Отпуск с последующим увольнением по собственному желанию в 1С

Отпуск с последующим увольнением — ситуация, при которой сотрудник сначала использует накопленные дни отпуска, а днём увольнения становится последний день отдыха. С точки зрения кадрового учёта это нестандартная связка: дата увольнения не совпадает с последним рабочим днём, а все расчёты и выдачу документов нужно завершить до начала отпуска. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм, и если оформить документы «вручную» по привычной схеме, легко получить ошибки в расчёте среднего заработка, остатках отпусков и отчётности.

Ниже разобран практический порядок действий в типовой 1С:ЗУП 3.1: какие документы создавать, в какой последовательности, как программа рассчитывает отпускные и компенсацию, что проверить перед выплатой и какие ошибки встречаются чаще всего. Отдельно рассмотрены сценарии, когда стандартный механизм не подходит и приходится комбинировать документы.

Правовая основа: что нужно понять перед оформлением

Право на отпуск с последующим увольнением закреплено в статье 127 ТК РФ. По письменному заявлению сотрудника работодатель может предоставить неиспользованные дни отпуска с последующим увольнением. Ключевое слово — «может»: это право работодателя, а не обязанность. Исключение — увольнение за виновные действия: в этом случае отпуск с последующим увольнением не предоставляется вовсе, выплачивается только компенсация.

Важные особенности, которые влияют на оформление в 1С:

• днём увольнения считается последний день отпуска, но все расчёты с сотрудником и выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) производятся в последний рабочий день перед отпуском;
• период отпуска не входит в срок отработки — двухнедельная отработка при увольнении по собственному желанию может частично или полностью «поглощаться» отпуском;
• отозвать заявление по собственному желанию сотрудник может только до дня начала отпуска;
• если сотрудник использовал отпуск авансом за рабочий год, который не успеет отработать до увольнения, возникает вопрос удержания за неотработанные дни.

Подготовка: что проверить в программе до создания документов

До оформления документа проверьте остаток отпуска сотрудника. В 1С:ЗУП это делается через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки» — «Остатки отпусков») или справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. Убедитесь, что регистр накопления отпусков заполнен корректно: если сотрудник работает давно, а остатки в программу не вводились, данные будут недостоверны.

Если остатки отпусков в программе отсутствуют или не совпадают с фактическими, их нужно ввести документом «Начальная штатная расстановка» (для начала учёта) или «Ввод остатков отпусков» (раздел «Кадры» — «Все кадровые документы», доступен при включённой настройке). Без корректных остатков программа не определит, сколько дней предоставить, а сколько — компенсировать.

Также проверьте:

• дату приёма сотрудника и текущий рабочий год — от них зависит расчёт положенных дней;
• наличие незакрытых больничных, командировок и других отсутствий, пересекающихся с периодом отпуска;
• настройки вида отпуска (основной ежегодный, дополнительные) в плане видов начислений.

Оформление отпуска с последующим увольнением одним документом

Основной и рекомендуемый способ в типовой 1С:ЗУП 3.1 — документ «Отпуск» с соответствующим флажком. Порядок действий:

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Отпуска» (или «Кадры» — «Все кадровые документы») и создайте документ «Отпуск»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и период отпуска: дата начала и количество календарных дней
3. 3
   Установите флажок «Отпуск с последующим увольнением» — появится поле с датой увольнения, программа подставит её как последний день отпуска
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанные отпускные и, при наличии неиспользованных дней сверх предоставленных, компенсацию за неиспользованный отпуск
5. 5
   Проверьте начисленные НДФЛ и взносы на вкладках документа
6. 6
   Проведите документ — программа автоматически создаст кадровое увольнение с указанной датой
7. 7
   Сформируйте печатные формы: приказ по форме Т-6 (или самостоятельную форму) и приказ об увольнении Т-8

После проведения документа «Отпуск» с флажком программа регистрирует отсутствие сотрудника на период отпуска, начисляет отпускные, а в учёте появляется увольнение с датой, равной последнему дню отпуска. В табеле период отпуска отразится кодом «ОТ» (или «ОД» для дополнительного), рабочих дней после отпуска не будет.

Обратите внимание на расчётную часть. Отпускные рассчитываются из среднего заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если сотруднику положена и компенсация за неиспользованные дни (например, он заявил меньше дней, чем накопил), она рассчитывается в том же документе на отдельной вкладке. Проверьте состав расчётной базы: разовые премии, материальная помощь и некоторые другие выплаты могут не входить в средний заработок — это определяется настройками видов начислений.

Альтернативный сценарий: отдельные документы «Отпуск» и «Увольнение»

В некоторых ситуациях единый документ не подходит или недоступен — например, если конфигурация доработана, флажок отключён в настройках или отпуск был оформлен раньше, а решение об увольнении принято позже. Тогда цепочка оформляется двумя документами.

Сравнение вариантов оформления

Один документ «Отпуск» с флажком

Рекомендуемый способ: программа сама создаёт увольнение, связывает документы и рассчитывает всё в одном месте. Ограничение — дата увольнения жёстко равна последнему дню отпуска.

Отдельно «Отпуск» + «Увольнение»

Подходит, если отпуск уже проведён или нужна нестандартная дата увольнения. Требует ручного контроля: компенсацию и окончательный расчёт нужно проверить в документе «Увольнение», легко забыть про уже выплаченные отпускные.

При раздельном оформлении сначала создаётся обычный документ «Отпуск» на период отдыха и проводится. Затем создаётся документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Все кадровые документы»), где датой увольнения указывается последний день отпуска. В документе «Увольнение» программа рассчитает компенсацию за неиспользованные дни отпуска (если они остались), окончательный расчёт по зарплате за отработанные дни и удержания.

Главный риск этого способа — двойной расчёт или, наоборот, пропуск начислений. Если отпускные уже выплачены, а в документе «Увольнение» снова появились суммы по отпуску, проверьте, не дублируются ли начисления. Также при раздельном оформлении внимательно следите за тем, чтобы между документами не было корректировок среднего заработка — иначе отпускные и компенсация могут быть рассчитаны на разных базах.

Выплаты, НДФЛ и сроки расчёта

Сроки выплат при отпуске с последующим увольнением имеют свою специфику. Отпускные по общему правилу выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Окончательный расчёт (зарплата за отработанные дни, компенсация) — в последний рабочий день перед отпуском, поскольку именно тогда прекращаются фактические трудовые отношения в части обязанностей сторон, хотя формальная дата увольнения наступит позже.

В 1С:ЗУП выплаты оформляются документами «Ведомость» (в банк, кассу, через зарплатный проект). Отпускные обычно выплачиваются отдельной ведомостью с видом выплаты «Отпуска» — программа подставит суммы из проведённого документа «Отпуск». Окончательный расчёт выплачивается ведомостью с видом «Увольнение» или «Зарплата за месяц» в зависимости от настроек.

По НДФЛ действуют стандартные правила: налог удерживается при выплате, срок перечисления зависит от вида дохода и даты выплаты. Страховые взносы начисляются на отпускные и компенсацию в месяце начисления. Убедитесь, что в документе выплаты корректно указана дата — от неё зависят данные формы 6-НДФЛ.

Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, отпускные за «переходящие» дни программа может распределить по месяцам в зависимости от настройки учётной политики. Проверьте, как это отражено в расчётном листке и в 6-НДФЛ, — расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом здесь возникают чаще всего.

Кадровые документы, отчётность и передача дел

После проведения документов сформируйте печатные формы. Из документа «Отпуск» доступен приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или форма организации), из увольнения — приказ о прекращении трудового договора (Т-8). Допускается и объединённый приказ по форме Т-6а/самостоятельной форме, если это предусмотрено локальными актами организации.

Не забудьте про электронную отчётность. Сведения об увольнении передаются в СФР формой ЕФС-1 (подраздел 1.1) — в 1С она формируется из раздела «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» или документом «Сведения о трудовой деятельности». Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Также проверьте попадание сотрудника в персонифицированные сведения и расчёт по взносам за соответствующий период.

Трудовая книжка (если ведётся на бумаге) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) выдаются сотруднику в последний рабочий день перед отпуском. Запись об увольнении датируется последним днём отпуска — это нормально и не является ошибкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата увольнения в кадровом приказе

Норма

Совпадает с последним днём отпуска

Тревожный признак

Указан последний рабочий день или произвольная дата

Расчётный листок сотрудника

Норма

Отпускные, зарплата за отработанные дни и компенсация (при наличии) начислены один раз

Тревожный признак

Дублирующиеся начисления или отсутствует компенсация при ненулевом остатке отпуска

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Нулевой или соответствует выплаченной компенсации

Тревожный признак

Остались незакрытые дни без компенсации

ЕФС-1 по сотруднику

Норма

Событие «Увольнение» с корректной датой отправлено в срок

Тревожный признак

Сведения не сформированы или дата не совпадает с приказом

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа проблем — корректировки после проведения. Если после выплаты отпускных обнаружилась ошибка в среднем заработке (например, не вошла премия), не редактируйте проведённый документ «задним числом» без необходимости: в 1С:ЗУП для этого предусмотрены документы «Перерасчёт» или отмена и повторное проведение с корректными данными. Учтите, что изменение сумм повлечёт уточнение 6-НДФЛ и, возможно, доплату сотруднику.

Если сотрудник заболел во время отпуска с последующим увольнением, отпуск на период болезни не продлевается — это установленная позиция, отличная от обычного отпуска. Больничный в этом случае оплачивается, но дата увольнения не сдвигается. В программе больничный оформляется обычным документом, но следите, чтобы он не попытался автоматически продлить отпуск — при необходимости скорректируйте вручную.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением, если сотрудник увольняется за виновные действия?

Нет. Статья 127 ТК РФ прямо запрещает предоставление отпуска с последующим увольнением при увольнении за виновные действия. В 1С в таком случае оформляется только документ «Увольнение» с соответствующим основанием, а неиспользованные дни отпуска компенсируются деньгами.

Что делать, если флажка «Отпуск с последующим увольнением» нет в документе?

Проверьте релиз конфигурации — в актуальных версиях 1С:ЗУП 3.1 флажок присутствует в документе «Отпуск». Если его нет, возможно, конфигурация доработана или устарела. Рабочий обходной путь — оформить отдельно «Отпуск» и «Увольнение» с датой, равной последнему дню отпуска, и вручную проконтролировать расчёты.

Сдвигается ли дата увольнения, если сотрудник заболел во время такого отпуска?

Нет. В отличие от обычного ежегодного отпуска, отпуск с последующим увольнением на дни болезни не продлевается. Листок нетрудоспособности подлежит оплате, но дата увольнения остаётся прежней — последний день отпуска по приказу.

Как удержать суммы за отпуск, предоставленный авансом?

В документе «Увольнение» компенсация рассчитывается с отрицательным значением (удержание), если сотрудник использовал больше дней, чем заработал. Помните об ограничении: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% от суммы, а в ряде оснований увольнения (сокращение, призыв и другие) удержание за неотработанные дни запрещено вовсе.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при отпуске с последующим увольнением?

Да. Приём и увольнение — кадровые события, по которым подаётся ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сам факт предоставления отпуска отдельной формой не отражается, но увольнение с датой последнего дня отпуска в сведениях обязательно.

Может ли сотрудник отозвать заявление, уже уйдя в отпуск с последующим увольнением?

Нет. Отозвать заявление об увольнении по собственному желанию можно только до дня начала отпуска. После начала отпуска трудовые отношения считаются фактически завершающимися, и односторонний отзыв заявления не допускается.