Как в 1С вывести список сотрудников с лицевыми счетами

Лицевой счет сотрудника в 1С:ЗУП хранится не в кадровом документе, а в регистре сведений «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам» или в справочнике банковских счетов физического лица — в зависимости от способа выплаты. Поэтому единой кнопки «показать всех с лицевыми счетами» в типовом интерфейсе нет, и список приходится собирать одним из нескольких рабочих способов: отчетом по зарплатному проекту, отбором в справочнике физических лиц или универсальным отчетом по регистру сведений.

Ниже разобраны четыре практических варианта для 1С:ЗУП 3.1 и смежных конфигураций: через документы обмена с банком, через карточку физлица, через универсальный отчет и через консоль запросов. Для каждого указаны условия, при которых способ даст полный результат, и типовые ошибки, из-за которых сотрудники «теряются» из выборки.

Где в 1С хранятся лицевые счета сотрудников

Прежде чем строить список, нужно понять, какой механизм выплаты используется в вашей базе, потому что данные лежат в разных местах. Если организация перечисляет зарплату через зарплатный проект банка, лицевой счет привязывается к сотруднику в регистре сведений «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам». Запись туда попадает из документа «Заявка на открытие лицевых счетов» после подтверждения банка или из ручного ввода в карточке сотрудника.

Если сотрудник получает зарплату на произвольную карту (не в рамках зарплатного проекта), реквизиты хранятся в табличной части «Банковские счета» справочника «Физические лица». Это принципиально разные хранилища: отчет по регистру не покажет сотрудников с личными картами, и наоборот.

Третий вариант — выплата через кассу или на счет, указанный разово в ведомости. В этом случае постоянного лицевого счета у сотрудника в базе может вообще не быть, и в список он попасть не должен. Поэтому первый шаг любой выгрузки — определить, какие способы выплаты реально используются.

Способ 1. Список через зарплатный проект

Если зарплата выплачивается через зарплатный проект, самый надежный источник — документы обмена с банком. Откройте раздел «Выплаты» (или «Зарплата» → «Обмен электронными документами») и найдите журнал «Обмен с банками (зарплата)». В нем отражаются документы «Заявка на открытие лицевых счетов» и «Подтверждение открытия лицевых счетов».

Откройте последний подтвержденный документ обмена — в его табличной части будут сотрудники, которым банк открыл счета, с номерами этих счетов. Таблицу можно вывести на печать или скопировать в Excel через кнопку «Еще» → «Вывести список». Минус способа: документ показывает только тех, кто попал в конкретную заявку, а не всех сотрудников организации с действующими счетами.

Для полной картины по зарплатному проекту используйте отчет. В разделе «Отчеты, справки» найдите отчеты по зарплатным проектам (в типовых релизах это «Лицевые счета сотрудников» или аналогичный отчет в группе «Зарплата»). Укажите организацию и зарплатный проект — отчет выведет сотрудников, номера счетов и дату их открытия.

Способ 2. Отбор в справочнике физических лиц

Когда выплата идет на личные карты сотрудников, список собирается из справочника «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица»). Стандартный список не показывает банковские счета колонкой, поэтому используйте вывод списка с настройкой или групповую обработку.

Практический путь: откройте список физлиц, через «Еще» → «Изменить форму» или настройку списка добавьте отбор. Однако табличная часть «Банковские счета» в отборе списка недоступна напрямую — поэтому надежнее воспользоваться универсальным отчетом (следующий раздел) либо групповой обработкой «Групповое изменение реквизитов» в режиме просмотра, где можно отобрать физлиц по условию «Банковские счета заполнены».

Учтите: у одного физического лица может быть несколько счетов (например, старый и новый), и действующим считается тот, который выбран в карточке сотрудника в поле «Банковский счет» на закладке «Выплата зарплаты». Простая проверка заполненности табличной части может показать и устаревшие счета.

Способ 3. Универсальный отчет по регистру сведений

Самый гибкий типовой инструмент — «Универсальный отчет» (раздел «Отчеты, справки» → «Универсальный отчет», требуются права администратора или вывода отчетов). Он позволяет построить список по любому регистру без программирования.

Порядок действий: в поле типа объекта выберите «Регистр сведений», затем найдите «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам». В настройках добавьте поля «Сотрудник» (или «Физическое лицо»), «Номер лицевого счета», «Зарплатный проект». При необходимости установите отбор по организации и периоду — регистр периодический, поэтому без указания даты отчет покажет срез последних значений, что обычно и требуется.

Для счетов вне зарплатных проектов постройте универсальный отчет по справочнику «Физические лица» с выводом табличной части «Банковские счета»: в настройках добавьте вложенную таблицу и поля «Номер счета» и «Банк». Результат можно сохранить в Excel или вывести на печать.

1. 1
   Откройте «Отчеты, справки» → «Универсальный отчет»
2. 2
   Выберите тип «Регистр сведений» и объект «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам»
3. 3
   В настройках добавьте поля: сотрудник, номер лицевого счета, зарплатный проект
4. 4
   Установите отбор по организации и при необходимости период
5. 5
   Сформируйте отчет и проверьте, что количество строк соответствует ожиданиям
6. 6
   Сохраните результат в Excel через «Файл» → «Сохранить копию»

Способ 4. Запрос в консоли запросов или СКД

Если типовых отчетов не хватает (например, нужно объединить оба хранилища счетов в один список), используется консоль запросов — внешняя обработка или встроенная в некоторые отраслевые решения. Это вариант для пользователей с опытом работы с языком запросов 1С или для программиста.

Типовой запрос по зарплатному проекту выглядит так: выбираются срез последних регистра «ЛицевыеСчетаСотрудниковПоЗарплатнымПроектам» с полями «ФизическоеЛицо», «НомерЛицевогоСчета», «ЗарплатныйПроект». Для личных карт делается соединение справочника «ФизическиеЛица» с табличной частью «БанковскиеСчета». Оба результата можно объединить через ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ, добавив признак источника.

Преимущество запроса — полный контроль над составом полей и отборов (например, только действующие сотрудники без уволенных, через соединение с регистром кадровых данных). Недостаток — требует аккуратности: ошибка в соединениях даст задвоения или потерю строк.

Перед выгрузкой списка для банка или проверки сверьте его с ведомостью последней выплаты: сотрудники, которым зарплата реально перечислялась на счета, — это контрольная выборка. Если в вашем списке есть люди, которым последние месяцы платили через кассу, их счета могли быть закрыты, и данные устарели.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка проверьте три вещи: полноту (все ли действующие сотрудники со счетами попали в выборку), актуальность (нет ли закрытых счетов и дублей) и корректность номеров (20 знаков для рублевых счетов в российских банках). Удобный контроль — сравнить количество строк в списке с количеством сотрудников в последней ведомости в банк.

Частая ошибка — выгрузка только из одного хранилища. Если часть коллектива получает зарплату через зарплатный проект, а часть — на личные карты, отчет по регистру покажет лишь первую группу, и список будет неполным. Вторая типичная ситуация — уволенные сотрудники в выборке: регистр сведений хранит историю, и без отбора по кадровому состоянию в список попадут бывшие работники.

Еще одна ошибка — использование устаревшего документа обмена с банком как источника полного списка. Заявка на открытие счетов отражает только тех, кто включался в конкретную отправку, а не всю текущую базу счетов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с числом сотрудников в последней ведомости в банк (с учетом способов выплаты)

Тревожный признак

Список заметно короче или длиннее — проверьте отборы и второе хранилище счетов

Номера счетов

Норма

20 знаков, без пробелов и букв, у каждого сотрудника свой номер

Тревожный признак

Пустые значения, обрезанные номера, одинаковые счета у разных людей

Состав сотрудников

Норма

Только действующие сотрудники или осознанно включенные уволенные

Тревожный признак

В списке лица, уволенные давно, без отметки об этом

Ограничения и когда нужен программист

Все описанные способы работают штатно и не требуют изменения конфигурации. Однако есть ситуации, где разумнее привлечь специалиста: нужна регулярная автоматическая выгрузка списка по расписанию, требуется объединенный отчет по нескольким организациям с разными зарплатными проектами, или в базе ведется учет в доработанной конфигурации, где регистры переименованы.

Помните о чувствительности данных: список сотрудников с номерами банковских счетов — это персональные данные и банковские реквизиты. Передавайте файл только по защищенным каналам, установленным договором с банком, и ограничьте круг лиц, имеющих доступ к выгрузке. Права на универсальный отчет и консоль запросов должны быть только у сотрудников, которым это нужно по должности.

Частые вопросы

Почему в отчете по зарплатному проекту нет части сотрудников?

Скорее всего, эти сотрудники получают зарплату на личные карты вне зарплатного проекта — их счета хранятся в справочнике физических лиц, а не в регистре. Проверьте карточку сотрудника: поле «Способ выплаты» покажет, куда перечисляются деньги. Постройте второй список по банковским счетам физлиц и объедините результаты.

Как вывести список только действующих сотрудников, без уволенных?

В универсальном отчете по регистру добавьте отбор через связанные кадровые данные либо сформируйте список запросом с соединением к регистру кадровой истории и условием отсутствия увольнения. Простой альтернатива — сверить готовый список с отчетом «Штатные сотрудники» и вручную исключить уволенных.

Можно ли выгрузить список сразу в Excel?

Да. Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить копию» с выбором формата XLSX. Также во многих журналах документов работает «Еще» → «Вывести список» с последующим сохранением. Перед передачей файла проверьте, что номера счетов не обрезались при экспорте.

Сотрудник сменил банк — как обновить лицевой счет?

При зарплатном проекте оформите новую заявку на открытие лицевого счета или введите счет в карточке сотрудника на закладке «Выплата зарплаты». Для личной карты добавьте новый счет в табличную часть «Банковские счета» физического лица и выберите его в карточке сотрудника. Старый счет удалять не нужно — он останется в истории.

Нет пункта «Универсальный отчет» в меню — что делать?

Отчет может быть скрыт настройками интерфейса или недоступен по правам. Проверьте «Настройки» → «Параметры» → отображение отчетов, либо попросите администратора выдать права на универсальный отчет. Как временная замена подойдет вывод табличной части документов обмена с банком или групповая обработка справочника физлиц.

Опасно ли хранить такой список в Excel?

Файл содержит персональные данные и банковские реквизиты, поэтому к нему применяются требования о защите персональных данных. Храните файл в защищенной папке с ограниченным доступом, не пересылайте через личные мессенджеры и удаляйте после того, как необходимость в нем отпала.