Как в 1С ввести стаж работника

Стаж работника в 1С используется при расчёте больничных пособий, надбавок за выслугу лет, северных надбавок и при формировании отчётности в фонды. Если стаж не введён или введён с ошибкой, программа неверно определит процент оплаты больничного листа или размер надбавки, и исправлять это придётся перерасчётом.

Порядок ввода зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) стаж хранится в карточке физического лица и заполняется через специальную форму «Трудовая деятельность». В 1С:Бухгалтерии сведения о стаже для больничных вводятся проще — одним полем в карточке сотрудника. Ниже разобраны оба варианта.

Важно понимать, что стаж в 1С не считается автоматически «с нуля»: программа отсчитывает его от даты, которую вы указали, с учётом введённого на эту дату количества лет, месяцев и дней. Поэтому задача пользователя — правильно зафиксировать стаж на дату приёма (или на дату начала учёта в программе), а дальше система будет наращивать его сама.

Какие виды стажа используются в 1С

Прежде чем вводить данные, определите, какой именно стаж вам нужен. В 1С:ЗУП предусмотрено несколько видов стажа, и каждый влияет на свой участок учёта:

• Страховой стаж для больничных — определяет процент оплаты пособия по временной нетрудоспособности (60, 80 или 100 %). Самый востребованный вид.
• Общий стаж — справочный показатель, используется в кадровых отчётах и личных карточках.
• Стаж на надбавку за выслугу лет — применяется, если в организации начисляется выслуга, и в настройках начисления указано, что процент зависит от стажа.
• Северный стаж (стаж в районах Крайнего Севера и приравненных местностях) — влияет на размер процентной надбавки.
• Непрерывный стаж — ведётся для внутренних целей организации, если это предусмотрено локальными актами.

Для каждого вида стажа в программе заводится отдельная запись со своей датой отсчёта. Это важно: стажи не «связаны» между собой, и ввод страхового стажа не создаёт автоматически запись об общем стаже.

Ввод стажа в 1С:ЗУП через карточку физического лица

Основной способ — заполнение сведений о трудовой деятельности в карточке физлица. Путь одинаков для большинства релизов ЗУП 3.1:

1. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника.
2. В карточке сотрудника перейдите по ссылке на физическое лицо (или откройте «Кадры» → «Физические лица»).
3. В карточке физлица найдите гиперссылку «Трудовая деятельность» и откройте её.
4. В таблице «Стажи» нажмите «Добавить».
5. Выберите вид стажа (например, «Страховой стаж для оплаты больничных листов»).
6. Укажите дату отсчёта — обычно это дата приёма на работу в вашу организацию.
7. Введите стаж на эту дату: количество лет, месяцев и дней, подтверждённое трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности.
8. Нажмите «ОК» и запишите карточку.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и перейдите в карточку физического лица
2. 2
   Откройте ссылку «Трудовая деятельность»
3. 3
   Добавьте строку с видом «Страховой стаж для оплаты больничных»
4. 4
   Укажите дату отсчёта и стаж на эту дату по трудовой книжке
5. 5
   Запишите и проверьте расчёт на тестовом больничном

Дату отсчёта логично ставить равной дате приёма: тогда стаж, заработанный в вашей организации, программа добавит сама, а вам нужно ввести только «входящий» стаж из предыдущих мест работы. Если учёт в программе начат позже фактического приёма, укажите дату начала учёта и стаж на неё.

Ввод стажа в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт упрощён, поэтому и механизм проще. Стаж для расчёта больничных указывается прямо в карточке сотрудника:

1. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».
2. Откройте карточку сотрудника.
3. Найдите раздел, связанный со страхованием или ссылку «Страховой стаж» (в ряде релизов — поле в группе данных для больничных).
4. Укажите стаж на дату приёма: лет, месяцев, дней.
5. Запишите карточку.

При расчёте больничного листа программа автоматически увеличит стаж на период работы в организации и определит процент оплаты. Если поле стажа пустое, пособие будет рассчитано по минимальному проценту или с ограничением по МРОТ — это типичный признак того, что стаж не введён.

Особенности ввода отдельных видов стажа

Северный стаж

Стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных местностях вводится отдельными записями в той же форме «Трудовая деятельность». Для него важно указать дату отсчёта и накопленный стаж до начала работы в вашей организации. Далее программа наращивает северный стаж автоматически, если в карточке подразделения или в настройках организации указана территориальная местность с особыми условиями.

Проверьте, что в справочнике подразделений (или в учётной политике организации) заполнено поле о районном коэффициенте и северной надбавке. Без этого северный стаж будет храниться, но надбавка по нему не начислится.

Стаж для выслуги лет

Если организация платит надбавку за выслугу, сначала убедитесь, что в настройках начисления (раздел «Настройка» → «Начисления») выбран вид стажа, от которого зависит процент. Затем введите именно этот вид стажа в карточке физлица. Несовпадение вида стажа в начислении и в карточке — частая причина того, что надбавка считается нулевой.

Несколько периодов и прерывания

Если у работника были перерывы, не включаемые в стаж (например, периоды, не подтверждённые документами), корректнее ввести стаж на дату приёма уже «очищенным» от таких периодов. Форма стажей в ЗУП позволяет добавлять несколько записей по одному виду стажа, но на практике проще рассчитать итоговое значение по документам и ввести его одной строкой.

Удобно вводить стаж сразу при оформлении приёма на работу, пока трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности под рукой. Восстановить стаж задним числом по архивным документам заметно сложнее.

Как проверить, что стаж учитывается правильно

После ввода стажа обязательно выполните контрольный расчёт. Самый наглядный способ — создать тестовый документ «Больничный лист» на несколько дней и посмотреть, какой процент оплаты подставила программа:

• стаж менее 5 лет — 60 % среднего заработка;
• от 5 до 8 лет — 80 %;
• 8 лет и более — 100 %.

В форме больничного в ЗУП стаж показывается явно — рядом с полем процента. Если там стоит ноль или значение меньше ожидаемого, проверьте дату отсчёта: возможно, вы указали текущую дату вместо даты приёма, и программа ещё не «нарастила» стаж.

Для выслуги лет проверка аналогична: создайте начисление зарплаты за месяц и посмотрите строку надбавки. Процент должен соответствовать шкале, заданной в настройках начисления, с учётом введённого стажа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Стаж в форме больничного листа

Норма

Показаны лет, месяцев, дней; процент оплаты соответствует стажу

Тревожный признак

Стаж равен нулю или процент минимальный при длительной работе

Дата отсчёта стажа

Норма

Совпадает с датой приёма или датой начала учёта

Тревожный признак

Дата позже реальной — стаж занижается

Надбавка за выслугу в расчёте зарплаты

Норма

Процент соответствует шкале и стажу сотрудника

Тревожный признак

Надбавка нулевая при заполненном стаже — проверьте вид стажа в начислении

Типичные ошибки и как их исправить

Первая распространённая ошибка — ввод стажа на текущую дату вместо даты приёма. В результате стаж «зависает»: программа считает его от указанной даты, и к моменту расчёта больничного значение оказывается завышенным или заниженным в зависимости от того, как заполнили. Исправление простое: откройте «Трудовую деятельность», скорректируйте дату отсчёта и значение стажа на неё.

Вторая ошибка — заполнение стажа в карточке сотрудника, когда данные хранятся в карточке физлица. В ЗУП стаж привязан к физическому лицу, а не к конкретному месту работы. Если у физлица два сотрудника (основное место и совместительство), стаж вводится один раз и действует для обоих.

Третья ошибка — изменение стажа после того, как больничные уже рассчитаны. Ранее проведённые документы не пересчитаются автоматически: их нужно перепровести или пересчитать вручную, а если пособие уже выплачено — оформить исправление по правилам вашей конфигурации.

Массовый ввод и перенос стажей

Если учёт в ЗУП только начинается и стажи нужно ввести десяткам сотрудников, ручной ввод через карточки — рабочий, но трудоёмкий вариант. В типовых поставках и в переходных механизмах есть помощники начального ввода, а при миграции из старых конфигураций (например, из ЗУП 2.5) стажи переносятся штатной обработкой переноса данных.

При любом массовом переносе выборочно сверьте стажи нескольких сотрудников с первичными документами: перенос может не учесть записи, введённые в старой программе нестандартным способом. Полная выверка по трудовым книжкам обязательна, если от стажа зависят выплаты.

Частые вопросы

Почему в больничном листе стаж показывается нулевым?

Чаще всего стаж просто не введён в карточке физического лица или введён с датой отсчёта позже даты начала больничного. Откройте «Трудовую деятельность» физлица и проверьте наличие записи с видом «Страховой стаж для оплаты больничных листов» и корректной датой отсчёта.

Нужно ли вводить стаж отдельно для совместителя?

Нет. Стаж привязан к физическому лицу, а не к сотруднику. Одна запись о стаже действует для основного места работы и для всех совместительств этого человека в программе.

Как программа считает стаж после ввода — вручную обновлять не нужно?

Не нужно. Программа прибавляет к введённому значению время, прошедшее с даты отсчёта, и автоматически определяет стаж на дату расчёта (например, на дату начала больничного). Ручное обновление требуется только при исправлении исходных данных.

Что делать, если стаж ввели с ошибкой и больничный уже оплачен?

Сначала исправьте запись о стаже в карточке физлица. Затем пересчитайте документ «Больничный лист» — в ЗУП для этого есть механизм исправления прошлого периода. Разницу в пособии отразите по правилам учёта: доначислением или удержанием, согласовав порядок с главным бухгалтером.

Где взять данные о стаже, если трудовой книжки нет?

Используйте сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД / электронная трудовая книжка), справки с предыдущих мест работы или выписки из фонда. Если подтверждающих документов нет, стаж лучше не вводить до их получения — неподтверждённый стаж может стать основанием для отказа в зачёте пособия.

Влияет ли стаж на расчёт отпускных?

Нет. Отпускные рассчитываются из среднего заработка за расчётный период и не зависят от стажа. Стаж влияет на больничные, надбавки за выслугу и северные надбавки, а также на очередность и продолжительность некоторых видов отпусков, если это настроено в программе.