Другое · 9 мин
Где в 1С начисляется отпуск при увольнении
Где в 1С начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении: документ «Увольнение», «Отпуск», порядок расчёта, НДФЛ, взносы и проверка результата.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника в программах 1С начисляется автоматически в документе увольнения, но только при условии, что кадровые данные и остатки отпусков введены корректно. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) это документ «Увольнение» (или «Увольнение списком»), в «1С:Бухгалтерия 8» — документ «Увольнение» из раздела «Зарплата и кадры». Отдельный документ «Отпуск» при увольнении обычно не нужен: он используется, когда сотрудник сначала уходит в отпуск, а потом увольняется.
Типичная ситуация, когда пользователь «не находит» отпуск при увольнении: в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсации отпуска» стоит ноль дней или компенсация вообще не рассчиталась. Причина почти всегда в том, что в программе не ведутся или не заполнены остатки отпусков, либо сотрудник принят документом без указания права на ежегодный отпуск. Ниже разобрано, где именно находится нужный функционал в разных конфигурациях и как проверить расчёт.
Где находится компенсация отпуска в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и создайте новый документ. После выбора сотрудника и указания даты увольнения программа автоматически рассчитывает количество дней неиспользованного отпуска на вкладке «Компенсации отпуска». Там же отображается, за какие рабочие периоды остались дни, и сколько дней компенсируется.
Начисление компенсации выполняется прямо в документе увольнения: на вкладке «Начисления и удержания» появляется строка «Компенсация отпуска при увольнении» с суммой, рассчитанной исходя из среднего заработка. Вместе с ней начисляется зарплата за отработанные дни месяца увольнения и, если предусмотрено, выходное пособие. Отдельно создавать «Начисление зарплаты» за этот месяц по уволенному сотруднику не нужно — окончательный расчёт выполняет сам документ.
Если вкладка «Компенсации отпуска» пуста или дни равны нулю, проверьте: велись ли в программе отпуска сотрудника документами «Отпуск», заполнен ли вид отпуска в приёме на работу, нет ли ошибок в остатках. Остатки можно посмотреть через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»).
- 1Откройте «Кадры» → «Увольнения» и создайте документ
- 2Выберите сотрудника и укажите дату увольнения и основание
- 3Проверьте вкладку «Компенсации отпуска»: количество дней и периоды
- 4Перейдите на «Начисления и удержания» и убедитесь, что компенсация рассчитана
- 5Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
- 6Проведите документ и сформируйте расчётный листок и записку-расчёт Т-61
Где отпуск при увольнении в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» функционал скромнее. Документ «Увольнение» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы». В нём указывается дата увольнения, и программа рассчитывает компенсацию, если ведётся учёт остатков отпусков. В типовой бухгалтерской конфигурации остатки отпусков часто не накапливаются автоматически, поэтому количество дней компенсации нередко приходится вводить вручную.
Если автоматический расчёт недоступен, сумму компенсации начисляют документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления»), добавив сотруднику начисление «Компенсация отпуска при увольнении» с вручную рассчитанной суммой. Средний дневной заработок и количество дней в этом случае считают вне программы — по данным расчётных листков и кадрового учёта.
Сравнение вариантов
Полный автоматический расчёт: остатки дней, средний заработок, записка-расчёт Т-61. Подходит для регулярного кадрового учёта.
Базовый документ «Увольнение», часто с ручным вводом дней и суммы. Подходит при небольшом штате, но требует самостоятельного контроля расчёта.
Отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник по заявлению сначала уходит в отпуск, а затем увольняется, порядок документов другой. Сначала создаётся документ «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска» в ЗУП), где указывается период отпуска и начисляются отпускные. Дата увольнения в этом случае — последний день отпуска, но трудовые отношения прекращаются после его окончания.
Затем оформляется документ «Увольнение» с датой, равной последнему дню отпуска. Компенсация неиспользованных дней в этом случае обычно не возникает, если весь остаток израсходован, но программа всё равно покажет остаток на вкладке «Компенсации отпуска» — проверьте, что он равен нулю или соответствует фактическому положению. Излишне выплаченные отпускные за неотработанные периоды при таком порядке не удерживаются.
Почему компенсация не рассчиталась: типичные причины
Самая распространённая причина нулевой компенсации — отсутствие данных об остатках отпусков. В ЗУП остатки формируются документами «Отпуск», «Отсутствие» и начальными остатками (документ «Начальные остатки отпусков» в разделе «Кадры» или «Настройка»). Если учёт в программе начат не с даты приёма сотрудника, начальные остатки нужно ввести вручную, иначе программа посчитает дни только за период работы в базе.
Вторая причина — сотрудник уже использовал все дни, либо количество дней компенсации отрицательное (отпуск использован авансом). В этом случае в документе увольнения появится не компенсация, а удержание за неотработанные дни отпуска. Третья причина — не проведены документы начисления зарплаты за расчётный период, из-за чего средний заработок считается неверно или равен нулю.
Проверка расчёта и документы
После проведения увольнения сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска (или удержание), НДФЛ и взносы. Средний дневной заработок для компенсации можно расшифровать прямо в документе — в ЗУП по кнопке с зелёным «плюсом» рядом с суммой или через печатную форму расчёта среднего заработка.
Для оформления расчёта с сотрудником используется унифицированная форма Т-61 «Записка-расчёт при прекращении трудового договора» — в ЗУП она доступна из документа «Увольнение» по кнопке «Печать». Дополнительно полезно сверить остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения: после проведения документа остаток должен обнулиться (или уменьшиться на компенсированные дни).
Как проверить результат
Количество дней совпадает с отчётом «Остатки отпусков»
Дней ноль или меньше, чем в отчёте
Есть строка компенсации с корректным средним заработком
Компенсация отсутствует или средний заработок нулевой
Остаток обнулён
Остались дни, которые не компенсированы
Налоги и отражение в учёте
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — в отличие от выходного пособия в пределах установленного лимита. В документе «Увольнение» налоги рассчитываются автоматически на вкладках «НДФЛ» и «Взносы». Дата фактического получения дохода по компенсации — день выплаты, поэтому важно, чтобы дата выплаты в ведомости совпадала с реальной.
В бухгалтерском учёте компенсация относится на те же счета затрат, что и обычная зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44 и др. в зависимости от подразделения и настройки). Проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» в ЗУП или автоматически в 1С:Бухгалтерии при проведении начисления.
FAQ
Где в 1С:ЗУП посмотреть, сколько дней отпуска осталось у сотрудника?
Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Остатки отпусков» и сформируйте отчёт по сотруднику. Также остаток виден в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» и автоматически подставляется в документ «Увольнение» на вкладку «Компенсации отпуска».
Что делать, если в документе увольнения компенсация равна нулю?
Проверьте, введены ли начальные остатки отпусков (если учёт начат позже приёма сотрудника), проведены ли все документы «Отпуск» и начисления зарплаты за расчётный период. Часто причина в том, что сотрудник использовал все дни — тогда ноль является корректным результатом.
Нужно ли создавать отдельный документ «Отпуск» при увольнении?
Нет, если речь о денежной компенсации неиспользованных дней — она начисляется прямо в документе «Увольнение». Документ «Отпуск» нужен только при отпуске с последующим увольнением, когда сотрудник фактически уходит отдыхать.
Как удержать дни отпуска, использованные авансом, при увольнении?
В документе «Увольнение» на вкладке «Компенсации отпуска» программа сама покажет отрицательное количество дней, и на вкладке начислений появится удержание за неотработанные дни отпуска. Удержание ограничено размером причитающихся выплат — излишек взыскать с сотрудника через зарплатный проект обычно нельзя.
Облагается ли компенсация отпуска при увольнении НДФЛ и взносами?
Да, компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме. Программа рассчитывает налоги автоматически в документе увольнения; датой получения дохода считается день выплаты, что важно для отчётов 6-НДФЛ.
Где распечатать записку-расчёт Т-61 при увольнении?
В 1С:ЗУП откройте проведённый документ «Увольнение» и нажмите «Печать» → «Записка-расчёт при увольнении (Т-61)». Форма заполняется данными документа: периоды работы, дни компенсации, средний заработок и итоговые суммы.
Что важно запомнить
Компенсация отпуска при увольнении в 1С начисляется в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсации отпуска»; отдельный документ «Отпуск» нужен только при отпуске с последующим увольнением. Главные условия корректного расчёта — актуальные остатки отпусков и проведённые начисления за расчётный период. Результат проверяется расчётным листком, отчётом «Остатки отпусков» и формой Т-61.