Как начислить ГПХ в 1С: пошаговая инструкция

Начисление вознаграждения по договору гражданско-правового характера в 1С отличается от обычной зарплаты: у исполнителя нет трудового договора, применяется другой набор страховых взносов, нет отпускных и больничных за счет работодателя, а само начисление оформляется отдельными документами. Если попытаться провести подрядчика как штатного сотрудника, программа посчитает лишние взносы и исказит отчетность.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 есть специализированные документы «Договор работы (услуги)» и «Начисление по договорам», в 1С:Бухгалтерии 8.3 начисление делается через операцию вручную или документ «Начисление зарплаты» с выбором счета учета. Ниже разобраны оба варианта, настройка начислений, налоги, выплата и проверка результата.

Что проверить перед начислением

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе заведен сам исполнитель. В 1С:ЗУП подрядчик вводится как физическое лицо (Справочники → Физические лица), а не как сотрудник: прием на работу по трудовому договору ему не оформляется. Если человек уже есть в базе как сотрудник, договор ГПХ можно заключить с тем же физлицом — программа это допускает.

Проверьте учетную политику: в настройках организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Учетная политика» в зависимости от конфигурации) должен быть корректно указан тариф страховых взносов. Также убедитесь, что в справочнике начислений есть вид расчета для оплаты по ГПХ с правильной категорией дохода для НДФЛ и настройкой обложения взносами.

Начисление ГПХ в 1С:ЗУП 3.1

Основной сценарий в ЗУП состоит из двух документов. Сначала создается «Договор работы (услуги)»: раздел «Зарплата» → «Договоры (включая авторские)» или «Кадры» → «Договоры работы, услуги» в зависимости от настроек интерфейса. В документе указывается физическое лицо, период действия договора, сумма вознаграждения, подразделение и способ отражения в учете.

Само начисление выполняется документом «Начисление по договорам (включая авторские)» в разделе «Зарплата». В нем выбирается ранее созданный договор, указывается дата начисления — именно на эту дату определяется доход для НДФЛ. После проведения программа автоматически рассчитывает НДФЛ и страховые взносы (пенсионные и медицинские).

1. 1
   Заведите физическое лицо в справочнике «Физические лица», заполните ИНН и СНИЛС
2. 2
   Создайте документ «Договор работы (услуги)», укажите сумму и период
3. 3
   Создайте «Начисление по договорам (включая авторские)», выберите договор
4. 4
   Проверьте рассчитанные НДФЛ и взносы на вкладках документа
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
6. 6
   Проверьте отражение в учете документом «Отражение зарплаты в бухучете»

Разовая выплата без заведения договора

Если настройки программы позволяют, начисление можно сделать сразу документом «Начисление по договорам» без предварительного документа договора — реквизиты договора заполняются прямо в начислении. Это удобно для разовых работ, но при регулярном сотрудничестве лучше вести договоры отдельно: так проще отслеживать исполнение и готовить данные для отчетности.

Начисление ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8.3

В бухгалтерской конфигурации нет кадрового документа «Договор ГПХ», поэтому начисление делается через зарплатный блок. Сначала физлицо добавляется в справочник «Сотрудники» с видом занятости, соответствующим договору ГПХ, либо используется справочник «Физические лица» и контрагент — в зависимости от релиза и настроек.

Стандартный путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → создать «Начисление зарплаты». В табличной части выбирается исполнитель, вид начисления «Оплата по договорам ГПХ» (при необходимости создайте его в справочнике начислений) и счет затрат. Программа сформирует проводки по начислению, НДФЛ и взносам.

Альтернатива — ручная операция (Операции → Операции, введенные вручную). Типовые проводки: Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 76.10 на сумму вознаграждения, Дт 76.10 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ, Дт счета затрат — Кт 69.02, 69.03 на взносы. Этот способ требует внимательности: вручную легко ошибиться в субконто или пропустить регистрацию дохода для отчетности по НДФЛ, поэтому предпочтителен штатный документ начисления.

НДФЛ и страховые взносы с выплат по ГПХ

НДФЛ с вознаграждения по ГПХ удерживается по тем же ставкам, что и с зарплаты, — как правило, 13% для резидентов (с учетом прогрессивной шкалы при больших доходах). Исполнителю могут предоставляться стандартные вычеты, если он подал заявление, и профессиональный вычет в размере подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ.

По страховым взносам действует сокращенный набор: начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование по общему тарифу организации. Взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не начисляются, взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором. В ЗУП эти правила задаются настройкой вида расчета, в Бухгалтерии — категорией дохода в начислении.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчет взносов

Норма

Начислены только пенсионные и медицинские взносы

Тревожный признак

Доначислены взносы на ВНиМ — неверная настройка вида расчета

Регистр НДФЛ

Норма

Доход виден в отчете «Анализ НДФЛ» на дату начисления

Тревожный признак

Дохода нет в регистрах — начисление сделано только проводками

Выплата

Норма

Ведомость заполняется автоматически по физлицу

Тревожный признак

Физлицо не подтягивается в ведомость — проверьте дату и проведение начисления

Выплата вознаграждения и отражение в отчетности

Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» в разделе «Выплаты». В ЗУП ведомость заполняется по кнопке «Заполнить» — туда попадают и сотрудники, и подрядчики с непогашенными начислениями. При проведении ведомости НДФЛ регистрируется как удержанный, срок перечисления определяется по общим правилам.

В отчетности выплаты по ГПХ отражаются в расчете 6-НДФЛ (доход и удержанный налог), в расчете по страховым взносам (подрядчики включаются в численность застрахованных лиц с базой только по пенсионным и медицинским взносам) и в персонифицированных сведениях о физлицах. В ЕФС-1 по подрядчикам подается сведение о начале и окончании договора ГПХ в установленные сроки.

Удобно заводить отдельный способ отражения в учете для договоров ГПХ с конкретным счетом затрат. Тогда при формировании «Отражения зарплаты в бухучете» суммы по подрядчикам автоматически уйдут на нужный счет, и не придется разбирать проводки вручную в конце месяца.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — начисление подрядчику обычным видом расчета «Оплата по окладу». В этом случае программа начислит полный комплект взносов, включая ВНиМ, и включит человека в штатные отчеты. Исправление потребует сторнирования начисления и пересчета взносов, а если отчетность уже сдана — подачи уточненных расчетов.

Вторая группа ошибок связана с датами: доход по ГПХ для целей НДФЛ определяется на дату выплаты, а не на дату акта. Если документ начисления проведен одним месяцем, а ведомость — другим, проверьте, что в 6-НДФЛ доход и налог попали в правильные периоды. Также следите за тем, чтобы одно и то же вознаграждение не было начислено дважды — и через документ договора, и через ручную операцию.

Частые вопросы

Можно ли начислить ГПХ в 1С:Бухгалтерии без подсистемы зарплаты?

Да, через ручную операцию с проводками Дт затратного счета — Кт 76.10, удержанием НДФЛ на 68.01 и взносами на 69.02 и 69.03. Но при этом доход не зарегистрируется в налоговых регистрах автоматически, и отчеты 6-НДФЛ и РСВ придется корректировать или заполнять вручную. Для регулярных выплат лучше использовать документ «Начисление зарплаты».

Нужно ли заводить подрядчика как сотрудника в ЗУП?

Нет. В ЗУП 3.1 исполнитель по ГПХ заводится как физическое лицо, прием на работу не оформляется. Договор ГПХ создается отдельным документом, и программа учитывает такого человека только в договорных начислениях, не включая в штатное расписание и кадровые отчеты.

Как предоставить профессиональный вычет по договору ГПХ?

Исполнитель подает заявление с подтверждающими расходы документами. В ЗУП сумма вычета указывается в документе «Начисление по договорам» в специальном поле вычета, после чего НДФЛ рассчитывается с разницы между вознаграждением и вычетом. Без заявления и документов вычет применять нельзя.

Почему подрядчик не попадает в ведомость на выплату?

Чаще всего документ начисления не проведен или проведен с датой позже периода ведомости. Также проверьте, что в настройках ведомости не стоит отбор только по сотрудникам, и что по договору нет уже проведенной выплаты на ту же сумму — тогда остаток к выплате будет нулевым.

Облагаются ли выплаты по ГПХ взносами на травматизм?

По общему правилу — нет. Взносы на страхование от несчастных случаев начисляются только если это прямо предусмотрено условиями договора. В настройках учетной политики и вида расчета этот признак задается отдельно, поэтому при наличии такого условия в договоре проверьте соответствующую настройку в программе.

Как отразить ГПХ, если подрядчик — самозанятый или ИП?

Выплаты самозанятым и ИП по гражданско-правовым договорам не облагаются НДФЛ и взносами у заказчика — налоги платит сам исполнитель. В 1С такие суммы отражают не зарплатными документами, а поступлением услуг через справочник контрагентов. Обязательно проверяйте статус исполнителя и чек самозанятого, иначе налоговая может доначислить взносы.