Как в 1С вывести список сотрудников с датами рождения

Задача получить список сотрудников с датами рождения возникает регулярно: для поздравлений с юбилеями, сверки кадровых данных, подготовки ведомостей или выгрузки в Excel. В типовых конфигурациях 1С это делается штатными средствами, без доработок и обращения к программисту.

Основной инструмент — отчёты по кадрам в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) либо универсальный отчёт в 1С:Бухгалтерии. Дата рождения хранится в карточке физического лица, поэтому любой отчёт, который умеет выводить данные физлиц, справится с задачей.

Ниже разобраны рабочие способы для разных конфигураций, настройка отборов, выгрузка результата и типичные ошибки, из-за которых список получается пустым или неполным.

Где хранится дата рождения и почему это важно

Дата рождения вводится в карточке физического лица: «Кадры — Физические лица» в ЗУП или «Справочники — Физические лица» в Бухгалтерии. Сотрудник и физическое лицо — разные объекты: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы, совместительство, повторный приём).

Из-за этого список, построенный по сотрудникам, может содержать одного человека дважды. Если нужен список уникальных людей — стройте отчёт по физическим лицам. Если нужен список для кадровых целей с подразделениями и должностями — по сотрудникам, понимая, что дубли возможны.

Если дата рождения не заполнена в карточке, в отчёте поле будет пустым. Перед формированием списка полезно проверить полноту данных — об этом ниже.

Список сотрудников с датами рождения в 1С:ЗУП

В ЗУП 3.1 есть готовый отчёт, который решает задачу за минуту. Откройте раздел «Кадры — Отчеты по кадрам — Список сотрудников». Отчёт выводит работающих на выбранную дату сотрудников с основными кадровыми данными.

Чтобы добавить дату рождения, нажмите «Настройки» (или «Ещё — Изменить вариант»). На вкладке «Поля» или через «Добавить поле» найдите «Дата рождения» в группе данных физического лица и поставьте отметку. После нажатия «Закрыть и сформировать» колонка появится в списке.

Альтернатива — отчёт «Дни рождения» (обычно в разделе «Кадры — Отчеты по кадрам» или «Персонал»). Он изначально показывает сотрудников с датами рождения и умеет отбирать по периоду: например, у кого день рождения в текущем месяце.

1. 1
   Откройте «Кадры — Отчеты по кадрам — Список сотрудников»
2. 2
   Укажите дату, на которую нужен список, и организацию
3. 3
   Нажмите «Настройки» и добавьте поле «Дата рождения» физического лица
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте, что колонка заполнена
5. 5
   Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать повторно

Отбор по периоду рождения

Если нужны только сотрудники, родившиеся в конкретном месяце, в настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие: «Дата рождения — Месяц — Равно — нужный месяц». В отчёте «Дни рождения» период задаётся проще — прямо на форме.

Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии кадровые отчёты ограничены, но есть универсальный инструмент. Откройте «Отчеты — Универсальный отчет». В поле вида объекта выберите «Справочник», затем «Физические лица» (или «Сотрудники»).

В настройках отметьте поля: «Наименование» (ФИО) и «Дата рождения». Сформируйте отчёт — получите таблицу со всеми физлицами базы и их датами рождения.

Учтите ограничение: универсальный отчёт по физлицам покажет всех, включая уволенных и физлиц-подрядчиков по договорам ГПХ. Чтобы оставить только работающих, добавьте отбор или используйте отчёт по справочнику «Сотрудники» с отбором по организации и проверкой статуса.

Отчёт «Дни рождения» для поздравлений и планирования

Отдельный сценарий — регулярный список именинников. В ЗУП отчёт «Дни рождения» выводит сотрудников, у которых день рождения попадает в заданный интервал: неделя, месяц, произвольные даты. В списке видны ФИО, дата рождения, подразделение и должность.

Отчёт удобно сохранить как вариант с периодом «Текущий месяц» и закрепить в избранном. Тогда список именинников будет доступен в один клик без настройки.

В Бухгалтерии такого специализированного отчёта нет — там задачу решает универсальный отчёт с отбором по месяцу даты рождения либо консоль запросов (для опытных пользователей).

Сравнение способов

Отчёт «Список сотрудников» (ЗУП)

Быстро, показывает только работающих, легко добавить должность и подразделение. Требует ручного добавления поля «Дата рождения».

Отчёт «Дни рождения» (ЗУП)

Готовый отбор по периоду рождения, удобен для поздравлений. Меньше кадровых полей.

Универсальный отчёт (БП)

Работает без ЗУП, гибкие поля. Показывает всех физлиц, включая уволенных и ГПХ — нужен отбор.

Консоль запросов / СКД

Максимальная гибкость, любые условия. Требует навыков разработки или администратора.

Выгрузка списка в Excel и печать

Любой сформированный отчёт сохраняется стандартно: «Файл — Сохранить» (или «Сохранить копию») и формат «Лист Excel (*.xlsx)». Таблица с ФИО и датами рождения перенесётся в Excel, где её можно сортировать, фильтровать и дополнять.

Проверьте после выгрузки формат дат: иногда Excel воспринимает их как текст. Признак проблемы — даты выровнены влево и не сортируются по возрастанию. Лечится преобразованием столбца в формат даты средствами Excel.

Если список нужен регулярно в одном виде, сохраните вариант отчёта (кнопка «Сохранить вариант» в настройках) — в следующий раз достаточно открыть его и нажать «Сформировать».

Проверка полноты данных перед формированием

Частая ситуация: список сформирован, но у части сотрудников дата рождения пустая. Причина — данные не внесены при приёме на работу или потерялись при миграции из старой программы.

Чтобы найти таких сотрудников, добавьте в отбор отчёта условие «Дата рождения — Не заполнено». Отчёт покажет только проблемные карточки — откройте их и внесите даты из паспортных данных, затем пересформируйте основной список.

Также проверьте дубли физлиц: один человек, заведённый дважды, даст две строки с одинаковой датой рождения. В ЗУП есть сервис поиска дублей физических лиц (раздел «Администрирование — Поддержка и обслуживание» или через поиск «Объединение карточек физических лиц»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Колонка «Дата рождения» в отчёте

Норма

Даты заполнены у всех строк списка

Тревожный признак

Есть пустые ячейки — данные не внесены в карточки физлиц

Количество строк

Норма

Совпадает с числом работающих (или ожидаемым списком)

Тревожный признак

Строк больше — в отбор попали уволенные или дубли физлиц

Сортировка по датам в Excel

Норма

Даты сортируются по возрастанию корректно

Тревожный признак

Сортировка идёт как по тексту — неверный формат столбца

Типичные ошибки и ограничения

Первая ошибка — формировать список по всем сотрудникам без отбора по организации в многофирменной базе. В итоге в список попадают сотрудники всех юрлиц. Всегда проверяйте поле «Организация» в шапке отчёта.

Вторая — путать дату формирования отчёта. «Список сотрудников» показывает работающих на указанную дату: если оставить сегодняшнюю, уволенные вчера уже не попадут, а принятые завтра — тоже. Для списка «на период» используйте соответствующую настройку периода.

Третья — отсутствие прав. Если отчёт не открывается или поле даты рождения недоступно, у пользователя может не быть роли кадровика или доступа к персональным данным. Даты рождения относятся к персональным данным, и доступ к ним в типовых конфигурациях разграничивается.

Когда штатных отчётов недостаточно

Если нужен нестандартный состав — например, сотрудники с датами рождения, стажем и телефонами в одной таблице с произвольными отборами — используйте консоль отчётов СКД или консоль запросов. Это инструменты для администраторов и разработчиков.

В ЗУП также доступен механизм произвольных отчётов на базе СКД: опытный пользователь может скопировать типовой отчёт «Список сотрудников» и перенастроить его схему под свои поля, не изменяя конфигурацию.

Обращаться к программисту стоит, только если требуется автоматическая рассылка списка по расписанию или сложная обработка данных — одиночные списки всегда быстрее получить штатными отчётами.

Частые вопросы

Почему в отчёте у части сотрудников дата рождения пустая?

Дата не внесена в карточку физического лица. Сформируйте тот же отчёт с отбором «Дата рождения — Не заполнено», откройте найденные карточки и внесите данные из документов, удостоверяющих личность. После этого пересформируйте список.

Как получить список сотрудников, у которых день рождения в этом месяце?

В ЗУП откройте отчёт «Дни рождения» и задайте период — текущий месяц. В Бухгалтерии используйте универсальный отчёт по физлицам с отбором по месяцу даты рождения либо отсортируйте выгруженный в Excel список.

Один человек попал в список дважды — это ошибка?

Обычно нет: у физлица может быть несколько записей «Сотрудник» (совместительство, повторный приём). Если же дубль вызван двумя карточками одного физлица, объедините их штатным сервисом поиска и объединения дублей в разделе администрирования.

Можно ли вывести список вместе с возрастом сотрудников?

В типовых отчётах готовой колонки «Возраст» обычно нет. Практичный путь — выгрузить список с датами рождения в Excel и посчитать возраст формулой, либо заказать доработку отчёта на СКД, если колонка нужна постоянно.

Нет прав на отчёт или поле с датой рождения — что делать?

Даты рождения относятся к персональным данным, и доступ к ним ограничен ролями. Обратитесь к администратору 1С: потребуется роль кадровика или профиль с доступом к персональным данным физических лиц. Самостоятельно расширять свои права не следует.

Как сделать, чтобы список формировался каждый месяц автоматически?

Сохраните настроенный вариант отчёта с периодом «Текущий месяц» — тогда достаточно открыть его и сформировать. Полностью автоматическая рассылка по расписанию настраивается через регламентные задания и требует участия разработчика или администратора.