Другое · 9 мин
Где в 1С 8 находится штатное расписание
Где находится штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, как его включить, создать и открыть отчёт. Пути в меню, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Штатное расписание в программах 1С 8 — это не отдельный документ «где-то в архиве», а полноценный механизм кадрового учёта, который сначала нужно включить в настройках, а затем вести через специальные документы. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) оно расположено в разделе «Кадры», но появляется там только после активации соответствующей функциональности. Если пункта «Штатное расписание» в меню нет — это почти всегда означает, что механизм просто выключен в настройках учётной политики.
Механизм нужен для того, чтобы приём, перевод и увольнение сотрудников происходили не «в свободной форме», а строго по штатным позициям: с указанием подразделения, должности, количества ставок и условий оплаты. Это позволяет контролировать вакансии, формировать отчёт по форме Т-3 и отслеживать отклонения фактических начислений от плановых. Без включённого штатного расписания ЗУП работает в упрощённом режиме, где кадровые приказы создаются без привязки к позициям.
Ниже разобрано, где именно включается механизм, где находятся документы и отчёты по штатному расписанию в ЗУП 3.1, как искать его в других конфигурациях (БП, ERP, УПП) и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где включить штатное расписание в настройках ЗУП 3.1
Если раздела «Штатное расписание» нет в интерфейсе, сначала проверьте настройки функциональности. Путь: «Настройка» → «Кадровый учет» → в открывшейся форме установите флажок «Ведется штатное расписание». После записи настроек в разделе «Кадры» появятся документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а также журнал «Штатное расписание».
Дополнительно в тех же настройках можно включить сопутствующие опции: историю изменений штатного расписания (позволяет хранить версии на разные даты), проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию и использование «вилки» окладов. Если история отключена, программа хранит только актуальное состояние позиций, и восстановить картину на прошлую дату будет невозможно.
Обратите внимание: изменение этих настроек доступно пользователю с правами администратора или кадровика-расчётчика с полными правами. Если флажки видны, но не активны (серые) — у вашей учётной записи недостаточно прав, обратитесь к администратору базы.
Где находятся документы штатного расписания
После включения механизма основные документы располагаются в разделе «Кадры». Там вы увидите журнал «Штатное расписание» и документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Первый документ создаёт начальную редакцию, последующие изменения (добавление позиций, изменение окладов, закрытие ставок) оформляются документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты вступления в силу.
- 1Настройка → Кадровый учет → включите «Ведется штатное расписание» и при необходимости «История изменений».
- 2Кадры → Штатное расписание → Создать → Утверждение штатного расписания.
- 3Укажите организацию, дату утверждения и добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки.
- 4Проведите документ и откройте отчёт Т-3 для проверки.
Внутри документа позиции добавляются построчно или подбором. Для каждой позиции задаётся подразделение, должность, количество ставок (в том числе дробных, например 0,5), размер оплаты и надбавки. Если включена «вилка», можно указать минимальный и максимальный оклад вместо фиксированного значения.
После проведения документа позиции становятся доступными для выбора в кадровых приказах: при приёме на работу сотрудника вы указываете конкретную позицию штатного расписания, и программа подставляет условия оплаты автоматически.
Где открыть печатную форму и отчёт Т-3
Печатная форма по унифицированной форме Т-3 формируется отчётом, а не из документа. Путь: «Отчеты, справки» → «Штатное расписание (Т-3)». В отчёте укажите организацию и дату, на которую нужно состояние, — при включённой истории программа покажет редакцию, действовавшую на эту дату.
Также в разделе «Отчеты, справки» доступны связанные отчёты: «Штатная расстановка» (кто занимает какие позиции), «Остатки отпусков» и аналитика по вакантным ставкам. Отчёт «Штатное расписание (кросс-таблица)» удобен, когда нужно сравнить несколько редакций или увидеть динамику изменений по подразделениям.
Как найти штатное расписание в других конфигурациях 1С 8
Не во всех конфигурациях механизм называется и расположен одинаково. В «1С:Бухгалтерии 8» полноценного штатного расписания нет: там ведётся только справочник сотрудников и кадровые документы в минимальном объёме (раздел «Зарплата и кадры»). Для полноценного учёта штатных позиций бухгалтерия обычно используется в связке с ЗУП, куда данные переносятся синхронизацией.
В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» штатное расписание находится в разделе «Бюджетирование и планирование» либо «Зарплата и кадры» в зависимости от версии, и также требует включения в настройках кадрового учёта. В старой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 документы назывались «Ввод сведений о плановых начислениях» и штатное расписание велось через справочник «Подразделения организаций» — механизм там принципиально другой.
Где искать в разных конфигурациях
Кадры → Штатное расписание; включается в Настройка → Кадровый учет. Полноценный механизм с историей.
Полноценного штатного расписания нет, только справочник сотрудников в разделе «Зарплата и кадры».
Раздел «Зарплата и кадры» или «Бюджетирование», включается в настройках учёта; состав функций зависит от версии.
Штатное расписание через подразделения и плановые начисления; механизм устарел и не совместим с 3.1 напрямую.
Как проверить, что всё настроено правильно
Признак корректной настройки — кадровый приём невозможно провести без указания позиции штатного расписания (если включён контроль), а отчёт Т-3 показывает все утверждённые позиции с окладами. Дополнительно сверьте количество ставок по отчёту с фактической численностью через «Штатную расстановку»: расхождения покажут вакантные ставки или сотрудников, принятых мимо расписания.
Как проверить результат
Пункт виден, открывается журнал документов
Пункта нет — опция не включена в настройках кадрового учёта
Показывает все позиции с окладами и количеством ставок
Пустой отчёт — не утверждена ни одна редакция или неверная дата
Позиция выбирается из списка, оклад подставляется автоматически
Позиции нет в списке — она не утверждена на дату приёма
Типичные ошибки при работе со штатным расписанием
Самая частая проблема — пользователь ищет штатное расписание, не включив его в настройках, и делает вывод, что «в программе этого нет». Вторая типичная ситуация: документ «Утверждение штатного расписания» создан, но дата утверждения позже даты приёма сотрудника, поэтому позиция недоступна в кадровом приказе. Проверяйте соответствие дат: позиция действует с даты утверждения документа.
Ещё одна ошибка — редактирование прошлых документов «задним числом» после того, как по ним уже начислена зарплата. Это может привести к расхождениям в расчётах и необходимости пересчёта. Изменения всегда оформляйте новым документом с датой вступления в силу.
Что важно запомнить
Штатное расписание в ЗУП 3.1 включается в «Настройка → Кадровый учет», документы находятся в разделе «Кадры», печатная форма Т-3 — в «Отчеты, справки». В 1С:Бухгалтерии полноценного штатного расписания нет. Все изменения оформляйте новыми документами, не редактируя старые.
Часто задаваемые вопросы
Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Опция отключена в настройках. Откройте «Настройка» → «Кадровый учет» и установите флажок «Ведется штатное расписание». Если флажок неактивен — у вашей учётной записи недостаточно прав, нужен администратор или пользователь с полными правами.
Как посмотреть штатное расписание на прошлую дату?
Это возможно, только если в настройках кадрового учёта включена история изменений штатного расписания. Тогда в отчёте «Штатное расписание (Т-3)» укажите нужную дату — программа покажет редакцию, действовавшую на тот момент. Без истории доступно только текущее состояние.
Можно ли изменить оклад по позиции без нового документа?
Технически можно отредактировать старый документ, но делать этого не следует: нарушится история и возможны расхождения с уже начисленной зарплатой. Правильный способ — документ «Изменение штатного расписания» с датой, с которой действует новый оклад.
Есть ли штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8?
Полноценного механизма нет: в БП ведутся только справочник сотрудников и базовые кадровые документы. Если нужен учёт штатных позиций, вакансий и отчёт Т-3, используется «1С:Зарплата и управление персоналом» с последующей синхронизацией данных в бухгалтерию.
Почему при приёме на работу не выбирается позиция штатного расписания?
Чаще всего позиция не утверждена на дату приёма: проверьте дату документа «Утверждение штатного расписания» — она должна быть не позже даты приёма. Также убедитесь, что по позиции есть свободные ставки и она не закрыта более поздним документом изменения.
Как распечатать штатное расписание по форме Т-3?
Откройте «Отчеты, справки» → «Штатное расписание (Т-3)», укажите организацию и дату, сформируйте отчёт и отправьте на печать стандартной кнопкой. Форма строится по данным утверждённых документов, поэтому перед печатью сверьте её с отчётом «Штатная расстановка».