Как в 1С вывести список сотрудников с датой приема на работу

Задача получить список сотрудников с датой приема на работу возникает регулярно: для отчета руководству, расчета стажа, подготовки к юбилейным выплатам или проверки кадрового учета. В типовых конфигурациях 1С — «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), «Бухгалтерия предприятия» и «Управление нашей фирмой» — такие данные хранятся в регистрах кадровых сведений и доступны через стандартные отчеты без доработок.

Основной инструмент — отчет «Списки сотрудников» (в ранних версиях — «Список работников организации»). Он собирает данные по выбранной организации на заданную дату и позволяет вывести произвольный набор полей, включая дату приема. Дополнительно дату приема можно увидеть в карточке сотрудника, в журнале документов «Приемы на работу» и через универсальный отчет по регистру сведений.

Ниже разобраны несколько способов: штатный отчет с настройкой, выгрузка в Excel, получение списка на конкретную дату и программный вариант для разработчика. Выбор зависит от конфигурации, прав доступа и того, нужен разовый список или регулярный отчет.

Где в 1С хранится дата приема сотрудника

Дата приема фиксируется документом «Прием на работу» (в ЗУП) или «Прием на работу в организацию» (в старых версиях и Бухгалтерии). При проведении документа запись попадает в регистр сведений «Кадровая история сотрудников» и связанные регистры. Именно оттуда отчеты берут дату приема, подразделение и должность.

Важно понимать: если сотрудник был уволен и принят повторно, в регистре будет несколько записей. Отчет по умолчанию показывает последнюю актуальную дату приема по текущему месту работы. Если нужна самая первая дата (общий стаж в компании), потребуется дополнительная настройка или отдельный запрос.

Если дата приема в отчете пустая или неверная, почти всегда причина в том, что прием оформлен не документом, а «вручную» через карточку, либо документ не проведен. Проверка начинается с журнала кадровых документов.

Способ 1: отчет «Списки сотрудников» в 1С:ЗУП

Это основной и самый удобный способ в конфигурации «Зарплата и управление персоналом». Отчет находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Списки сотрудников». В некоторых релизах он называется «Списки сотрудников организаций».

После открытия отчета укажите дату, на которую нужен список (по умолчанию — текущая), и при необходимости отбор по организации или подразделению. Затем нажмите кнопку «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Поля» и убедитесь, что в структуре отчета присутствует поле «Дата приема». Если его нет — добавьте через «Добавить поле» из списка доступных реквизитов сотрудника.

После нажатия «Сформировать» получите таблицу: ФИО, табельный номер, подразделение, должность и дата приема. Кнопкой «Сохранить» или через меню «Еще» результат выгружается в Excel (MXL, XLSX) для дальнейшей обработки.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Списки сотрудников»
2. 2
   Укажите дату, на которую формируется список, и отбор по организации
3. 3
   Откройте «Настройки» и добавьте поле «Дата приема» в структуру отчета
4. 4
   Нажмите «Сформировать»
5. 5
   Сохраните результат в Excel или отправьте на печать

Настройка сортировки и группировки

В настройках отчета на вкладке «Сортировка» добавьте поле «Дата приема» по возрастанию — получите список в порядке стажа, что удобно для юбилейных дат и расчета надбавок. Группировка по подразделениям даст разбивку по отделам.

Способ 2: список сотрудников в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учет ограничен, но базовый список с датами приема получить можно. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Сотрудники». В справочнике «Сотрудники» дата приема отображается, если включить ее в настройке списка: «Еще» → «Изменить форму» и добавить реквизит в табличное поле — однако в типовой форме списка состав колонок ограничен.

Более надежный путь — отчет. В зависимости от релиза доступны «Списки сотрудников» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчеты по кадрам» либо универсальный отчет (раздел «Отчеты» → «Универсальный отчет»). В универсальном отчете выберите регистр сведений «Кадровая история сотрудников», укажите период и выведите поля «Сотрудник» и «Дата приема» (вид события «Прием»).

Сравнение способов

Отчет «Списки сотрудников»

Подходит для ЗУП и регулярной работы; гибкая настройка полей, отборов и сортировки. Ограничение — требует прав на кадровые отчеты.

Универсальный отчет по регистру

Работает в Бухгалтерии и УНФ, позволяет вытащить данные напрямую из регистра. Ограничение — нужно понимать структуру регистра и уметь настраивать отборы.

Консоль запросов / обработка

Для разработчика или опытного пользователя; любые поля и условия. Ограничение — требует прав администратора и знания языка запросов 1С.

Как вывести список принятых за период

Часто нужен не весь штат, а только сотрудники, принятые за конкретный период — месяц, квартал или год. Для этого в отчете «Списки сотрудников» откройте настройки, вкладку «Отбор», добавьте условие по полю «Дата приема» с видом сравнения «В диапазоне» и укажите границы периода.

Альтернатива — журнал документов: раздел «Кадры» → «Приемы на работу». Установите отбор по периоду журнала, и вы увидите все приказы о приеме с датами. Из журнала список тоже можно вывести на печать или скопировать в таблицу.

Учтите нюанс: отбор по дате приема в отчете фильтрует именно по кадровому событию, а журнал документов — по дате самого документа. Обычно они совпадают, но при оформлении приема «задним числом» даты могут различаться.

Проверка корректности данных перед выгрузкой

Прежде чем передавать список руководству или в другую систему, сверьте его с контрольными источниками. Количество сотрудников в списке должно совпадать с отчетом «Штатная расстановка» или «Численность сотрудников» на ту же дату. Расхождение означает, что часть приемов не проведена или есть дубли сотрудников.

Проверьте выборочно несколько карточек: откройте сотрудника, перейдите по ссылке «Оформить документ» / «Трудовая деятельность» или на вкладку кадровых данных и сравните дату приема с приказом. Особое внимание — сотрудникам, принятым в результате перевода из другой организации группы: у них дата приема может отражать перевод, а не первоначальное трудоустройство.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с численностью по штатной расстановке на ту же дату

Тревожный признак

В списке меньше сотрудников — есть непроведенные приемы или неверный отбор

Дата приема у конкретного сотрудника

Норма

Совпадает с датой приказа о приеме на работу

Тревожный признак

Пустое поле или дата не совпадает с приказом

Уволенные сотрудники

Норма

При списке «на дату» уволенные ранее не отображаются

Тревожный признак

В списке присутствуют давно уволенные — проверьте дату формирования отчета

Программный способ: запрос к регистру кадровой истории

Для разработчика или при необходимости встроить список в собственную обработку используется запрос к регистру сведений «КадроваяИсторияСотрудников». Срез последних на нужную дату дает актуальные данные по каждому сотруднику.

ВЫБРАТЬ
КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
КадроваяИстория.ДатаПриема КАК ДатаПриема,
КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, ) КАК КадроваяИстория
ГДЕ
КадроваяИстория.ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Прием)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ДатаПриема

Обратите внимание: в разных версиях ЗУП структура регистра отличается — в современных релизах дата приема может храниться в отдельном регистре «Начальные сведения о стаже» или определяться через вид события. Перед использованием запроса сверьтесь со структурой метаданных вашей конфигурации через конфигуратор.

Выгрузка и печать списка

Сформированный отчет сохраняется через кнопку «Сохранить» в форматах MXL, XLSX, PDF или HTML. Для передачи в кадровую службу или руководству удобнее Excel: там список можно досортировать, добавить вычисляемые колонки стажа (например, формулой разности дат) и применить фильтры.

Если список нужен регулярно — сохраните настройки отчета как вариант (кнопка «Сохранить вариант отчета»). В следующий раз достаточно будет открыть сохраненный вариант и поменять дату. Вариант можно назначить доступным другим пользователям с соответствующими правами.

При выгрузке помните, что список содержит персональные данные. Передавайте файл только по защищенным каналам внутри организации и ограничивайте круг получателей в соответствии с локальными правилами обработки персональных данных.

Частые вопросы

Почему в отчете у сотрудника пустая дата приема?

Чаще всего документ «Прием на работу» не проведен или сотрудник был создан в справочнике вручную без кадрового документа. Откройте карточку сотрудника, проверьте наличие проведенного приема и при необходимости оформите документ корректно. Также проверьте, не сформирован ли отчет на дату раньше приема.

Как вывести список сотрудников, принятых в конкретном году?

В отчете «Списки сотрудников» откройте настройки, на вкладке «Отбор» добавьте условие «Дата приема» — «В диапазоне» и укажите первое и последнее число нужного года. Альтернатива — журнал «Приемы на работу» с отбором по периоду.

Можно ли вывести список вместе со стажем работы?

В типовом отчете нет готовой колонки «стаж», но есть отчеты по стажу (например, «Стажи сотрудников» в ЗУП). Практичный путь — выгрузить список с датами приема в Excel и посчитать стаж формулой, либо использовать специализированный кадровый отчет.

Как получить список вместе с уволенными сотрудниками?

В настройках отчета «Списки сотрудников» снимите флажок отбора «Работающие сотрудники» или добавьте отбор по виду события. В ЗУП также есть отчет «Сотрудники, принятые и уволенные за период», который показывает движение персонала целиком.

Нет отчета «Списки сотрудников» в меню — что делать?

Проверьте права доступа: отчет доступен пользователям с кадровыми ролями. Если прав нет, обратитесь к администратору. В некоторых конфигурациях отчет называется иначе или находится в разделе «Отчеты» → «Кадры». Как запасной вариант используйте универсальный отчет по регистру кадровой истории.

Дата приема в отчете отличается от даты в трудовой книжке — это ошибка?

Не обязательно. В 1С отражается дата приема по кадровому приказу, которая обычно совпадает с записью в трудовой книжке. Расхождения возникают при переводах между организациями группы, восстановлении данных при переходе на новую версию или ошибочном вводе. Сверьте приказ и при необходимости исправьте кадровый документ, а не запись вручную.