Как в 1С вывести список сотрудников с датой рождения

Дата рождения сотрудника хранится в 1С не в карточке самого сотрудника, а в связанном справочнике «Физические лица». Поэтому стандартный список сотрудников в справочнике показывает только ФИО и подразделение, а дату рождения приходится выводить отдельно — через отчёт, настройку списка или простую обработку. Ниже разобраны рабочие способы для 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерии 8 и других типовых конфигураций на платформе 8.3.

Выбор способа зависит от задачи. Если нужен разовый список для поздравлений — проще использовать готовый отчёт. Если список нужен регулярно и с отборами (по подразделению, месяцу рождения, возрасту) — удобнее настроить произвольный отчёт на СКД или выгрузить данные в табличный документ. Для массовой обработки, например проверки заполненности дат рождения, подойдёт консоль запросов или групповое изменение реквизитов.

Все описанные действия выполняются штатными средствами и не требуют доработки конфигурации. Для работы с персональными данными у пользователя должны быть права на чтение справочников «Сотрудники» и «Физические лица» — без них поля с датами рождения будут пустыми или недоступными.

Где хранится дата рождения и почему её нет в списке сотрудников

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия и 1С:ERP данные разнесены по двум справочникам. «Сотрудники» содержат кадрово-учётную информацию: табельный номер, подразделение, должность, статус приёма. Персональные данные — ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС — хранятся в справочнике «Физические лица», с которым сотрудник связан ссылкой.

Из-за этого разделения при открытии списка сотрудников колонки «Дата рождения» нет, и добавить её напрямую в форму списка без доработки нельзя — платформа не выводит реквизиты связанных объектов в динамический список справочника. Зато эта связь свободно используется в отчётах и запросах, где можно соединить оба справочника.

Практический вывод: для просмотра дат рождения работайте либо через отчёты по сотрудникам, либо через список физических лиц, где дата рождения — собственный реквизит и выводится одной настройкой.

Способ 1: типовой отчёт по сотрудникам

Самый простой вариант — воспользоваться встроенным отчётом. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» (или «Отчёты, справки») и найдите отчёт «Список сотрудников», «Штатные сотрудники» или «Личные данные сотрудников» — состав отчётов зависит от релиза. В 1С:Бухгалтерии 8 аналогичный отчёт находится в разделе «Зарплата и кадры — Отчёты по кадрам».

Если в выбранном отчёте колонки с датой рождения нет, добавьте её через настройки: нажмите «Настройки» (или «Ещё — Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Поля» и отметьте поле «Дата рождения». Оно доступно в структуре данных отчёта, потому что отчёт уже обращается к физическим лицам. После нажатия «Закрыть и сформировать» список выведется с датами.

Готовый результат можно сохранить в Excel или PDF через «Файл — Сохранить» либо сразу отправить на печать. Вариант отчёта с добавленной колонкой сохраните под своим именем через «Ещё — Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» или «Зарплата и кадры» и найдите отчёт по списку сотрудников
2. 2
   Нажмите «Настройки» и на вкладке «Поля» отметьте «Дата рождения»
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации, подразделению или дате
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте заполненность колонки
5. 5
   Сохраните вариант отчёта и выгрузите результат в Excel при необходимости

Способ 2: список физических лиц с настройкой колонок

Если нужен просто перечень людей с датами рождения без привязки к должностям, откройте справочник «Физические лица»: в 1С:ЗУП это «Кадры — Физические лица» (или «Настройка — Физические лица»), в 1С:Бухгалтерии — «Справочники — Физические лица».

Дата рождения здесь — штатный реквизит. Нажмите «Ещё — Изменить форму» или используйте настройку списка (зависит от конфигурации) и добавьте колонку «Дата рождения». В ряде типовых форм списка она уже присутствует, но скрыта — достаточно включить её отображение.

Чтобы вывести этот список на печать или в файл, выделите все строки (Ctrl+A), скопируйте (Ctrl+C) и вставьте в Excel. Либо используйте команду «Ещё — Вывести список»: платформа сформирует табличный документ, который сохраняется в нужном формате. Учтите ограничение: в списке физических лиц будут все люди базы, включая уволенных и не принятых на работу, поэтому для кадровых задач этот способ менее точен.

Способ 3: консоль запросов для гибкой выборки

Когда типовых отчётов недостаточно — нужен отбор по месяцу рождения, возрасту, выборка по нескольким организациям сразу — используйте запрос. В типовых конфигурациях консоль запросов доступна в «Инструментах разработчика» или подключается как внешняя обработка; также подойдёт универсальный отчёт, если он включён в настройках.

Пример запроса для списка сотрудников с датами рождения:

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер,
ФизическиеЛица.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = ФизическиеЛица.Ссылка
ГДЕ
НЕ Сотрудники.ВАрхиве
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ФизическиеЛица.ДатаРождения

Левое соединение гарантирует, что сотрудник попадёт в выборку, даже если дата рождения у его физического лица не заполнена — поле будет пустым, и это сразу покажет проблемные карточки. Условие «НЕ ВАрхиве» исключает архивных (уволенных) сотрудников; в некоторых конфигурациях вместо этого реквизита используется отбор по регистру кадровых данных.

Для отбора именинников текущего месяца добавьте условие вида МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) = &Месяц и передайте параметр. Результат запроса выводится в таблицу и выгружается в Excel стандартной командой.

ВЫБРАТЬ Сотрудники.Ссылка, ФизическиеЛица.ДатаРождения ИЗ Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = ФизическиеЛица.Ссылка

Способ 4: универсальный отчёт и обработка «Групповое изменение реквизитов»

Во многих типовых конфигурациях есть «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» или «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки»). В нём выберите объект «Справочник — Сотрудники», период «Без ограничения», а в настройках добавьте поле «Физическое лицо. Дата рождения» — универсальный отчёт умеет выводить реквизиты через точку от связанных ссылок.

Другая задача — найти сотрудников без даты рождения. Для этого удобна обработка «Групповое изменение реквизитов» (в режиме отбора без изменения) или тот же универсальный отчёт по физическим лицам с отбором «Дата рождения не заполнена». Так вы получите список карточек, которые нужно дополнить перед сдачей отчётности.

Оба инструмента требуют прав администратора или расширенного доступа. Если пунктов меню нет — проверьте, включена ли функциональность в «Администрирование — Общие настройки», или обратитесь к администратору базы.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте количество строк с числом действующих сотрудников — расхождение обычно означает лишний отбор или, наоборот, попадание уволенных. Проверьте несколько случайных карточек: откройте сотрудника, перейдите в связанное физическое лицо и убедитесь, что дата совпадает с выведенной.

Пустые ячейки в колонке «Дата рождения» почти всегда означают, что поле не заполнено в карточке физического лица. Реже причина — отсутствие у пользователя права чтения справочника «Физические лица»: тогда колонка пуста у всех строк сразу, а не выборочно.

Ещё одна частая ситуация — дубли физических лиц, когда один человек заведён дважды с разными датами. Списки покажут оба варианта, и расхождения заметны при сверке. Дубли устраняйте штатной обработкой поиска и удаления дублей, предварительно сделав резервную копию.

Права доступа и защита персональных данных

Дата рождения — персональные данные, и доступ к ним в 1С регулируется ролями. Если колонка пуста или отчёт не формируется, проверьте у пользователя роли, дающие чтение физических лиц и кадровых данных. В типовых конфигурациях это обычно профили кадровика, расчётчика или руководителя.

Выгруженный в Excel список с датами рождения не должен передаваться по открытым каналам и храниться без необходимости. Ограничьте состав выгрузки теми полями, которые реально нужны для задачи, и удаляйте файлы после использования.

Часто задаваемые вопросы