Как в 1С вывести список работающих сотрудников на сегодняшний день

Задача получить список сотрудников, которые работают в организации на текущую дату, возникает регулярно: для отчётности, сверки с кадровыми документами, подготовки справок или проверки штатной численности перед расчётом зарплаты. В типовых конфигурациях 1С — ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3 — для этого есть готовые инструменты, и программировать ничего не нужно.

Ключевой момент — правильно определить, что считать «работающим» сотрудником. В 1С это сотрудники, у которых на указанную дату есть действующий приём на работу и нет документа увольнения с датой не позже этой даты. При этом отдельно учитываются сотрудники в отпусках (по уходу за ребёнком, без сохранения зарплаты) и совместители — от настройки отбора зависит, попадут ли они в список.

Ниже разобраны основные способы: штатные отчёты, списочный состав через справочник, универсальный отчёт и вариант через консоль запросов для разработчиков. Для каждого способа указаны условия применения и ограничения.

Как 1С определяет, кто работает на текущую дату

Прежде чем формировать список, важно понимать логику программы. В 1С ЗУП факт работы сотрудника определяется не признаком в справочнике, а кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Отчёты анализируют регистры кадровой истории и выводят тех, у кого на заданную дату есть активное рабочее место.

Из этого следуют практические последствия. Если приём оформлен «задним числом» или увольнение не проведено, список будет неверным. Если сотрудник уволен, но документ увольнения помечен на удаление, отчёт его не покажет, хотя фактически данные в базе незавершённые. Поэтому перед формированием списка для официальных целей стоит убедиться, что кадровый учёт ведётся корректно.

Способ 1: отчёт «Штатные сотрудники» в 1С ЗУП 3.1

Самый простой путь в Зарплате и управлении персоналом 3.1 — штатный кадровый отчёт. Откройте раздел «Кадры», затем «Кадровые отчёты» и выберите «Штатные сотрудники». Отчёт по умолчанию формируется на текущую дату и показывает всех сотрудников с действующими приёмами, сгруппированных по подразделениям и должностям.

Если нужна дата, отличная от сегодняшней, укажите её в поле периода в шапке отчёта и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет состояние именно на эту дату, что удобно для сверок за прошлые периоды.

Через кнопку «Настройки» можно изменить состав колонок: добавить табельный номер, дату приёма, вид занятости, СНИЛС или ИНН. Для выгрузки в Excel используйте стандартную команду «Файл — Сохранить как» из сформированного табличного документа.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Штатные сотрудники» или «Списочный состав»
3. 3
   Установите дату (по умолчанию — текущая) и нажмите «Сформировать»
4. 4
   Проверьте итоговое количество сотрудников в шапке отчёта
5. 5
   При необходимости сохраните результат в Excel через «Файл — Сохранить как»

Способ 2: отчёт «Списочный состав» и варианты отборов

Ещё один штатный отчёт ЗУП — «Списочный состав» (также в разделе «Кадры — Кадровые отчёты»). Он выводит список сотрудников на дату в более компактном виде и удобен, когда нужен именно перечень фамилий без детализации по ставкам и должностям.

Гибкость обеспечивают отборы. В настройках отчёта на закладке «Отбор» можно добавить условия: по организации (если в базе несколько юрлиц), по подразделению, по виду занятости (основное место работы или совместительство). Например, чтобы получить список только основных сотрудников без внутренних совместителей, добавьте отбор «Вид занятости = Основное место работы».

Обратите внимание на сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком: они числятся работающими и по умолчанию входят в список. Если вам нужен список фактически выходящих на работу, добавьте отбор, исключающий сотрудников с отсутствиями, либо используйте отчёт «Остатки отпусков и отсутствия» как дополнительный источник.

Сравнение способов

Отчёт «Штатные сотрудники»

Подходит для детального списка по подразделениям и должностям; избыточен, если нужен простой перечень фамилий.

Отчёт «Списочный состав»

Оптимален для быстрого списка на дату; ограниченная детализация колонок без доработки настроек.

Универсальный отчёт

Гибкие отборы по любым реквизитам; требует понимания структуры данных и не показывает кадровые события сам по себе.

Консоль запросов

Максимальный контроль для разработчика; недоступна обычному пользователю и требует прав и навыков.

Как получить список в 1С Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии предприятия кадровый функционал ограничен, но список работающих получить можно. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» или сразу отчёт «Сотрудники» (в зависимости от версии — в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчёты по зарплате»). В отчёте установите дату и сформируйте: в список попадут сотрудники с действующим приёмом.

Альтернатива — универсальный отчёт («Отчёты» — «Универсальный отчёт»). Выберите тип «Справочник», объект «Сотрудники», установите период. Однако учтите важное ограничение: справочник «Сотрудники» сам по себе не хранит признак увольнения — он показывает всех заведённых в базе людей. Поэтому универсальный отчёт нужно дополнять проверкой по кадровым документам или использовать отбор по реквизиту «В архиве», если он заполняется.

Если в Бухгалтерии ведётся полноценный кадровый учёт с документами «Приём на работу» и «Увольнение», надёжнее формировать список по журналу кадровых документов: отфильтруйте приёмы и увольнения за всё время и сопоставьте даты. Для больших штатов такой ручной подход трудоёмок — в этом случае рассмотрите переход на ЗУП.

Способ для разработчика: запрос по кадровым данным

Программист или администратор с правами на внешние обработки может получить список через консоль запросов. В ЗУП 3.1 кадровые данные хранятся в регистре сведений «Кадровая история сотрудников», а удобная виртуальная таблица — «Сотрудники» у документов и отчётов. Пример запроса по регистру:

ВЫБРАТЬ
КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение,
КадроваяИстория.Должность КАК Должность
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, ) КАК КадроваяИстория
ГДЕ
КадроваяИстория.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)

В параметр &Дата передаётся текущая дата. Срез последних возвращает актуальное кадровое событие по каждому сотруднику; условие исключает тех, чьё последнее событие — увольнение. Учтите, что в разных релизах состав видов событий может отличаться, поэтому перед промышленным использованием проверьте результат на тестовой копии базы.

Если список нужен регулярно — например, еженедельно для руководства — сохраните настройки отчёта как вариант (кнопка «Ещё» — «Сохранить вариант отчёта» в ЗУП). Тогда список будет формироваться в один клик, а вариант можно добавить на начальную страницу или в рассылку отчётов.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте итоговое количество с ожидаемым. Быстрая проверка: сравните число строк отчёта с количеством сотрудников, по которым начислялась зарплата в последнем расчётном периоде (отчёт «Расчётный листок» или свод начислений). Существенное расхождение — повод искать причину.

Наиболее частые причины неверного списка: непроведённые или помеченные на удаление документы приёма и увольнения; приём, оформленный датой позже фактической; сотрудник, принятый в одну организацию, а ищется в другой; отбор по подразделению, который отсекает часть людей. Проверьте также, не работаете ли вы в копии базы с устаревшими данными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в отчёте

Норма

Совпадает с ожидаемой численностью с учётом совместителей

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины

Наличие недавно принятых сотрудников

Норма

Новые сотрудники присутствуют в списке

Тревожный признак

Принятый на прошлой неделе сотрудник отсутствует — проверьте проведение приёма

Отсутствие уволенных

Норма

Уволенные до указанной даты не выводятся

Тревожный признак

Уволенный присутствует — проверьте дату и проведение увольнения

Часто задаваемые вопросы

Почему в список попал сотрудник, который уже уволен?

Проверьте документ увольнения: он может быть не проведён, помечен на удаление или датирован позже той даты, на которую формируется отчёт. Также убедитесь, что отчёт строится «на дату», а не «за период» — в режиме периода попадают все, кто работал хотя бы часть интервала.

Как вывести список без внутренних совместителей?

В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Вид занятости» со значением «Основное место работы». Тогда каждый человек попадёт в список один раз, а строки по совместительству будут исключены.

Входят ли в список сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком?

Да, трудовые отношения с ними не прекращены, поэтому штатные отчёты включают их в списочный состав. Если нужен список фактически работающих, дополнительно отфильтруйте сотрудников с длительными отсутствиями через отчёты по отсутствиям.

Как выгрузить список в Excel?

Сформируйте отчёт, затем используйте команду «Файл — Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели табличного документа) и выберите формат «Лист Excel». В ЗУП также доступна настройка рассылки отчёта по расписанию на почту.

Можно ли получить список на прошлую дату?

Да, кадровые отчёты ЗУП строятся на любую дату: укажите её в поле периода перед формированием. Отчёт покажет состояние кадровой истории именно на этот момент, включая тех, кто позднее был уволен.

Что делать, если в 1С Бухгалтерии нет кадровых отчётов?

Используйте универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с ручной сверкой по журналу кадровых документов либо сформируйте список через отчёт «Расчётные листки» за последний месяц. При регулярной потребности в кадровой отчётности рассмотрите ведение учёта в 1С ЗУП.