Как в 1С выплатить пособие на погребение сотрудника родственнику

Когда сотрудник умирает, работодатель обязан прекратить трудовой договор и может получить заявление от родственника на выплату пособия на погребение. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта операция оформляется через специальное начисление, которое не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а расходы впоследствии возмещаются из средств СФР (ранее — ФСС). Ошибки в настройке вида расчета приводят к неправильному налогообложению и проблемам с возмещением.

Пособие на погребение застрахованного лица выплачивает работодатель, у которого умерший работал на день смерти, либо его выплачивает непосредственно СФР — в зависимости от региона и порядка обращения. Размер пособия ежегодно индексируется, поэтому актуальную величину нужно уточнять по данным СФР на дату смерти, а не по памяти или прошлогодним справочникам.

Ниже разобран полный цикл: от получения документов от родственника до отражения выплаты в отчетности и возмещения расходов. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1, но логика применима и к другим конфигурациям с учетом различий в интерфейсе.

Какие документы потребовать от родственника до начала оформления

Основание для выплаты — заявление родственника (или иного лица, фактически оплатившего похороны) и справка о смерти по форме, установленной законодательством. Справку выдает орган ЗАГС; именно она, а не свидетельство о смерти, является документом для назначения пособия. Срок обращения за пособием ограничен — обычно шесть месяцев со дня смерти, поэтому дату на справке проверяйте сразу.

Дополнительно запросите документ, подтверждающий личность заявителя, и реквизиты для перечисления денег, если выплата будет безналичной. Родственные связи подтверждать не всегда обязательно: пособие может получить любое лицо, взявшее на себя расходы на погребение, но на практике работодатели чаще имеют дело с близкими родственниками.

Параллельно оформите прекращение трудового договора с умершим сотрудником по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — приказ издается на основании свидетельства о смерти. В ЗУП это делается документом «Увольнение» с соответствующим основанием. Не начисленная зарплата и компенсации выплачиваются членам семьи отдельно от пособия на погребение — это разные выплаты с разным порядком налогообложения.

Настройка вида начисления для пособия на погребение

В типовой ЗУП 3.1 предопределенный вид расчета для пособия на погребение может отсутствовать или быть неактивным. Проверьте раздел «Настройка — Начисления». Если подходящего начисления нет, создайте новое: назначение — «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу», вид документа — «Разовое начисление» или «Прочие доходы» в зависимости от того, кому платите.

Ключевой момент — налоговые настройки. Пособие на погребение за счет средств обязательного социального страхования не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В карточке начисления на вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите: НДФЛ — «Не облагается» (или код дохода, соответствующий необлагаемым государственным пособиям), страховые взносы — вид дохода, полностью не облагаемый взносами, как государственные пособия.

Если выплата производится не сотруднику, а внешнему лицу (родственнику), в ЗУП корректнее использовать механизм прочих доходов физлиц, поскольку родственник не состоит в штате. В этом случае заведите физическое лицо в справочнике, а выплату отразите документом «Операция учета НДФЛ» совместно с «Прочими доходами» — либо используйте начисление с привязкой к уволенному сотруднику, что упрощает возмещение из СФР.

Как оформить начисление пособия в программе

Рассмотрим основной сценарий: выплата оформляется через разовое начисление, привязанное к умершему сотруднику. Этот способ удобен тем, что сумма автоматически попадает в отчетность по взносам как необлагаемая и видна в данных для возмещения.

Создайте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата»). Укажите умершего сотрудника, выберите настроенный вид начисления «Пособие на погребение», введите сумму по актуальному размеру на дату смерти и дату выплаты. Проверьте, что в документе НДФЛ и взносы равны нулю — это признак корректной настройки вида расчета.

Если родственник оформлен как внешнее физлицо, используйте документ из раздела учета прочих доходов: укажите физлицо-получателя, код дохода, соответствующий необлагаемому пособию, и сумму. В этом случае дополнительно проверьте, что доход не попал в облагаемую базу по взносам в отчете «Анализ взносов в фонды».

1. 1
   Получите от родственника заявление и справку о смерти, проверьте срок обращения
2. 2
   Оформите увольнение умершего сотрудника по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
3. 3
   Проверьте или создайте вид начисления с необлагаемыми настройками НДФЛ и взносов
4. 4
   Зарегистрируйте начисление документом «Разовое начисление» или через прочие доходы физлица
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату с указанием получателя и реквизитов
6. 6
   Проверьте отсутствие НДФЛ и взносов по сумме пособия
7. 7
   Подайте в СФР документы на возмещение расходов

Выплата денег родственнику: ведомость и реквизиты

Выплата оформляется стандартной ведомостью — «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». Если получатель — не сотрудник, а внешнее физлицо, убедитесь, что ведомость поддерживает выплату прочих доходов физлицам: в ЗУП для этого предусмотрены соответствующие виды ведомостей или выплата по реестру.

При перечислении на карту проверьте реквизиты дважды: счет принадлежит заявителю, а не третьему лицу. Перевод по чужим реквизитам создает риск претензий со стороны других родственников и осложняет подтверждение факта выплаты перед СФР. При выплате наличными из кассы оформите расходный кассовый ордер и возьмите расписку получателя.

Срок выплаты пособия ограничен законодательно: работодатель обязан перечислить его в короткий срок после получения документов (как правило, в течение нескольких рабочих дней). Задержка — основание для претензий и обращения в трудовую инспекцию, поэтому не откладывайте ведомость до общей зарплатной даты.

Если ведомость не подхватывает сумму пособия, чаще всего причина в том, что разовое начисление проведено с датой выплаты, не совпадающей с датой ведомости, либо вид расчета настроен на выплату «в межрасчетный период» с другими условиями. Откройте документ начисления и сверьте поле «Дата выплаты».

НДФЛ, взносы и отражение в отчетности

Пособие на погребение, выплачиваемое в пределах установленного размера за счет средств социального страхования, полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Если организация по своей инициативе доплачивает родственникам сумму сверх пособия (материальная помощь), эта часть облагается по общим правилам матпомощи — с учетом необлагаемого лимита, и оформляется отдельным видом начисления.

В расчете по страховым взносам (РСВ) пособие отражается как сумма, не подлежащая обложению. Проверьте, что сумма попала в соответствующие строки приложения к РСВ и не увеличила базу для начисления взносов. В 6-НДФЛ необлагаемое пособие, как правило, не включается, если оно полностью освобождено от налога.

Если смерть наступила в результате несчастного случая на производстве, порядок и источник выплат иной: расходы на погребение возмещаются по линии страхования от несчастных случаев, и в ЗУП такие суммы отражаются с другими настройками. Не смешивайте два случая в одном виде расчета.

Возмещение расходов из СФР

После выплаты работодатель вправе обратиться в Социальный фонд России за возмещением. В ЗУП для этого формируются документы в разделе «Отчетность, справки — 1С-Отчетность» либо через обмен с фондом: заявление о возмещении и подтверждающие документы (заявление родственника, справка о смерти, платежные документы).

Проверьте, что сумма в заявлении на возмещение совпадает с фактически выплаченной и не превышает установленный размер пособия на дату смерти. Расхождения — самая частая причина отказа. Если выплачено больше норматива за счет средств организации, возмещению подлежит только нормативная часть.

Сроки возмещения зависят от региона и полноты пакета документов. Храните копии всех документов: заявление, справку о смерти, платежное поручение или РКО — они могут понадобиться при камеральной проверке фонда.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ и взносы по документу начисления

Норма

Оба показателя равны нулю

Тревожный признак

Сумма налога или взносов начислена — неверные настройки вида расчета

Отчет «Анализ взносов в фонды»

Норма

Пособие в необлагаемых суммах, база не увеличена

Тревожный признак

Сумма вошла в облагаемую базу

Ведомость на выплату

Норма

Получатель — заявитель, сумма совпадает с начислением

Тревожный признак

Ведомость пустая или получатель не тот

Заявление на возмещение в СФР

Норма

Сумма равна выплаченной, не выше норматива

Тревожный признак

Расхождение сумм или превышение лимита

Особые сценарии и ограничения

Сотрудник работал по совместительству в нескольких местах

Пособие на погребение выплачивается только по одному месту работы — по выбору обратившегося лица. Если родственник получил пособие у другого работодателя или непосредственно в СФР, повторная выплата не производится. При сомнениях запросите у заявителя подтверждение, что по другим местам работы пособие не назначалось.

Работодатель — ИП или организация на спецрежиме

Порядок выплаты и возмещения одинаков для всех страхователей, независимо от системы налогообложения. Отличие только в том, что на УСН или патенте расходы на пособие не уменьшают налоговую базу, поскольку полностью возмещаются фондом.

Обращение поступило по истечении срока

Если с даты смерти прошло более шести месяцев, работодатель вправе отказать в выплате. Восстановление срока возможно через суд при уважительных причинах — в этом случае действуйте по судебному решению и зафиксируйте его в учете.

Частые вопросы

Можно ли выплатить пособие вместе с последней зарплатой умершего одной ведомостью?

Технически в ЗУП можно включить обе суммы в одну ведомость, если получатель один и тот же, но методически правильнее разделить выплаты: зарплата и компенсации умершего выплачиваются членам семьи по нормам ГК РФ, а пособие — заявителю на основании справки о смерти. Получатели могут быть разными людьми.

Облагается ли доплата сверх норматива, если организация хочет помочь семье больше?

Да. Сумма сверх установленного размера пособия считается материальной помощью и облагается НДФЛ и взносами с учетом действующих необлагаемых лимитов для матпомощи. Оформляйте ее отдельным видом начисления, чтобы не смешивать с возмещаемым пособием.

Что делать, если в ЗУП нет документа «Разовое начисление»?

Проверьте настройку функциональности: раздел «Настройка — Расчет зарплаты», включите признак учета разовых начислений. Если выплата адресована внешнему физлицу, используйте вместо этого механизм прочих доходов физических лиц.

Кто получает пособие, если умерший не был трудоустроен официально?

Если умерший не являлся застрахованным лицом, работодатель пособие не выплачивает. За пособием обращаются в СФР по месту жительства, орган соцзащиты или Пенсионный фонд — в зависимости от статуса умершего (пенсионер, безработный и т.д.).

Нужно ли уведомлять СФР до выплаты пособия?

Предварительное уведомление не требуется: работодатель выплачивает пособие самостоятельно, а затем подает заявление о возмещении с подтверждающими документами. Главное — соблюсти срок выплаты после обращения заявителя.

Как отразить пособие, если смерть наступила в результате несчастного случая на производстве?

Расходы на погребение в этом случае возмещаются по страхованию от несчастных случаев, а не по обычному соцстрахованию. В ЗУП используйте отдельную настройку вида дохода, а пакет документов для СФР дополните актом о несчастном случае.