Как в 1С выплатить аванс из кассы

Выплата аванса через кассу — стандартная операция, но в 1С она оформляется по-разному в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется ведомость в кассу, а в 1С:Бухгалтерии без зарплатного блока — расходный кассовый ордер напрямую. Ошибка на любом этапе приводит к расхождениям по расчетам с сотрудниками и некорректному НДФЛ.

Ключевой принцип: аванс — это оплата первой половины месяца, и в 1С он должен быть выплачен именно документом выплаты, а не произвольным расходным ордером «по свободной форме». Только тогда программа корректно зафиксирует задолженность, удержит НДФЛ при необходимости и закроет расчеты с работником.

Ниже разобраны оба сценария: через зарплатную конфигурацию (ЗУП 3.1) и через бухгалтерскую (БП 3.0), а также настройки, проверки результата и типичные ошибки, из-за которых выплата «зависает» в учете.

Подготовка: настройки, без которых выплата не пройдет корректно

Перед первой выплатой аванса проверьте базовые настройки. В 1С:ЗУП откройте «Настройка — Организации» и на вкладке «Учетная политика» убедитесь, что задан способ выплаты зарплаты и дата выплаты аванса. Дата аванса указывается в разделе «Зарплата — Настройки зарплаты — Порядок учета зарплаты» либо в учетной политике организации — от неё зависит, какую дату программа подставит в ведомость и как определит период для расчета аванса.

Также проверьте, что у сотрудников заполнен способ выплаты. Если в карточке сотрудника или в настройках подразделения указано «Через кассу», ведомость в кассу заполнится корректно. Если способ не задан, сотрудник может не попасть в автоматическое заполнение — это одна из самых частых причин «пропавших» людей в ведомости.

Убедитесь, что в базе заведена касса организации (справочник «Кассы») и у пользователя есть права на проведение кассовых документов. В некоторых базах кассовые операции разделены между кассиром и расчетчиком, и документ ведомости проводится, а РКО не создается из-за нехватки прав.

Шаг 1. Расчет суммы аванса

Если в вашей организации аванс выплачивается фиксированной суммой или процентом от оклада, отдельный расчет не нужен — сумма подтянется в ведомость из настроек или будет введена вручную. Проверьте актуальность размера аванса в карточке сотрудника: он задается в кадровом документе (прием на работу, кадровый перевод) и может устареть после изменения оклада.

Если аванс рассчитывается по фактически отработанному времени, перед выплатой создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Укажите месяц и дату окончания первой половины, заполните документ — программа рассчитает начисления пропорционально отработанным дням по графикам сотрудников. Проведите документ до формирования ведомости.

Проверьте результат расчета: в табличной части не должно быть сотрудников с нулевым временем, у которых по факту были рабочие дни. Такие ситуации обычно означают, что не введен табель или не заполнен график работы, и аванс человеку будет занижен.

Шаг 2. Создание ведомости в кассу в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Выплаты» (или «Зарплата — Ведомости в кассу») и создайте документ «Ведомость в кассу». В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс» — от этого выбора зависит, какие суммы программа подберет при заполнении и как будет определяться дата выплаты.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберет всех сотрудников, которым положен аванс через кассу, с учетом задолженности, удержаний и ранее выплаченных сумм. Если кого-то не хватает, проверьте способ выплаты в карточке сотрудника и наличие долга перед ним — ведомость заполняется только по тем, кому организация должна.

Проверьте итоговую сумму по документу — она должна совпадать с наличными в кассе или с лимитом на выплату. При необходимости отредактируйте отдельные строки вручную: например, сотрудник попросил выплатить меньшую сумму. После проверки проведите ведомость.

1. 1
   Проверьте настройки: способ выплаты аванса, дата аванса, способы выплаты у сотрудников
2. 2
   При расчете по отработанному времени создайте и проведите «Начисление за первую половину месяца»
3. 3
   Создайте «Ведомость в кассу», выберите вид выплаты «Аванс»
4. 4
   Нажмите «Заполнить», сверьте список сотрудников и суммы
5. 5
   Проведите ведомость и убедитесь, что сформирован расходный кассовый ордер
6. 6
   Выдайте деньги, сверьте кассу по итогам дня

Шаг 3. Формирование расходного кассового ордера

При проведении ведомости в кассу в ЗУП автоматически создается расходный кассовый ордер (РКО) — при условии, что в программе включен обмен данными с бухгалтерией или ведение кассовых операций. Найти его можно по ссылке из ведомости или в журнале кассовых документов. Проверьте, что РКО проведен: непроведенный ордер не уменьшает остаток кассы.

В РКО автоматически заполняются сумма, основание (ссылка на ведомость) и корреспондирующий счет. При обмене с 1С:Бухгалтерией ведомость переносится туда, и именно в бухгалтерской базе формируются проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 50. Убедитесь, что синхронизация прошла без ошибок — непроведенные в бухгалтерии ведомости дают расхождения между зарплатным и бухгалтерским учетом.

Распечатайте РКО по унифицированной форме КО-2, если в организации ведется бумажный кассовый документооборот: из документа доступна печатная форма. Ордер подписывает руководитель, главный бухгалтер и кассир, получатель расписывается при получении денег.

Выплата аванса из кассы в 1С:Бухгалтерии

Через ведомость на выплату зарплаты

В 1С:Бухгалтерии 3.0 с включенным зарплатным учетом создайте документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» (раздел «Зарплата и кадры»). В поле «Выплачивать» выберите «Аванс», нажмите «Заполнить» — список сформируется по сотрудникам с задолженностью. После проведения ведомости создайте на её основании РКО кнопкой «Создать на основании» либо оформите его вручную с видом операции «Выплата заработной платы по ведомости».

Разовая выплата без ведомости

Если зарплатный учет в бухгалтерии не ведется и нужно выплатить аванс одному сотруднику, создайте «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса — Кассовые документы»). Выберите вид операции «Выплата заработной платы работнику», укажите сотрудника, сумму и счет учета 70. Такой способ допустим для разовых выплат, но при массовых выплатах ведомость предпочтительнее: она фиксирует список получателей и упрощает контроль.

Сравнение способов выплаты аванса

Ведомость в кассу (ЗУП)

Подходит для регулярных выплат всем сотрудникам. Автозаполнение, контроль долга, автоматический РКО. Требует корректных настроек способов выплаты.

Ведомость + РКО в Бухгалтерии

Для небольших компаний, где зарплата считается в бухгалтерской программе. Меньше автоматики, но полный контроль проводок.

РКО напрямую

Только для разовых выплат одному-двум сотрудникам. Нет контроля задолженности, легко ошибиться с суммой и счетом.

Проверка результата после выплаты

После проведения всех документов убедитесь, что учет сошелся. В ЗУП откройте отчет «Расчетный листок» или «Задолженность по зарплате» по конкретному сотруднику: выплаченный аванс должен отразиться в колонке выплат, а долг организации уменьшиться на сумму аванса.

В бухгалтерской программе сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70: оборот по дебету должен включать сумму выплаченного аванса. Сверьте остаток по счету 50 с фактическими наличными в кассе — расхождение означает непроведенный документ или ошибку в сумме.

Отдельно проверьте НДФЛ. При выплате аванса налог может удерживаться или не удерживаться в зависимости от настроек и даты выплаты — сверьте регистр расчетов по НДФЛ с ожидаемым поведением вашей учетной политики, чтобы не получить двойное удержание при окончательном расчете за месяц.

Контрольные точки

Как проверить результат

РКО в журнале кассовых документов

Норма

Документ проведен, сумма равна итогу ведомости

Тревожный признак

РКО отсутствует или не проведен — касса не уменьшится

Расчетный листок сотрудника

Норма

Аванс виден в выплатах, долг уменьшен

Тревожный признак

Выплаты нет — ведомость не проведена или сотрудник не попал в заполнение

ОСВ по счету 70

Норма

Дебетовый оборот на сумму аванса

Тревожный признак

Оборота нет — документы не перенесены в бухгалтерию

Остаток кассы

Норма

Совпадает с фактическими наличными

Тревожный признак

Расхождение — искать непроведенный или продублированный документ

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная проблема — ведомость заполняется пустой или без части сотрудников. Причины: не задан способ выплаты у сотрудника, отсутствует задолженность (аванс уже выплачен другим документом), не проведено начисление за первую половину месяца. Начинайте поиск именно с этих трех точек.

Вторая частая ошибка — выплата аванса произвольным РКО с видом операции «Прочий расход» или «Выплата подотчетному лицу». Такой документ не закрывает расчеты на счете 70 корректно, и в конце месяца сотруднику «повисает» долг, который приходится исправлять ручными операциями.

Третья группа ошибок связана с датами: ведомость проводится датой, отличной от фактической выплаты, из-за чего НДФЛ и отчетность по выплатам попадают не в тот период. Всегда устанавливайте в ведомости фактическую дату выдачи денег из кассы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить аванс из кассы, если у сотрудника указан способ выплаты «через банк»?

Технически да: добавьте сотрудника в ведомость в кассу вручную кнопкой «Подбор» или измените способ выплаты в карточке сотрудника. Но учитывайте, что согласие работника на форму получения зарплаты оформляется документально, и разовая выплата наличными вместо перечисления на карту должна быть зафиксирована.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?

Порядок зависит от действующих правил определения даты получения дохода и настроек программы. В 1С:ЗУП поведение настраивается, и налог при выплате аванса может удерживаться автоматически. Сверьте настройки учетной политики по НДФЛ и проверяйте регистр расчетов по налогу после каждой выплаты.

Ведомость проведена, но РКО не появился. Что делать?

Проверьте права пользователя на кассовые документы и настройки обмена с бухгалтерской базой — РКО может создаваться только на стороне 1С:Бухгалтерии после синхронизации. Если обмен не используется, создайте РКО вручную на основании ведомости.

Как выплатить аванс только части сотрудников?

Создайте ведомость в кассу, заполните её автоматически, а затем удалите лишние строки вручную или сразу добавляйте сотрудников кнопкой «Подбор». Программа пересчитает итоговую сумму, и РКО сформируется только на фактически выплачиваемую сумму.

Ошиблись с суммой аванса и уже выдали деньги. Как исправить?

Если выплачено больше — излишек оформляется возвратом в кассу или удерживается при следующей выплате по согласованию с сотрудником, в программе корректируется ведомость или вводится корректировочный документ. Если меньше — доплатите отдельной ведомостью. Не редактируйте проведенную ведомость без проверки последствий для НДФЛ и кассовых отчетов.

Можно ли выплатить аванс за месяц, в котором сотрудник был в отпуске?

Да, но сумма зависит от способа расчета. При расчете за первую половину месяца программа учтет только отработанные дни, и аванс может быть меньше обычного или нулевым. При фиксированном авансе сумма выплатится полностью — проверьте, что это соответствует вашим локальным нормативным актам.