Как в 1С вывести список сотрудников с паспортными данными

Паспортные данные сотрудников в программах 1С хранятся не в самом справочнике «Сотрудники», а в регистре сведений «Документы физических лиц», привязанном к физическому лицу. Поэтому простой печати списка справочника недостаточно — нужен отчёт, который соединит сотрудников с их документами, удостоверяющими личность. Способ зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть готовые кадровые отчёты, в 1С:Бухгалтерии придётся использовать универсальный отчёт или консоль запросов.

Ниже разобраны рабочие варианты для типовых конфигураций: через типовой отчёт «Личные данные сотрудников», через настройку варианта отчёта на СКД, через универсальный отчёт в бухгалтерской конфигурации и через произвольный запрос. Отдельно показано, как проверить полноту данных и какие ограничения связаны с персональными данными.

Где 1С хранит паспортные данные сотрудников

В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 паспортные данные относятся к физическому лицу, а не к сотруднику. Один человек может быть оформлен в нескольких организациях или по нескольким договорам, а паспорт у него один. Поэтому данные документа хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц» с периодичностью — это позволяет вести историю замены паспортов.

Запись регистра содержит вид документа (паспорт РФ, загранпаспорт, военный билет и т.д.), серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения. При построении отчёта важно брать срез последних на нужную дату, иначе в список попадут старые, недействительные паспорта.

Посмотреть и при необходимости заполнить данные можно из карточки сотрудника: перейдите по ссылке на физическое лицо и откройте раздел «Личные данные» — там выводятся все документы, удостоверяющие личность. Если поле пустое, отчёт тоже выведет пустую строку, поэтому перед формированием списка стоит проверить полноту кадровых данных.

Вывод списка через типовой отчёт в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом задача решается без доработок. Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты» и найдите отчёт «Личные данные сотрудников» (в некоторых релизах — «Сотрудники (личные данные)»). В шапке укажите период и организацию, затем нажмите «Сформировать».

В отчёт по умолчанию выводятся ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС и данные документа, удостоверяющего личность: вид, серия, номер, кем и когда выдан. Если паспортных колонок нет, откройте «Настройки» — на вкладке «Поля» добавьте группу «Документ, удостоверяющий личность» в структуру отчёта.

Чтобы получить список только действующих сотрудников, в настройках на вкладке «Отбор» установите условие «Сотрудник работает» или задайте отбор по подразделению. Готовый результат сохраняется в Excel или выводится на печать стандартными командами платформы.

1. 1
   Откройте Кадры — Кадровые отчёты — Личные данные сотрудников
2. 2
   Укажите организацию и дату, на которую нужен список
3. 3
   В настройках добавьте поля документа, если их нет в таблице
4. 4
   Установите отбор по работающим сотрудникам
5. 5
   Сформируйте отчёт и проверьте заполненность колонок
6. 6
   Сохраните результат в Excel или отправьте на печать

Настройка произвольного варианта отчёта на СКД

Если типовой состав полей не устраивает, создайте собственный вариант. В форме отчёта откройте «Настройки» — «Расширенные» и перейдите на вкладку «Структура». Добавьте группировку «Сотрудник» с вложенными полями физического лица и документа. СКД сама построит соединение с регистром документов, если поля доступны в схеме компоновки отчёта.

На вкладке «Отбор» добавьте условие «Вид документа = Паспорт гражданина РФ», иначе в список попадут военные билеты, загранпаспорта и другие документы, размножив строки. Для сотрудников без паспорта строка в отчёте либо не появится, либо выйдет с пустыми колонками — это зависит от типа соединения в схеме конкретного отчёта.

Сохраните вариант кнопкой «Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново. Вариант можно сделать доступным другим пользователям, у которых есть права на кадровые отчёты.

Как получить список в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия специализированных кадровых отчётов меньше, но задача решается универсальным отчётом. Откройте «Отчёты» — «Универсальный отчёт», выберите тип объекта «Регистр сведений» и объект «Документы физических лиц». Установите период и вид «Срез последних», чтобы получить актуальные документы.

В настройках добавьте поля: физическое лицо, вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Поставьте отбор «Вид документа = Паспорт гражданина РФ». Ограничение этого способа: универсальный отчёт покажет всех физических лиц с паспортами, включая уволенных и контрагентов-физлиц, поэтому список придётся вручную сверить со списком действующих сотрудников.

Более точный вариант — построить отчёт по справочнику «Сотрудники» с отбором «В архиве = Нет» и выгрузить оба списка в Excel, где объединить их по физическому лицу. Для разовой задачи это быстрее, чем писать запрос.

Получение списка запросом

Когда типовых средств не хватает, список строится запросом к справочнику сотрудников с левым соединением к срезу последних регистра документов. Это можно сделать в консоли запросов, встроенной в некоторые конфигурации, или во внешней консоли, запущенной в режиме предприятия.

Ключевые моменты запроса: срез последних регистра «Документы физических лиц» на текущую дату, отбор по виду документа в параметрах виртуальной таблицы или в условии соединения, левое соединение — чтобы сотрудники без паспорта тоже попали в список с пустыми колонками. Это позволит сразу увидеть, у кого данные не заполнены.

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
	Сотрудники.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
	Документы.Серия КАК Серия,
	Документы.Номер КАК Номер,
	Документы.ДатаВыдачи КАК ДатаВыдачи,
	Документы.КемВыдан КАК КемВыдан
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
		ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ДокументыФизическихЛиц.СрезПоследних(&Дата, ВидДокумента = &ВидДокумента) КАК Документы
		ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = Документы.Физлицо
ГДЕ
	НЕ Сотрудники.ВАрхиве

В параметр «ВидДокумента» передайте ссылку на элемент «Паспорт гражданина РФ» справочника видов документов. Имена реквизитов («ВАрхиве», «Физлицо») могут отличаться в зависимости от конфигурации — сверяйте их с деревом метаданных в конфигураторе.

Проверка результата и полноты данных

После формирования списка сверьте количество строк с числом работающих сотрудников — расхождение обычно означает дубли физических лиц или лишние документы. Дубли физлиц возникают, когда человека завели дважды (например, с разным написанием фамилии); тогда паспорт окажется у одной записи, а сотрудник привязан к другой.

Отдельно проверьте строки с пустыми паспортными колонками — это сотрудники, у которых документ не введён или запись регистра датирована позже даты среза. Для массовой проверки в ЗУП удобен отчёт по незаполненным личным данным или встроенный контроль при приёме на работу.

Ограничения и защита персональных данных

Паспортные данные — это персональные данные, и список с ними подпадает под требования законодательства о персональных данных. Формируйте и передавайте такой список только при наличии законного основания: для военкомата, банка по зарплатному проекту, проверяющих органов — в объёме, который они вправе запросить.

Проверьте права доступа: пользователю без профиля «Кадровик» или аналогичного паспортные данные могут быть недоступны — отчёт сформируется с пустыми колонками без сообщений об ошибке. Файл Excel с результатом не оставляйте в общих папках и не пересылайте по незащищённым каналам.

Частые вопросы