Как в 1С выдать аванс: пошаговая инструкция

Выдача аванса в 1С зависит от того, о каком авансе идёт речь. Чаще всего под этим понимают выплату заработной платы за первую половину месяца сотрудникам — она оформляется в 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии через ведомости на выплату. Реже требуется выдать аванс подотчётному лицу на хозяйственные нужды — это делается через кассовые и банковские документы. Оба сценария описаны ниже.

Ключевой принцип: аванс по зарплате — это не начисление, а промежуточная выплата. Поэтому в типовых конфигурациях он оформляется документом «Ведомость…» без создания документа начисления, а сумма либо рассчитывается программой за фактически отработанное время, либо задаётся фиксированно — в зависимости от настроек.

Определите, какой аванс нужно выдать

Перед началом работы важно разграничить две ситуации, потому что документы и учётные последствия у них разные.

Первая — аванс по заработной плате (выплата за первую половину месяца). По Трудовому кодексу зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, поэтому такая выплата обязательна, а её дата закрепляется во внутренних документах организации. В 1С она отражается ведомостями на выплату.

Вторая — выдача денег под отчёт сотруднику на командировку, закупку материалов или хозяйственные расходы. Это операция по расчётам с подотчётными лицами, она оформляется кассовым или банковским документом и закрывается авансовым отчётом.

Два вида аванса в 1С

Аванс по зарплате

Оформляется ведомостью на выплату с видом «Аванс». Уменьшает сумму к выплате при окончательном расчёте за месяц.

Аванс подотчётному лицу

Оформляется РКО или списанием с расчётного счёта. Закрывается авансовым отчётом с подтверждающими документами.

Проверьте настройки аванса перед выплатой

Способ расчёта аванса задаётся в настройках. В 1С:ЗУП откройте карточку организации или настройки учётной политики: там указывается, как рассчитывается аванс — фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) или расчётом за первую половину месяца. Также способ может быть задан индивидуально для сотрудника в кадровых документах.

Вариант «расчёт за первую половину месяца» самый точный: программа учитывает фактически отработанное время с 1 по 15 число, включая доплаты и удерживая невыданные суммы при отсутствии сотрудника. Вариант «процентом» проще, но при длительных отпусках или больничных в первой половине месяца может привести к переплате, которую придётся удерживать при окончательном расчёте.

Выдайте аванс по зарплате через ведомость

Основной рабочий инструмент — ведомости на выплату. В 1С:ЗУП они находятся в разделе «Выплаты», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры» (при ведении учёта зарплаты в бухгалтерской программе).

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» и создайте нужную ведомость: «Ведомость в банк» (на зарплатные карты), «Ведомость через раздатчика», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» (произвольные счета сотрудников).
2. 2
   В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц начисления и дату выплаты.
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и рассчитает суммы аванса по заданной настройке.
4. 4
   Проверьте список: при необходимости откорректируйте суммы вручную или удалите строки.
5. 5
   Проведите документ. При выплате через банк сформируйте реестр в банк или выгрузку в клиент-банк.
6. 6
   При выплате из кассы создайте расходный кассовый ордер на основании ведомости.

После проведения ведомости сумма аванса фиксируется как выплаченная. При окончательном расчёте за месяц программа автоматически уменьшит сумму к выплате на уже выданный аванс — это видно в расчётном листке сотрудника и в документе «Ведомость» с видом выплаты «Зарплата за месяц».

Если выплата идёт через зарплатный проект, убедитесь, что в ведомости указан правильный зарплатный проект и у сотрудников заполнены лицевые счета. При выплате на произвольные счета используйте «Ведомость на счета» и проверьте реквизиты в карточках сотрудников.

Выдайте аванс подотчётному лицу

Для выдачи денег на хозяйственные нужды или командировку используются кассовые и банковские документы. Из кассы аванс выдаётся документом «Расходный кассовый ордер» (в 1С:Бухгалтерии — «Выдача наличных») с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». В документе укажите сотрудника, сумму и при необходимости назначение платежа.

Безналичная выдача на карту сотрудника оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с аналогичным видом операции. В обоих случаях сумма попадает на расчёты с подотчётными лицами (счёт 71 в бухгалтерском учёте) и висит как задолженность сотрудника до тех пор, пока он не отчитается.

Закрывается выданный аванс документом «Авансовый отчёт»: сотрудник подтверждает расходы чеками и билетами, бухгалтер вносит их в документ, и задолженность списывается. Если деньги израсходованы не полностью, остаток возвращается в кассу приходным ордером; если сотрудник потратил своё — перерасход выплачивается ему обратно.

Проверьте результат после выплаты

После проведения документов убедитесь, что выплата отразилась корректно. Для аванса по зарплате сформируйте расчётный листок сотрудника: в нём должна появиться строка выплаты за первую половину месяца, а долг за организацией уменьшиться на выданную сумму.

Для подотчётного аванса проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71: по дебету должна числиться задолженность конкретного сотрудника. Если сумма не появилась — проверьте вид операции в документе: при неверно выбранной операции проводки уйдут не на тот счёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс отображается как выплаченный, долг за организацией уменьшен

Тревожный признак

Аванса нет в листке — ведомость не проведена или выбран другой месяц

ОСВ по счёту 71

Норма

Задолженность по дебету на конкретного сотрудника

Тревожный признак

Сумма на другом счёте — неверный вид операции в документе

Ведомость на выплату

Норма

Статус «проведён», суммы совпадают с реестром в банк

Тревожный признак

Расхождения между ведомостью и фактической выплатой

Типичные ошибки при выдаче аванса

Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за неверных настроек и невнимательности при заполнении документов. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Если ошибка уже допущена, не удаляйте проведённые документы задним числом без необходимости: сначала оцените, как это повлияет на связанные документы (РКО, реестры в банк, отчётность). Часто корректнее внести исправительный документ или скорректировать следующую выплату.

Частые вопросы

Можно ли выдать аванс по зарплате, не создавая ведомость?

Технически можно выдать деньги расходным ордером, но такая выплата не будет учтена в расчёте зарплаты, и при окончательном расчёте программа снова покажет полную сумму к выплате. Правильный способ — только через ведомость с видом выплаты «Аванс».

Как выдать аванс только одному сотруднику, а не всем?

Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс», но вместо кнопки «Заполнить» используйте «Добавить» или «Подбор» и укажите нужного сотрудника вручную. Сумму программа рассчитает по общей настройке, при необходимости её можно скорректировать.

Что делать, если аванс выплачен, а сотрудник уволился до конца месяца?

При увольнении программа выполнит окончательный расчёт с учётом уже выплаченного аванса. Если аванс превысил начисленную сумму, образуется задолженность за сотрудником — её можно удержать из причитающихся выплат в пределах, допускаемых законодательством, либо сотрудник вносит сумму в кассу.

Как выдать аванс на карту сотрудника вне зарплатного проекта?

Используйте документ «Ведомость на счета»: в карточке сотрудника должны быть заполнены банковские реквизиты (вкладка «Оплата труда» или личные данные в зависимости от конфигурации). После проведения ведомости сформируйте платёжное поручение или выгрузку в клиент-банк.

Облагается ли аванс НДФЛ и взносами при выплате?

Порядок удержания НДФЛ с аванса зависит от действующих правил и настроек программы: в актуальных релизах 1С:ЗУП налог с выплаты за первую половину месяца рассчитывается автоматически в соответствии с текущим законодательством. Страховые взносы начисляются по итогам месяца при окончательном расчёте. Следите за обновлениями конфигурации, чтобы механизм соответствовал текущим нормам.

Как вернуть излишне выданный подотчётный аванс?

Неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу — оформите «Приходный кассовый ордер» с операцией возврата от подотчётного лица. Если возврат идёт на расчётный счёт, используйте «Поступление на расчётный счёт» с соответствующим видом операции. После этого задолженность по счёту 71 закроется.