Как в 1С ввести вычеты на детей

Стандартный налоговый вычет на детей уменьшает базу по НДФЛ: налог удерживается не со всей зарплаты, а с суммы за минусом вычета. Чтобы программа учитывала вычет автоматически, бухгалтеру нужно один раз ввести заявление сотрудника в 1С — дальше расчёт выполняется при каждом начислении зарплаты без дополнительных действий.

Основание для вычета — письменное заявление работника и подтверждающие документы: свидетельства о рождении детей, справка об инвалидности ребёнка, справка из учебного заведения для студентов-очников до 24 лет, документы опекуна или попечителя. Без заявления вносить вычет в программу не следует, даже если о детях сотрудника известно из личной беседы.

Ниже разобран порядок ввода вычета в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, действующие размеры вычетов, способы проверить расчёт и ошибки, из-за которых НДФЛ считается неверно.

Какие вычеты на детей существуют и кому они положены

Размер вычета зависит от очерёдности ребёнка и его статуса. Вычет предоставляется родителям (в том числе приёмным), супругам родителей, усыновителям, опекунам и попечителям, на обеспечении которых находится ребёнок. Право сохраняется до конца года, в котором ребёнку исполнилось 18 лет, а для учащихся очной формы — до 24 лет.

Вычет применяется с месяца рождения ребёнка (или месяца подачи заявления, если оно подано позже в пределах текущего года) и действует до месяца, в котором облагаемый доход сотрудника с начала года превысит установленный лимит. Конкретные суммы вычетов и предельный размер дохода периодически индексируются, поэтому перед вводом сверяйте актуальные значения с действующей редакцией статьи 218 НК РФ или подсказками в самой программе — 1С обновляет коды и размеры вычетов с релизами.

Подготовка: что проверить перед вводом вычета

Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у сотрудника действительно есть право на вычет и все документы собраны. Отсутствие хотя бы одного подтверждающего документа — формальный повод для отказа, а при проверке излишне предоставленный вычет приведёт к доначислению НДФЛ, пеням и необходимости подавать уточнённые расчёты.

• Заявление сотрудника в произвольной форме с указанием детей и дат их рождения.
• Копии свидетельств о рождении (или паспортов) всех детей, включая совершеннолетних — они влияют на очерёдность.
• Справка из учебного заведения — для детей от 18 до 24 лет на очной форме обучения.
• Заключение об инвалидности — для вычета на ребёнка-инвалида.
• Справка 2-НДФЛ с прежнего места работы — если сотрудник трудоустроен не с начала года, чтобы контролировать лимит дохода.
• Документы единственного родителя или отказ второго родителя от вычета — если заявляется двойной вычет.

Ввод вычета в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» вычеты на детей регистрируются документом «Заявление на вычеты НДФЛ». Документ создаётся один раз на сотрудника, а при изменениях (рождение ещё одного ребёнка, окончание обучения) вводится новый документ с актуальной датой.

1. 1
   Откройте раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите месяц, с которого применяется вычет.
3. 3
   В табличной части добавьте строку: вид вычета (код), месяц окончания действия (обычно декабрь текущего года либо месяц достижения ребёнком предельного возраста).
4. 4
   Для двойного вычета отметьте соответствующий признак и укажите основание.
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что при следующем расчёте зарплаты НДФЛ уменьшился на сумму вычета.

Поля «Дети» в документе заполняются с указанием количества детей и очерёдности: программа сама определяет размер вычета по коду. Если у сотрудника трое детей, а старшему исполнилось 18 лет и он не учится очно, вычет на старшего прекращается, но он учитывается при определении очерёдности — младший остаётся «третьим» ребёнком с повышенным вычетом.

Двойной вычет единственному родителю

Единственному родителю (опекуну, попечителю) вычет предоставляется в двойном размере. В документе устанавливается признак «единственный родитель». Основание — документы, подтверждающие статус: свидетельство о рождении без записи об отце, свидетельство о смерти второго родителя, решение суда о признании безвестно отсутствующим. Развод сам по себе статуса единственного родителя не даёт.

Двойной вычет при отказе второго родителя

Один из родителей может отказаться от вычета в пользу другого — тогда второй получает вычет в двойном размере. В программе это оформляется тем же документом с отметкой об отказе второго родителя. К заявлению прикладываются заявление об отказе и справка 2-НДФЛ с места работы отказавшегося (её нужно запрашивать ежемесячно, чтобы подтвердить, что у него сохраняется право на вычет).

Ввод вычета в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии» заявление на вычет вводится либо одноимённым документом из раздела «Зарплата и кадры» → «Заявления на вычеты НДФЛ», либо прямо из карточки сотрудника: «Справочники» → «Сотрудники» → ссылка «Налог на доходы» → «Предоставить стандартный вычет». Оба пути создают один и тот же документ, разница только в точке входа.

В документе укажите сотрудника, дату начала применения, код вычета и месяц окончания. После проведения вычет будет учитываться в документах «Начисление зарплаты» на вкладке НДФЛ. Если в базе ведётся несколько организаций, заявление вводится отдельно по каждой организации, где работает сотрудник.

Где вводить вычет

1С:ЗУП 3.1

Документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы». Подходит для полноценного кадрового учёта, поддерживает все виды вычетов и автоматический пересчёт.

1С:Бухгалтерия 8.3

Тот же документ из раздела «Зарплата и кадры» или из карточки сотрудника. Удобно для небольших компаний, где зарплату считает бухгалтер в одной программе.

Как проверить, что вычет применился

После ввода заявления обязательно проверьте расчёт. Самый быстрый способ — сформировать начисление зарплаты за ближайший месяц и открыть вкладку с НДФЛ: в строке сотрудника должна быть видна применённая льгота, а сумма налога должна уменьшиться на 13% от размера вычета.

Дополнительно сверьтесь с отчётами: «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ по сотруднику» покажут предоставленные вычеты по месяцам и остаток лимита дохода. Расчётный листок сотрудника также содержит строку с применёнными вычетами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка НДФЛ в начислении зарплаты

Норма

Видна применённая льгота, налог меньше 13% от полного дохода

Тревожный признак

НДФЛ равен 13% от всей суммы — вычет не применился

Регистр налогового учёта по НДФЛ

Норма

Вычеты отражены по месяцам с начала года

Тревожный признак

Вычеты отсутствуют или начинаются не с того месяца

Прекращение вычета при превышении лимита

Норма

В месяце превышения лимита вычет больше не предоставляется

Тревожный признак

Вычет продолжает применяться после превышения дохода

Типичные ошибки и как их исправить

Если вычет был применён ошибочно и НДФЛ недоудержан, исправление делается через сторнирование или перерасчёт: в ЗУП — документом «Перерасчёт НДФЛ», в Бухгалтерии — корректировкой заявления и перепроведением начислений. После исправления сформируйте уточнённый расчёт 6-НДФЛ за затронутый период.

Удобно завести привычку в начале каждого года проверять действующие заявления на вычеты: у кого-то дети достигли предельного возраста, у кого-то закончилась справка из вуза, кто-то устроился в середине прошлого года без справки 2-НДФЛ. Разовая ревизия в январе избавляет от большинства перерасчётов в течение года.

Ограничения и нюансы применения

Вычет предоставляется только по одному месту работы — сотрудник, работающий у нескольких работодателей, сам выбирает, где получать вычет. Внешнему совместителю вычет вводится по общим правилам, если он подал заявление именно в вашу организацию.

Вычет применяется только к доходам, облагаемым по основной ставке НДФЛ. Дивиденды и некоторые иные выплаты в базу для вычета не включаются — программа учитывает это автоматически, но при ручных корректировках НДФЛ стоит держать это ограничение в уме.

Если сотрудник уволился и принят вновь в течение года, заявление на вычет нужно ввести заново для нового трудового договора — старый документ на новое начисление не распространяется.

Частые вопросы

Сотрудник подал заявление в середине года. Как предоставить вычет с начала года?

В документе «Заявление на вычеты НДФЛ» укажите месяц начала применения — январь текущего года (или месяц рождения ребёнка). При следующем расчёте зарплаты программа пересчитает НДФЛ за прошлые месяцы и учтёт излишне удержанный налог при выплате.

Нужно ли каждый год брать новое заявление на вычет?

Налоговый кодекс не требует ежегодного продления заявления — достаточно одного, пока не изменились условия. На практике многие организации собирают заявления ежегодно, чтобы контролировать сроки и актуальность документов, например справок из вузов.

Почему вычет перестал применяться в середине года?

Наиболее вероятная причина — доход сотрудника с начала года превысил установленный лимит, после которого вычет не предоставляется. Проверьте накопленный доход в отчёте «Анализ НДФЛ по сотруднику». Если лимит не превышен, проверьте дату окончания вычета в заявлении.

Как оформить вычет, если ребёнок родился в текущем месяце?

Введите заявление с месяцем начала применения, равным месяцу рождения ребёнка. Вычет положен с месяца рождения, даже если ребёнок родился в последний день месяца.

Сотрудник работает в двух организациях нашей группы. Где вводить вычет?

Вычет предоставляется только у одного работодателя по выбору сотрудника. Введите заявление в той базе (и по той организации), где сотрудник решил получать вычет, и убедитесь, что во второй организации вычет не применяется.

Что делать, если обнаружилось, что вычет применялся ошибочно весь год?

Удалите или исправьте заявление, выполните перерасчёт НДФЛ за затронутые месяцы, удержите недоимку из ближайших выплат сотруднику (с учётом ограничений на удержания) и подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ. Если удержать налог невозможно, сведения о неудержанной сумме отражаются в отчётности по установленным правилам.