Как в 1С вывести список дней рождения сотрудников

Список дней рождения сотрудников нужен кадровикам и руководителям для поздравлений, планирования корпоративных событий и контроля юбилейных дат. В типовых конфигурациях 1С — прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия предприятия» — дата рождения хранится в карточке физического лица, и на её основе можно построить отчёт без доработок конфигурации.

Есть несколько способов получить такой список: использовать типовой отчёт по личным данным, построить произвольную выборку через «Универсальный отчёт» или настроить собственный вариант отчёта с группировкой по месяцам. Выбор зависит от вашей конфигурации, релиза и того, нужен ли список разово или на регулярной основе.

Ниже разобраны рабочие варианты для ЗУП и Бухгалтерии, настройка отбора и сортировки, типичные ошибки и способы проверить, что в список попали все сотрудники.

Где хранится дата рождения и почему это важно

В конфигурациях 1С дата рождения — это реквизит справочника «Физические лица», а не сотрудника. Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), но дата рождения у него одна. Поэтому отчёт, построенный по сотрудникам, может показать одного человека дважды.

Если в карточке физлица поле «Дата рождения» не заполнено, сотрудник не попадёт в список либо будет выведен с пустой датой. Перед формированием отчёта имеет смысл проверить полноту данных: в ЗУП для этого есть типовые средства контроля кадровых данных, а в Бухгалтерии — просмотр списка физлиц с сортировкой по колонке даты рождения.

Способ 1. Типовые отчёты в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» (или «Отчёты, справки») и посмотрите кадровые отчёты, содержащие личные данные сотрудников. В зависимости от релиза доступны отчёты по спискам сотрудников с выводом дополнительных полей, куда можно добавить дату рождения через настройку варианта отчёта.

Откройте нужный отчёт, нажмите «Настройки» (или «Изменить вариант отчёта»), перейдите на закладку «Поля» и добавьте поле «Дата рождения» из данных физического лица. После этого отчёт выведет таблицу: ФИО, подразделение, должность и дата рождения. Сохраните вариант отчёта под понятным именем, например «Дни рождения», чтобы не настраивать его повторно.

Такой вариант удобен, когда нужен список с привязкой к подразделениям и должностям — например, для рассылки руководителям по их командам. Отбор по подразделению задаётся на закладке «Отбор» в настройках отчёта.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты» и выберите отчёт по списку сотрудников
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Поля»
3. 3
   Добавьте поле «Дата рождения» из данных физического лица
4. 4
   Задайте отбор по организации и подразделению при необходимости
5. 5
   Сохраните вариант отчёта и сформируйте его для проверки

Способ 2. Универсальный отчёт

Универсальный отчёт работает и в ЗУП, и в «1С:Бухгалтерии» и подходит, когда типового отчёта с нужными полями нет. В Бухгалтерии он находится в разделе «Отчёты» — «Универсальный отчёт», в ЗУП — в разделе «Отчёты, справки» (доступность зависит от настроек прав и функциональности).

В шапке отчёта выберите тип объекта «Справочник», объект — «Сотрудники» или «Физические лица». Для списка «Физические лица» добавьте в настройках поле «Дата рождения». Для списка «Сотрудники» доступны дополнительно организация, подразделение и должность, а дата рождения берётся через связанное физлицо.

Чтобы исключить уволенных, добавьте отбор по полю «В архиве» / «Уволен» (название зависит от конфигурации) со значением «Нет» либо отбор по актуальности. В универсальном отчёте по физлицам такого отбора нет — поэтому для списка действующих сотрудников предпочтительнее строить отчёт по справочнику «Сотрудники».

Сортировка по дню и месяцу без года

Главная сложность списка дней рождения — сортировка. Обычная сортировка по полю «Дата рождения» упорядочит людей по году рождения, а не по календарному дню. Для списка «кто ближайший по календарю» нужно сортировать по месяцу и дню, игнорируя год.

В отчётах на СКД это решается вычисляемым полем: вычислить номер месяца и день месяца и сортировать по ним. В расширенных настройках универсального отчёта (если доступен режим редактирования запроса) используются функции языка запросов МЕСЯЦ() и ДЕНЬ() для поля даты рождения.

Если возможности доработать запрос нет, практичный обходной путь — выгрузить список в Excel и отсортировать там по формуле месяца и дня. Для разовой задачи это быстрее, чем доработка отчёта.

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.ФизическоеЛицо.ФИО КАК ФИО,
	МЕСЯЦ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) КАК МесяцРождения,
	ДЕНЬ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) КАК ДеньРождения,
	Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	МесяцРождения,
	ДеньРождения

Выборка именинников конкретного месяца

Часто нужен не полный список, а только те, у кого день рождения в текущем месяце. В отчёте на СКД это делается отбором по вычисляемому полю «Месяц рождения» равным нужному номеру месяца. В пользовательском режиме такой отбор доступен, если поле месяца добавлено в настройки отчёта.

Без доработки отчёта можно сформировать полный список, отсортировать его по месяцу и дню и визуально выделить нужный период — либо отфильтровать уже в Excel после выгрузки. Для ежемесячной задачи удобнее один раз заказать у специалиста по 1С вариант отчёта с параметром «Месяц», чтобы выбирать его при формировании.

Проверка полноты и типичные ошибки

После формирования списка сверьте количество строк с количеством действующих сотрудников. Расхождение обычно означает, что у части физлиц не заполнена дата рождения, либо в отчёт попали уволенные, либо один человек выведен несколько раз по разным сотрудникам.

Дубликаты убирают либо построением отчёта по физлицам, либо группировкой по физлицу в настройках отчёта. Пустые даты находят отбором «Дата рождения не заполнена» — такие карточки нужно дополнить, иначе сотрудники выпадут из поздравлений.

Когда нужна доработка конфигурации

Типовых средств достаточно для списка с датами и базовыми отборами. Доработка оправдана, если нужны автоматические напоминания за несколько дней до события, выделение юбилейных дат, рассылка списка руководителям по расписанию или вывод дней рождения на начальную страницу программы.

Такие задачи решаются внешним отчётом на СКД (без изменения конфигурации, что безопасно для обновлений) или регламентным заданием с рассылкой. Внешний отчёт подключается через «Дополнительные отчёты и обработки» и не затрагивает типовой код.

Частые вопросы