки сотрудников» (ЗУП 3.1) в настройках отбора добавьте условие «Дата увольнения — В периоде» и укажите первое и последнее число месяца. Сформированный список покажет только тех, чьи приказы об увольнении проведены с датами внутри этого интервала.
Почему уволенный сотрудник не попадает в отчет?
Чаще всего документ «Увольнение» создан, но не проведен, либо увольнение оформили ручной операцией без кадрового документа. Откройте журнал «Все кадровые документы», найдите приказ по этому сотруднику и проверьте его статус проведения.
Как выгрузить список уволенных в Excel?
Сформируйте отчет, затем используйте «Файл — Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат листа Excel (.xlsx). Все колонки и группировки табличного документа сохранятся, дальше файл можно фильтровать и дорабатывать вручную.
Можно ли скрыть уволенных из общего списка сотрудников?
Да. В списке справочника «Сотрудники» нажмите «Еще — Настроить список» и добавьте отбор «Дата увольнения — Не заполнено». Уволенные перестанут отображаться, но их данные останутся в базе и будут доступны в отчетах за прошлые периоды.
Что делать, если сотрудник уволен и принят снова?
В ЗУП 3.1 повторный прием обычно оформляется новым кадровым документом, и отчеты по текущему состоянию покажут сотрудника как работающего. Если он ошибочно попал в список уволенных, проверьте, что отбор построен с учетом последнего кадрового события, а не просто по наличию документа увольнения.
Что важно запомнить
Список уволенных в 1С строится на данных проведенных документов увольнения. В ЗУП 3.1 используйте отчет «Списки сотрудников» с отбором по дате увольнения, в Бухгалтерии — настройку списка справочника. Всегда сверяйте результат с журналом приказов и не удаляйте уволенных из базы.