Как в 1С выплатить пособие на погребение родственнику

Пособие на погребение — это социальная выплата, которую работодатель перечисляет за счёт средств Социального фонда России (СФР). Работодатель обязан выплатить её, если умер его работник, несовершеннолетний член семьи работника, а также в иных случаях, предусмотренных законом. Обращается за выплатой обычно родственник умершего или иное лицо, фактически оплатившее похороны.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого предусмотрен отдельный документ. Важно понимать логику процесса: сумма пособия не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но должна быть корректно отражена в учёте и в отчётности, чтобы СФР возместил расходы или зачёл их в счёт уплаты взносов.

Размер пособия устанавливается законодательно и ежегодно индексируется. Точную сумму на текущий период следует уточнять в нормативных документах или в самой программе — при актуальных обновлениях 1С подставляет действующее значение автоматически. В регионах с районными коэффициентами пособие увеличивается на соответствующий коэффициент.

Кто имеет право на выплату и какие документы запросить

Прежде чем создавать документы в программе, убедитесь, что у организации есть обязанность выплатить пособие. Работодатель выплачивает его, если умер сам работник (включая работавших по трудовому договору), а также если умер несовершеннолетний член семьи работника. Если умерший нигде не работал, за пособием обращаются в СФР или органы соцзащиты — это уже не задача работодателя.

От обратившегося лица (родственника или лица, оплатившего похороны) нужно получить:

• заявление о выплате пособия на погребение;
• справку о смерти по установленной форме, выданную органом ЗАГС;
• при необходимости — документы, подтверждающие родство или факт оплаты ритуальных услуг (чеки, договор с похоронным бюро), если пособие выплачивается лицу, оплатившему похороны.

Срок обращения ограничен: пособие выплачивается, если за ним обратились в течение установленного законом периода со дня смерти. Если обращение поступило позже, в выплате может быть отказано — этот момент стоит проверить до оформления документов в программе.

Где в 1С:ЗУП находится документ на пособие

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пособие на погребение оформляется документом «Единовременное пособие за счет ФСС». Найти его можно в разделе «Зарплата» — «Все начисления» (через кнопку «Создать») либо в разделе «Отчетность, справки» — «Пособия за счет ФСС». В зависимости от настроек интерфейса документ может быть сразу виден в списке или доступен через расширенный выбор видов документов.

Если документ не отображается, проверьте настройки функциональности: раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» или «Настройка состава начислений и удержаний» — должны быть включены опции учёта пособий за счёт ФСС. В типовой поставке необходимый вид расчёта «Пособие на погребение за счет ФСС» уже создан.

В более старых версиях (1С:ЗУП 2.5) использовался документ «Начисление единовременных пособий за счет ФСС» с аналогичной логикой заполнения. Если вы работаете в устаревшей редакции, общий порядок действий сохраняется, отличается только расположение документа в меню.

Как заполнить документ «Единовременное пособие за счет ФСС»

Создайте новый документ и заполните ключевые поля. В поле «Организация» укажите вашу организацию, в поле «Сотрудник» — работника, в связи с которым возникло право на пособие (умершего работника либо работника, у которого умер член семьи). Если выплата производится постороннему лицу, не являющемуся работником, потребуется завести его в базе как физическое лицо и оформить выплату через соответствующий механизм — в типовой конфигурации документ привязан к сотруднику.

Далее укажите вид пособия — «Пособие на погребение», дату смерти и реквизиты справки о смерти (серию, номер, дату выдачи, кем выдана). Программа подставит размер пособия автоматически согласно действующему законодательству; если в вашем регионе действует районный коэффициент, проверьте, что он учтён в настройках организации и сумма рассчитана с его применением.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Все начисления» и создайте документ «Единовременное пособие за счет ФСС»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и вид пособия «Пособие на погребение»
3. 3
   Введите дату смерти и реквизиты справки о смерти из ЗАГС
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанную сумму и учёт районного коэффициента
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
6. 6
   Передайте сведения в СФР через документ «Исходящее сообщение о страховом случае» или реестр

После проверки суммы проведите документ. На вкладке с проводками или через отчёт «Анализ начислений» можно убедиться, что сумма отнесена на пособия за счёт ФСС и не попала в базу по НДФЛ и взносам.

Как выплатить пособие через ведомость

Начисленное пособие выплачивается через стандартные ведомости: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от того, как именно вы перечисляете деньги получателю. При создании ведомости выберите вариант выплаты «Пособия» или добавьте сумму вручную, указав документ-основание.

Если пособие получает родственник, не являющийся работником организации, деньги обычно перечисляют на его банковский счёт по реквизитам из заявления либо выдают из кассы по расходному кассовому ордеру. В этом случае важно корректно указать получателя, чтобы в учёте не возникла задолженность перед работником, на которого оформлен документ.

Срок выплаты законодательно ограничен: пособие должно быть выплачено в течение установленного законом количества дней со дня представления необходимых документов. Просрочка — основание для претензий со стороны получателя и вопросов при проверках.

Как передать сведения в СФР и получить возмещение

После выплаты пособия расходы подлежат возмещению из СФР. В проактивном (беззаявительном) порядке, который действует для ряда пособий, работодатель передаёт в фонд сведения о страховом случае. В 1С:ЗУП для этого используется документ «Исходящее сообщение о страховом случае (СФР)» из раздела «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или «Пособия за счет ФСС».

В сообщении указываются вид пособия, сведения о получателе, реквизиты справки о смерти и сумма. Документ выгружается и отправляется в фонд через сервис электронной отчётности. Если у вас настроен обмен с СФР, статус отправки и результаты контроля будут видны прямо в программе.

Если сумма пособий за период превышает начисленные взносы, можно подать заявление о возмещении расходов. Для этого в программе формируются реестры и заявления по установленным формам. Контролируйте задолженность фонда через отчёты по взносам, чтобы вовремя инициировать возмещение.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Умер работник вашей организацииОформите пособие документом «Единовременное пособие за счет ФСС» и выплатите обратившемуся родственнику

Умер несовершеннолетний член семьи работникаПособие оформляется на работника по тому же документу, выплачивается работнику

Умерший не был вашим работникомНаправьте обратившегося в СФР или органы соцзащиты — работодатель выплату не производит

Обращение поступило по истечении установленного срокаПроверьте право на выплату до оформления документов, при отказе оформите его письменно

Как проверить результат и отразить выплату в отчётности

После проведения всех документов выполните контрольные проверки. Откройте отчёт «Расчётный листок» или «Анализ ФОТ» по сотруднику: сумма пособия должна отображаться как пособие за счёт ФСС, без начисления НДФЛ и взносов. В отчёте «Расчёты с фондом» (анализ задолженности СФР) должна появиться сумма к возмещению или зачёту.

Проверьте, что пособие корректно попало в расчёт по страховым взносам: суммы пособий за счёт фонда отражаются в соответствующих приложениях расчёта и уменьшают сумму взносов к уплате. Если в отчёте сумма не видна, чаще всего причина в том, что документ оформлен не тем видом начисления или не проведён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид начисления в документе

Норма

«Пособие на погребение за счет ФСС», источник — ФСС/СФР

Тревожный признак

Обычное разовое начисление с НДФЛ и взносами

Расчётный листок сотрудника

Норма

Сумма пособия видна, НДФЛ и взносы не начислены

Тревожный признак

С пособия удержан НДФЛ или начислены взносы

Расчёт по страховым взносам

Норма

Пособие отражено в составе расходов за счёт фонда

Тревожный признак

Сумма отсутствует в расчёте — расходы не зачтутся

Статус сообщения в СФР

Норма

Сообщение отправлено и принято без ошибок

Тревожный признак

Ошибки контроля или сообщение не отправлено

Особые ситуации и ограничения

Если умерший работал по совместительству у нескольких работодателей, пособие выплачивает один из них — по выбору обратившегося лица. Повторная выплата у второго работодателя не производится, поэтому при сомнениях стоит запросить подтверждение, что пособие не получено в другом месте.

При выплате пособия лицу, фактически оплатившему похороны (не родственнику), потребуется подтверждение расходов — чеки или договор с организацией ритуальных услуг. В программе такой получатель заводится как физическое лицо, а выплата проводится через кассу или банк по его реквизитам.

Если организация применяет районный коэффициент, но в настройках учётной политики он не указан, программа рассчитает пособие в базовом размере. Перед выплатой сверьте настройки организации: раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» — поле районного коэффициента. Ошибку проще исправить до проведения ведомости, чем оформлять доплату позже.

Удобно хранить скан заявления и справки о смерти во вложениях к документу в 1С: при запросе СФР или при проверке все подтверждающие документы будут под рукой, и не придётся искать бумажные оригиналы в архиве.

Частые вопросы

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и взносами?

Нет. Пособие на погребение за счёт средств СФР полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Если в программе с суммы удерживается налог — документ оформлен неправильным видом начисления, его нужно пересоздать как пособие за счёт ФСС.

Что делать, если за пособием обратился не родственник, а лицо, оплатившее похороны?

Закон допускает выплату лицу, фактически понесшему расходы на погребение. Запросите заявление, справку о смерти и документы, подтверждающие оплату ритуальных услуг. В 1С получателя заводят как физическое лицо, выплату проводят по его банковским реквизитам или через кассу.

Куда обращаться за пособием, если умерший нигде не работал?

В этом случае работодатель выплату не производит. За пособием следует обращаться в Социальный фонд России или органы социальной защиты населения — в зависимости от категории умершего. Работодателю достаточно разъяснить это обратившемуся лицу.

Можно ли выплатить пособие, если сотрудник умер после увольнения?

Обязанность работодателя привязана к трудовым отношениям на момент смерти. Если работник уволен до смерти, пособие обычно выплачивает СФР. Спорные ситуации (например, смерть в период болезни после увольнения) стоит согласовать с фондом до оформления выплаты.

Как исправить ошибку, если пособие оформили разовым начислением?

Сторнируйте ошибочное начисление документом «Сторнирование начислений» или отмените проведение, если период ещё открыт. Затем создайте корректный документ «Единовременное пособие за счет ФСС», пересчитайте НДФЛ и взносы и при необходимости подайте уточнённый расчёт по взносам.