Как в 1С вывести список сотрудников с адресами

Список сотрудников с адресами чаще всего требуется для отдела кадров, военкомата, миграционного учёта, рассылки корреспонденции или внутренней сверки личных данных. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Управление персоналом) адреса хранятся в контактной информации физических лиц, и вывести их можно несколькими способами — от готового отчёта до универсального механизма и собственного запроса.

Выбор способа зависит от конфигурации и от того, какой именно адрес нужен: по месту регистрации, фактического проживания или почтовый. Ниже разобраны основные варианты для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, а также способ через консоль запросов для нетиповых ситуаций.

Где 1С хранит адреса сотрудников

В конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 адреса сотрудников хранятся не в самом справочнике «Сотрудники», а в карточке физического лица. Это принципиально: один и тот же человек может быть оформлен в нескольких организациях, но адрес у него один и редактируется в одном месте.

Откройте карточку физического лица (в ЗУП: Кадры — Физические лица) и найдите группу «Адреса, телефоны» или ссылку «Адреса, телефоны и другая контактная информация». Там обычно присутствуют виды: адрес по месту регистрации, адрес места проживания (фактический), почтовый адрес, адрес за пределами РФ. Каждый вид — отдельная строка в регистре сведений «Контактная информация».

Именно из этого регистра отчёты берут данные. Если в карточке сотрудника адрес не заполнен или заполнен в поле «Комментарий» либо в дополнительных сведениях, стандартный отчёт его не покажет. Перед формированием списка стоит убедиться, что адреса введены именно в штатные поля контактной информации.

Способ 1: типовой отчёт «Списки сотрудников» в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть готовый отчёт, который решает задачу без доработок. Путь: раздел «Кадры» (или «Отчёты, справки») — «Отчёты по кадрам» — «Списки сотрудников». В некоторых релизах отчёт называется «Список сотрудников» и находится в подсистеме кадровых отчётов.

По умолчанию в варианте отчёта может не быть колонки с адресом. Нажмите «Настройки» (или «Ещё — Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Поля» и добавьте поле «Адрес по прописке» / «Адрес места проживания» из группы «Контактная информация» физического лица. После этого сформируйте отчёт — в таблице появится колонка с адресами.

Дополнительно в настройках можно задать отбор: по организации, подразделению, дате (работающие на конкретное число), а также отфильтровать уволенных. Это удобно, когда нужен список только действующих сотрудников конкретного подразделения.

1. 1
   Откройте Кадры — Отчёты по кадрам — Списки сотрудников
2. 2
   Нажмите «Настройки» и добавьте поле адреса из контактной информации физлица
3. 3
   Установите отбор по организации и дате, чтобы исключить уволенных
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте несколько карточек на наличие адресов
5. 5
   Сохраните вариант отчёта под понятным именем для повторного использования

Способ 2: универсальный отчёт по физическим лицам

Если типового кадрового отчёта нет (например, в 1С:Бухгалтерии 8.3 или в УНФ), используйте «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Отчёты» — «Универсальный отчёт» (в Бухгалтерии: Руководителю или Операции, в зависимости от релиза и настроек интерфейса).

В настройке универсального отчёта выберите тип данных «Справочник» и объект «Физические лица». Затем в список полей добавьте наименование, а из связанной контактной информации — нужный вид адреса. Универсальный отчёт умеет выводить табличные части и связанные регистры: выберите регистр сведений «Контактная информация» с отбором по виду «Адрес по прописке» (или «Адрес фактический»).

Ограничение способа: универсальный отчёт выводит физических лиц, а не сотрудников. Если в базе есть физлица, которые никогда не были оформлены как сотрудники (например, контрагенты-ИП или кандидаты), они тоже попадут в список. Отфильтровать их можно, наложив отбор или дополнив выборку через консоль запросов.

Способ 3: консоль запросов для нетиповых задач

Когда нужен специфический состав колонок (например, ФИО, табельный номер, адрес регистрации и телефон в одной строке) или сложный отбор, удобнее написать запрос. Для этого используется обработка «Консоль запросов» или отчёт на СКД, созданный разработчиком.

Логика запроса: основная выборка — справочник «Сотрудники», левое соединение к регистру сведений «КонтактнаяИнформация» по полю «Объект = Сотрудники.ФизическоеЛицо» и отбором по виду контактной информации. Поле адреса в регистре хранится в представлении («Представление») и в разложенном виде по полям (регион, город, улица и т.д.).

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
	Сотрудники.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
	КИ.Представление КАК Адрес
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
		ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.КонтактнаяИнформация КАК КИ
		ПО Сотрудники.ФизическоеЛицо = КИ.Объект
			И КИ.Вид = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыКонтактнойИнформации.АдресПоПропискеФизическиеЛица)
ГДЕ
	НЕ Сотрудники.ВАрхиве

Имена видов контактной информации могут отличаться в зависимости от конфигурации и релиза. Перед написанием запроса откройте справочник «Виды контактной информации» и найдите точное имя нужного предопределённого элемента.

Настройка состава адреса и выгрузка в Excel

Часто требуется не просто строка адреса, а разбивка по элементам: индекс, регион, город, улица, дом, квартира. В отчётах на СКД такие поля доступны через точку от поля контактной информации (например, «Адрес.Регион»), если вариант отчёта это поддерживает. В универсальном отчёте и типовых списках чаще выводится только представление — адрес одной строкой.

Любой сформированный отчёт сохраняется в табличный документ: кнопка «Сохранить» или Ctrl+S, формат — лист Excel (*.xlsx) или mxl. После выгрузки в Excel строку адреса можно разбить формулами или инструментом «Текст по столбцам», если разделители в адресах единообразны.

При выгрузке помните о персональных данных: список сотрудников с адресами — это персональная информация, её передача третьим лицам и хранение вне защищённых контуров регламентируются. Передавайте файл только по служебной необходимости и уполномоченным лицам.

Проверка результата и типичные проблемы

После формирования списка сверьте количество строк с данными кадрового учёта: количество работающих сотрудников на дату можно посмотреть в отчёте «Штатная расстановка» или «Численность сотрудников». Если списки расходятся — ищите причину в отборах (дата, организация, архивные сотрудники).

Пустые ячейки в колонке адреса означают одно из трёх: адрес не заполнен в карточке физлица, адрес заполнен другим видом (например, только фактический, а вы выводите регистрацию), или у сотрудника задвоена карточка физического лица и адрес введён в «соседней» карточке. Проверьте несколько таких сотрудников вручную.

FAQ