Другое · 12 мин
Как в 1С выплатить выходное пособие за второй месяц
Пошаговая инструкция, как в 1С:ЗУП начислить и выплатить выходное пособие за второй месяц при сокращении: документы, средний заработок, НДФЛ и взносы, проверка.
Сокращённый сотрудник имеет право на сохранение среднего заработка на период трудоустройства, но не более двух месяцев со дня увольнения с зачётом выходного пособия. На практике это означает: пособие за первый месяц бухгалтер начисляет сразу при увольнении, а оплату за второй месяц — только после того, как бывший работник подтвердит, что не трудоустроился.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этой выплаты нет автоматического документа, который сам «дождётся» второго месяца. Оплату за второй месяц оформляют вручную: создают отдельный документ начисления, рассчитывают средний заработок на дату обращения и проводят выплату через ведомость. Ниже — конкретный порядок действий, типичные ошибки и способы проверить результат.
Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию. В 1С:Бухгалтерии 8 последовательность похожа, но часть операций выполняется вручную через «Начисление зарплаты» и операции, введённые вручную.
Когда вообще возникает обязанность платить за второй месяц
Право на сохранение среднего заработка за второй месяц появляется, если сокращённый сотрудник не трудоустроился в течение первого месяца после увольнения. Основание для выплаты — заявление бывшего работника и трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) без записи о новом месте работы. Работодатель вправе запросить эти документы, прежде чем начислять деньги.
Важно различать две выплаты. Выходное пособие в размере среднего месячного заработка выплачивается в день увольнения вместе с окончательным расчётом — это первая выплата. Сохраняемый заработок за второй месяц — отдельная выплата, которая производится позже, по факту обращения. Если работник трудоустроился в середине второго месяца, оплате подлежат только дни до трудоустройства.
Исключение — районы Крайнего Севера и приравненные местности: там сохраняемый заработок может выплачиваться до трёх месяцев, а по решению службы занятости — до шести. В этой статье рассматривается стандартный случай оплаты второго месяца.
Подготовка: проверьте настройки и создайте вид начисления
Перед начислением убедитесь, что в программе есть подходящий вид расчёта. В типовой ЗУП 3.1 при увольнении по сокращению автоматически рассчитывается выходное пособие, но для оплаты второго месяца часто требуется отдельное начисление.
Откройте «Настройка → Начисления» и проверьте, есть ли вид начисления с назначением «Сохраняемый средний заработок» или аналогичный. Если его нет, создайте новый:
- Назначение начисления — «Прочие начисления» или «Повременная оплата труда и надбавки» с расчётом по среднему заработку;
- Способ выполнения — «По отдельному документу», вид документа — «Простои, отсутствия» либо «Разовое начисление»;
- Формула — «Средний заработок (по дням) × Количество дней»;
- На вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите: НДФЛ — не облагается (код дохода не присваивается в пределах необлагаемого лимита), страховые взносы — не облагаются.
Если в вашей базе уже настроено начисление «Выходное пособие» с правильными налоговыми настройками, можно скопировать его и изменить назначение — это снизит риск ошибок в обложении НДФЛ и взносами.
Шаг 1. Получите основание и зарегистрируйте отсутствие
Документальное основание — заявление бывшего сотрудника с приложением трудовой книжки или справки о том, что он не трудоустроен. Без этого шага любые действия в программе преждевременны.
Далее в ЗУП 3.1 есть два рабочих сценария регистрации оплачиваемого периода:
Сценарий А. Через документ «Простои, отсутствия»
Создайте документ «Зарплата → Простои, отсутствия» (в некоторых релизах — «Отсутствие с сохранением оплаты»). Укажите сотрудника, период второго месяца (со дня после увольнения по последний день месяца) и вид отсутствия, связанный с начислением по среднему заработку. Документ сам рассчитает средний дневной заработок и сумму к выплате.
Сценарий Б. Через «Разовое начисление»
Если вид начисления настроен на разовый документ, используйте «Зарплата → Разовые начисления». Программа рассчитает средний заработок по данным базы, а количество оплачиваемых дней укажите вручную по производственному календарю.
- 1Получите заявление работника и подтверждение отсутствия трудоустройства
- 2Проверьте или создайте вид начисления с расчётом по среднему заработку
- 3Создайте документ «Простои, отсутствия» или «Разовое начисление» на период второго месяца
- 4Проверьте расчёт среднего заработка в документе (кнопка с зелёным карандашом у суммы)
- 5Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
- 6Зарегистрируйте выплату и проверьте расчётный листок и регистры НДФЛ
Шаг 2. Проверьте расчёт среднего заработка
Средний заработок для оплаты второго месяца рассчитывается по общим правилам: за расчётный период берутся 12 месяцев, предшествующих месяцу события. В документе начисления откройте расшифровку среднего заработка (значок карандаша рядом с суммой) и сверьте:
- расчётный период — как правило, те же 12 месяцев, что и при расчёте выходного пособия при увольнении;
- входят ли в базу все облагаемые начисления и не попали ли туда исключаемые периоды (больничные, отпуска, командировки);
- количество оплачиваемых дней — рабочие дни по графику работника в пределах второго месяца, а не календарные.
Если работник трудоустроился в середине второго месяца, уменьшите количество оплачиваемых дней вручную: оплачиваются только рабочие дни до даты трудоустройства. Программа сама об этом не узнает — корректировка лежит на расчётчике.
Как проверить результат расчёта
Совпадает со средним заработком в документе увольнения (при том же расчётном периоде)
Сумма заметно отличается без изменения расчётного периода — проверьте базу начислений
Равно числу рабочих дней по графику во втором месяце
Подставлены календарные дни или дни первого месяца
Не исчисляется, если совокупные выплаты при сокращении в пределах трёхкратного среднего заработка
Налог удержан с необлагаемой суммы — ошибка в настройке вида начисления
Шаг 3. Выплатите деньги через ведомость
После проведения начисления создайте ведомость: «Выплаты → Ведомости в банк» (или в кассу, на счета — в зависимости от способа выплаты бывшим сотрудникам). В поле «Выплачивать» выберите соответствующий вид выплаты или заполните ведомость по кнопке «Заполнить» — программа подтянет рассчитанную сумму.
Обратите внимание на дату выплаты: именно она определяет период, в котором выплата попадёт в отчётность. Если деньги перечисляются позже даты начисления, убедитесь, что даты документов согласованы, иначе в отчётах возникнут расхождения между начислением и выплатой.
Для бывших сотрудников, у которых закрыт зарплатный проект, выплату обычно оформляют через ведомость «На счета» с указанием реквизитов из заявления работника или через кассу по доверенности.
НДФЛ, взносы и отражение в отчётности
Сохраняемый средний заработок за второй месяц не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленного лимита — суммарно с выходным пособием не более трёхкратного среднего месячного заработка (для работников Крайнего Севера — шестикратного). Суммы сверх лимита облагаются в общем порядке.
Если вид начисления настроен корректно (не облагается), программа не исчислит налог автоматически. Если суммарные выплаты превысили лимит, потребуется отдельное облагаемое начисление на сумму превышения — в типовой конфигурации это делают через копию вида начисления с включённым обложением.
В отчётности выплата отразится: в расчёте 6-НДФЛ — только облагаемая часть (если есть превышение), в расчёте по страховым взносам — в составе необлагаемых сумм. Проверьте, чтобы необлагаемая выплата не попала в облагаемую базу — это частая причина уточнённых расчётов.
Особенности для 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 нет специализированного кадрового документа для оплаты второго месяца. Порядок такой: создайте новый вид начисления («Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления») с признаком «не облагается НДФЛ и взносами», затем начислите сумму документом «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц, добавив сотрудника вручную.
Средний заработок в Бухгалтерии автоматически по этому виду начисления не рассчитывается — сумму посчитайте вне программы (например, по данным расчётного листка за 12 месяцев) и введите вручную. Выплата оформляется ведомостью на выплату зарплаты, как обычно.
Сравнение вариантов оформления
Средний заработок рассчитывается автоматически, есть документы отсутствий и разовых начислений. Подходит для регулярных расчётов с сокращёнными.
Сумму среднего заработка считаете вручную и вводите готовой цифрой. Приемлемо при редких случаях и небольшой численности.
Имеет смысл при массовых сокращениях, когда ручная работа занимает много времени. Требует участия специалиста по 1С.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная группа ошибок связана с периодами: документ начисления датируют месяцем увольнения, а не месяцем обращения. В результате выплата «зависает» в уже закрытом периоде, и приходится делать корректировки и уточнённую отчётность. Датируйте документы фактическим периодом начисления.
Как проверить итоговый результат
После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц выплаты: в нём должна быть одна строка с начислением по среднему заработку без НДФЛ и взносов (при соблюдении лимита). Затем сверьте ведомость с начислением — суммы должны совпадать до копейки.
Дополнительно проверьте отчёты: «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» по сотруднику. Необлагаемая выплата не должна увеличивать налоговую базу. Если выплата прошла в облагаемую базу, вернитесь к настройкам вида начисления и перепроведите документы.
Что важно запомнить
Оплата за второй месяц — отдельная выплата по заявлению работника, а не продолжение увольнения. В ЗУП 3.1 её оформляют документом отсутствия или разовым начислением по среднему заработку, в Бухгалтерии — ручным вводом суммы. Контролируйте рабочие дни, лимит необлагаемых выплат и периоды документов — это три главных источника ошибок.
Частые вопросы
Можно ли выплатить пособие за второй месяц сразу при увольнении?
Закон допускает выплату компенсации в размере среднего заработка пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения, но сохраняемый заработок за второй месяц по общему правилу выплачивается по факту обращения и подтверждения нетрудоустройства. Досрочная выплата без этих условий несёт риск переплаты, если работник быстро трудоустроится.
Что делать, если сотрудник обратился за оплатой через полгода?
Обязанность работодателя сохраняется, если работник не был трудоустроен во втором месяце после увольнения и может это подтвердить. Начисление оформляется текущей датой, в отчётность попадает периодом фактической выплаты.
Нужно ли платить за второй месяц совместителю?
Внешнему совместителю, у которого сохраняется основное место работы, сохраняемый заработок за второй месяц, как правило, не положен, поскольку он не лишился заработка. Внутреннему совместителю, уволенному по сокращению с обеих должностей, выплата производится на общих основаниях.
Почему в документе не рассчитывается средний заработок?
Чаще всего вид начисления создан с формулой фиксированной суммой, а не по среднему заработку. Проверьте формулу в настройках начисления и наличие данных о заработке за расчётный период в базе. Если сотрудник был принят недавно и уволен, может потребоваться ручной ввод данных для расчёта среднего.
Как оформить оплату, если работник трудоустроился 10-го числа второго месяца?
В документе начисления укажите период с первого дня второго месяца по день, предшествующий трудоустройству, и скорректируйте количество оплачиваемых рабочих дней вручную. Основанием служит трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности с датой приёма на новое место.
Попадёт ли эта выплата в 6-НДФЛ?
Необлагаемая часть (в пределах трёхкратного среднего месячного заработка суммарно с другими компенсациями при увольнении) в 6-НДФЛ как облагаемый доход не отражается. Если совокупная сумма превысила лимит, в отчёт попадает только облагаемое превышение с датой фактической выплаты.