Как в 1С выгрузить список сотрудников по подразделениям

Задача получить список сотрудников с разбивкой по подразделениям решается в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) штатными средствами — без доработок и внешних обработок. В зависимости от цели подойдёт отчёт «Штатная расстановка», «Списки сотрудников», «Остатки отпусков» с группировкой или универсальный отчёт по регистрам кадрового учёта.

Ключевой момент — определить, какой именно список нужен: только работающие на дату, все принятые за период, сотрудники с указанием должности и ставки или список с контактными данными. От этого зависит выбор отчёта и его настройки. Ниже разобраны основные способы, типичные ошибки и проверка результата.

Определите, какой список вам нужен

Перед формированием отчёта уточните параметры выборки. В 1С сотрудник может числиться в подразделении по основному месту работы, работать по совместительству, быть уволенным внутри периода или находиться в отпуске по уходу за ребёнком. Разные отчёты по-разному трактуют «действующих» сотрудников.

Типовые варианты запроса:

• список работающих на конкретную дату с должностями и ставками — подойдёт «Штатная расстановка»;
• простой перечень ФИО по подразделениям без привязки к штатному расписанию — «Списки сотрудников»;
• выборка с произвольными полями (табельный номер, дата приёма, ИНН, телефон) — универсальный отчёт или настройка варианта отчёта;
• список за период с учётом движений (приёмы, переводы, увольнения) — «Кадровая история» или отчёты по движению персонала.

Способ 1. Отчёт «Списки сотрудников»

Самый простой путь — типовой кадровый отчёт. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников» (в некоторых релизах отчёт называется «Список сотрудников»). Укажите организацию и дату, на которую нужен список.

По умолчанию отчёт группирует сотрудников по подразделениям. Если группировка не та, нажмите «Настройки» (или «Ещё → Изменить вариант») и на вкладке «Структура» добавьте группировку «Подразделение» на верхний уровень. На вкладке «Отбор» можно ограничить выборку конкретным подразделением, видом занятости или исключить уволенных.

После формирования сохраните результат: кнопка с дискетой на панели табличного документа или «Файл → Сохранить как» с выбором формата XLSX, MXL, PDF или ODS. Для дальнейшей обработки удобнее всего Excel.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников»
2. 2
   Установите дату и при необходимости отбор по организации
3. 3
   Проверьте группировку по подразделениям в настройках
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и сверьте итоговое количество сотрудников
5. 5
   Сохраните табличный документ в XLSX или PDF

Способ 2. Штатная расстановка с выгрузкой

Если нужен список с должностями, ставками и окладами, используйте отчёт «Штатная расстановка (Т-3)» или «Штатная расстановка» в разделе «Кадры» или «Зарплата → Отчёты». Он строится по данным штатного расписания и показывает занятые и вакантные позиции по каждому подразделению.

В настройках отключите вывод вакансий, если нужны только реальные сотрудники, и добавьте отбор «Подразделение» для выгрузки по конкретному отделу. Учтите: при совместительстве один человек может появиться в отчёте дважды — на разных позициях.

Способ 3. Универсальный отчёт и произвольные поля

Когда типовых колонок не хватает, откройте «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт» (в ЗУП 3.1 он доступен при включённой опции). Выберите регистр сведений «Кадровая история сотрудников» или документы приёма, задайте поля: сотрудник, подразделение, должность, период.

Альтернатива без универсального отчёта — доработка варианта «Списков сотрудников»: в расширенных настройках на вкладке «Поля» добавьте нужные реквизиты (дата приёма, табельный номер, контактный телефон). Вариант можно сохранить под своим именем и использовать повторно.

Сохранённый вариант отчёта избавляет от повторной настройки: один раз добавьте нужные поля и группировку, сохраните вариант как «Сотрудники по подразделениям для выгрузки» — в следующий раз достаточно выбрать его из списка вариантов.

Выгрузка в Excel и другие форматы

Любой сформированный отчёт в 1С — это табличный документ, который сохраняется в несколько форматов. Основные варианты:

• XLSX / XLS — для фильтрации, сводных таблиц и передачи в Excel;
• PDF — для печати и согласования, когда редактирование не нужно;
• MXL — внутренний формат 1С, удобен для передачи между базами;
• CSV/TXT — через «Сохранить как» с последующей настройкой разделителей, подходит для загрузки в другие системы.

Если в Excel «ломается» структура из-за объединённых ячеек заголовков, отключите в настройках отчёта вывод заголовка и итогов или сохраните только область данных. Также проверьте, что в файле не осталось скрытых строк из свёрнутых группировок.

Проверка результата перед передачей

Прежде чем отправлять файл, сверьте выгрузку с контрольными цифрами. Самый надёжный ориентир — отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Среднесписочная численность»: количество работающих на дату должно совпадать с количеством строк в вашем списке (с поправкой на совместителей).

Дополнительно проверьте, что в списке нет сотрудников, уволенных до даты отчёта, и что все действующие подразделения присутствуют. Если какого-то отдела нет — вероятно, в отборе стоит ограничение или в подразделении нет действующих сотрудников.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с численностью по контрольному отчёту на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины (совместители, отборы)

Наличие уволенных

Норма

В списке только работающие на дату отчёта

Тревожный признак

Есть сотрудники с датой увольнения раньше даты отчёта

Структура подразделений

Норма

Все отделы присутствуют, иерархия верная

Тревожный признак

Часть подразделений отсутствует или продублирована

Ограничения и когда нужен программист

Штатные отчёты закрывают большинство задач, но есть границы. Нестандартная группировка (например, по проектам, которых нет в структуре подразделений), автоматическая ежедневная выгрузка в файл по расписанию или выгрузка в произвольный формат для внешней системы потребуют доработки — внешней обработки или регламентного задания.

Также учитывайте права доступа: если у пользователя нет доступа к кадровым данным части подразделений, отчёт сформируется неполностью, без предупреждений. Для ответственных выгрузок используйте учётную запись с полными правами кадровика.

Частые вопросы

Как выгрузить список только по одному подразделению?

В настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение = нужный отдел». Если нужно включить вложенные подразделения, используйте вид сравнения «В группе» или «В иерархии» вместо равенства.

Почему в списке оказались уволенные сотрудники?

Чаще всего не установлена дата отчёта или в отборе снят флаг исключения уволенных. Установите конкретную дату формирования и проверьте отбор по полю «Дата увольнения» или статусу сотрудника.

Как добавить в список дату приёма и табельный номер?

Откройте расширенные настройки варианта отчёта, на вкладке «Поля» отметьте нужные реквизиты сотрудника и сформируйте отчёт заново. Сохраните настройку как отдельный вариант, чтобы не повторять настройку.

Можно ли выгружать список автоматически по расписанию?

Штатными средствами отчёт формируется вручную. Автоматическая выгрузка в файл по расписанию реализуется через регламентное задание и небольшую доработку — это задача для разработчика 1С.

Один сотрудник попал в список дважды — это ошибка?

Не обязательно: так отображаются внутренние совместители или сотрудники с несколькими ставками. Если нужен список уникальных людей, сведите данные в Excel по ФИО или табельному номеру либо используйте отчёт с группировкой по физическим лицам.