Другое · 9 мин
Как сделать выборку сотрудников из 1С
Как сделать выборку сотрудников из 1С: списочный состав, кадровые отчёты, запросы и СКД. Условия отбора, проверка результата и типичные ошибки.
Выборка сотрудников из 1С нужна в десятке типовых ситуаций: получить список работающих на конкретную дату, собрать сотрудников подразделения, выгрузить данные для проверки или для загрузки в другую систему. В зависимости от цели подходят разные инструменты — от стандартных кадровых отчётов до запросов в конфигураторе.
Ниже разобраны практические способы для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии (режим кадрового учёта), а также варианты для программиста — консоль запросов и произвольные отчёты. Каждый способ сопровождается условиями применения и способом проверки результата.
Определите, какая именно выборка нужна
Прежде чем открывать отчёт, сформулируйте задачу по трём параметрам: кого выбираем (все сотрудники, только работающие, уволенные за период), на какую дату или за какой период, и какие реквизиты нужны в результате (ФИО, должность, подразделение, табельный номер, дата приёма).
От этого зависит выбор инструмента. Простой список «кто работает сейчас» получается штатным отчётом за минуту. Выборка с условиями вроде «все, принятые за год, у кого есть незакрытые больничные» потребует запроса или настройки произвольного отчёта.
Как выбрать способ
Способ 1: кадровые отчёты с отбором
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Основные рабочие инструменты: «Штатная расстановка» (показывает занятые и вакантные позиции), «Сотрудники» (списочный состав с контактами), «Остатки отпусков», «Стажи сотрудников». В 1С:Бухгалтерии аналогичные отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры».
Нажмите «Настройки» в форме отчёта. На закладке «Отбор» добавьте условия: подразделение, дата приёма, вид занятости. Для отчёта «Сотрудники» типичный отбор — «Дата увольнения не заполнена», чтобы получить только работающих. На закладке «Поля» уберите лишние колонки и добавьте нужные реквизиты.
После настройки нажмите «Сформировать». Результат можно сохранить в Excel или табличный документ через кнопку сохранения, а сам вариант настроек — сохранить под понятным именем, чтобы не настраивать заново.
Как получить список работающих на дату
Укажите период отчёта равным нужной дате (начало и конец совпадают). В «Штатной расстановке» на дату видно реальное состояние: кто занимает позицию, кто в отпуске, кто уволен. Это надёжнее, чем выгрузка справочника «Сотрудники», который содержит всех когда-либо принятых.
Способ 2: справочник «Сотрудники» с отбором списка
Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры»). Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и задайте отбор, например по организации или подразделению. Для выгрузки используйте «Ещё» → «Вывести список» — отметьте нужные колонки и сохраните результат в табличный документ.
Учтите важное ограничение: справочник показывает всех сотрудников, включая уволенных, а стандартный отбор по «дате увольнения» в списке не всегда доступен. Для точного списка работающих этот способ подходит плохо — используйте отчёты.
Способ 3: консоль запросов
Если нужны нестандартные условия, откройте консоль запросов (внешняя обработка или встроенный инструмент разработчика). Основной источник данных о фактических местах работы — регистр сведений «КадроваяИсторияСотрудников» (в ЗУП 3.1). Простейший запрос к срезу последних на дату:
ВЫБРАТЬ
История.Сотрудник,
История.Подразделение,
История.Должность
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, ) КАК История
ГДЕ
История.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)
Условие на вид события отсекает сотрудников, чьё последнее кадровое событие — увольнение. Для отбора по периоду вместо среза последних используйте саму таблицу регистра с отбором «Период МЕЖДУ &Начало И &Конец».
Результат консоли запросов выгружается в табличный документ или копируется в Excel. Это удобно для разовых выгрузок и для проверки логики перед тем, как встраивать запрос в обработку.
Способ 4: универсальный отчёт
Во многих конфигурациях есть «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» или «Администрирование»). Он позволяет построить выборку по любому справочнику или регистру без программирования: выберите объект «Регистр сведений — Кадровая история сотрудников», задайте период, отборы и группировки.
Универсальный отчёт — компромисс между штатным отчётом и запросом: гибче первого, проще второго. Ограничение — не везде доступен и не всегда поддерживает сложные соединения нескольких источников данных.
Проверка корректности выборки
После получения выборки сверьте её с независимым источником. Самый простой контроль: количество строк в вашей выборке должно совпадать с итогом отчёта «Штатная расстановка» или «Списочный состав» на ту же дату. Расхождение почти всегда означает ошибку в условиях отбора.
Точечно проверьте пограничные случаи: сотрудник, уволенный в последний день периода; сотрудник, принятый и уволенный внутри периода; сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком. Именно на таких записях выборки ломаются чаще всего.
Как проверить результат
Совпадает с итогом штатного кадрового отчёта на ту же дату
Расхождение — проверьте условие на увольнение и дату среза
Входит или не входит согласно заданному условию задачи
Попадает в выборку вопреки условию — ошибка в границах периода
Учтены отдельно или исключены осознанно
Задвоение строк по одному человеку без необходимости
Все нужные поля заполнены, нет пустых должностей у работающих
Пустые поля у действующих сотрудников — незаполненные кадровые документы
Типичные ошибки при выборке
Отдельно предупредим о персональных данных: выборки с ФИО, паспортами, ИНН и телефонами подпадают под требования законодательства о персональных данных. Выгружайте только те поля, которые реально нужны, и передавайте файл только уполномоченным лицам.
Когда нужен программист
Обращение к разработчику оправдано, если выборка нужна регулярно по расписанию, требует соединения нескольких регистров (кадровые данные + отсутствия + начисления) или должна уходить в другую систему автоматически. В таких случаях делают произвольный отчёт на СКД или регламентное задание с выгрузкой.
Разовые задачи и простые списки почти всегда решаются штатными отчётами с сохранёнными настройками — не создавайте доработки там, где достаточно сохранённого варианта отчёта.
Что важно запомнить
Для простых списков используйте кадровые отчёты с отборами, для сложных условий — консоль запросов к регистру кадровой истории. Всегда задавайте дату среза, проверяйте результат сверкой со штатным отчётом и помните, что справочник «Сотрудники» содержит уволенных.
Частые вопросы
Как выгрузить список сотрудников в Excel?
Сформируйте нужный кадровый отчёт, затем сохраните табличный документ через «Файл → Сохранить как» в формате Excel. В справочнике «Сотрудники» используйте «Ещё → Вывести список» с выбором колонок.
Как получить список только работающих сотрудников?
Используйте отчёт «Штатная расстановка» или «Сотрудники» на текущую дату. В отборе можно дополнительно указать условие «дата увольнения не заполнена», если отчёт это поддерживает.
Почему в выборке появляются уволенные сотрудники?
Чаще всего потому, что выборка сделана из справочника «Сотрудники», а не из кадровых регистров, либо в запросе не отфильтрованы записи с видом события «Увольнение». Проверьте источник данных и условия отбора.
Как выбрать сотрудников, принятых за конкретный период?
В отчёте «Сотрудники» добавьте отбор «Дата приёма в периоде» с указанием начала и конца. В запросе — отбор по регистру кадровой истории с видом события «Приём» и периодом в заданных границах.
Чем выборка по штатной расстановке отличается от списка сотрудников?
Штатная расстановка показывает позиции штатного расписания и их занятость, включая вакансии и совмещения. Список сотрудников — это перечень физических лиц. Для численности персонала корректнее опираться на кадровые отчёты, а не на справочник.
Можно ли сделать выборку без прав администратора?
Да, если у вас есть доступ к кадровым отчётам и справочнику сотрудников. Консоль запросов и универсальный отчёт обычно требуют повышенных прав — при их отсутствии используйте штатные кадровые отчёты.